Viaboxx GmbH

Branche

Informationstechnologie

Mitarbeitende

18

Standort

Königswinter

Gründung

2009

Herausforderung

Papierbasierte Verwaltung
Umständliche Eingangsrechnungsbearbeitung
Gesammelte Belege als „Arbeitspaket“ für den Steuerberater

Herausforderung

Die Viaboxx GmbH ist ein Technologieunternehmen, das Software-Projekte und -Produkte für die Bereiche Logistik, Gerätemedizin und Smart City entwickelt.

Bis 2017 liefen bei Viaboxx noch viele Verwaltungsprozesse klassisch papierbasiert ab. Eingangsrechnungen zum Beispiel wurden zwecks Prüfung und Freigabe zwischen den Verantwortlichen weitergereicht. Belege gingen in Papierform zum Steuerberater. Für das wachsende Unternehmen waren diese Abläufe nicht mehr adäquat. In Scopevisio sah die kaufmännische Leiterin Britta Palmowski die Chance, die vorbereitende Buchhaltung zu digitalisieren.

Lösung

Zeitersparnis durch digitalen Rechnungseingangsprozess
Vorbereitende Buchhaltung auch im Homeoffice
Weniger Rückfragen dank digitaler Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Lösung

Viaboxx ist ein begeisterter Nutzer des Scopevisio Rechnungseingangsbuchs. Hier finden die Prüf- und Freigabeprozesse, die hauptsächlich beim Geschäftsführer liegen, digital statt.

Scopevisio wird im Wesentlichen für die vorbereitende Buchhaltung genutzt, für die Britta Palmowski verantwortlich ist. Sie erfasst Belege und Zahlungen und überträgt alle relevanten Daten über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater.

Mit Scopevisio haben wir die perfekte interne Kontrolle über alle Rechnungen.

Britta Palmowski

Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH

“Scopevisio ist nicht starr, die Software bietet dem Nutzer Freiheiten bei der individuellen Anpassung.”

Britta Palmowski

Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH

Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche

Organisation

360-Grad Blick auf das Unternehmen

Finanzen

Automatisierung mit künstlicher Intelligenz

DMS & ECM

Teamwork sicher und einfach

Vertrieb

CRM und Vertriebssteuerung

Beschaffung

Effiziente Material- und Warenwirtschaft

Personal

Personalverwaltung und Abrechnung

Nutzen

Scopevisio hat sich stetig weiterentwickelt.

Britta Palmowski

Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH

Nutzen

Vorteil Cloud während der Pandemie

Während der Corona-Pandemie wechselte Viaboxx komplett ins Homeoffice. „Für unsere IT-ler kein Problem – und für mich dank Scopevisio auch nicht“, so Palmowski. „Ich habe den Rechner im Büro zugeklappt und zu Hause wieder aufgeklappt und konnte ganz normal weiterarbeiten.“ Auch im Urlaub schätzt sie die Möglichkeit – falls es ausnahmsweise nötig sein sollte – über die App SCOPEVISIO2GO auf alle Daten und Dokumente zugreifen zu können.

Digitale Verwaltung und Rechnungseingangsbuch

„Scopevisio hat uns aus dem Steinzeitalter der Papierbuchführung ein Stück weit ins digitale Zeitalter katapultiert“, so Palmowski, die ein großer Fan des Rechnungseingangsbuchs ist. Sie hat damit alle Belege digital an einem Ort und gleichzeitig den Überblick darüber, wann was bezahlt wurde oder wo noch Fragen offen sind. Außerdem bietet Scopevisio ihr die Gewissheit der GoBD-konformen Verarbeitung und Archivierung der Belege.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: digital und effizient

„Früher war es Usus, dass Rückfragen vom Steuerberater kamen. Immer mal wieder fehlten Belege, die nachgereicht werden mussten. Jetzt, da alles digital vorliegt, funktioniert alles viel reibungsloser“, erläutert Palmowski die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. In Scopevisio können die Daten über die DATEV-Schnittstelle einfach exportiert werden.

Partner auf Augenhöhe

Bei Scopevisio werden monatlich Updates eingespielt. Die Anwenderinnen und Anwender profitieren kontinuierlich von kleinen und auch mal großen Neuerungen: „Man bekommt immer einen „Flow“ mit. Und das Schöne ist: Der Kunde wird mit einbezogen. Man ist nicht nur eine Nummer“, so Palmowski, die auch gerne die Veranstaltungen der Scopevisio vor Ort besucht. „Man spürt auch die Individualität der Firma. Man fühlt sich anders aufgehoben als bei einem Konzern“, beschreibt Palmoswki die Zusammenarbeit mit Scopevisio, wobei die örtliche Nähe auch eine Rolle spielt.

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Viaboxx GmbH

Hauptstraße 164
D-53639 Königswinter
www.viaboxx.de

Über Viaboxx GmbH

Die Viaboxx GmbH ist ein Technologieunternehmen, das Software-Projekte und -Produkte für die Bereiche Logistik, Gerätemedizin und Smart City entwickelt. Ein Schwerpunkt ist dabei die Konzeption und Entwicklung komplexer Automatensysteme und individueller Softwarelösungen für die Logistik (z. B. Routenoptimierungen, Volumenvermessungen). In der Softwareentwicklung folgt das Unternehmen agilen Prinzipien, wobei der Technologie-Stack auf Open-Source-Software und Cloud-Services basiert. Zum Produktportfolio von Viaboxx zählen ein Fahrradparksystem für Städte und Gemeinden und ein Paketboxen-System für die 24/7-Zustellung sowohl im B2C als auch B2B-Bereich. Das Qualitätsmanagement des Unternehmens ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Am Firmensitz in Königswinter beschäftigt die Viaboxx 18 Mitarbeitende.

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