St. Vinzenz Allgäu (Klinik | Reha | MVZ)

Herausforderung

Die St. Vinzenz Klinik Allgäu verfügt über 115 Betten. An die Klinik ist eine Rehaklinik mit 60 Betten sowie ein MVZ angeschlossen. Insgesamt beschäftigen alle Einrichtungen zusammen 507 Mitarbeitende. Jede Einrichtung wird als eigene GmbH geführt.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung beanspruchte bislang sehr viel Zeit. Rund 60 Rechnungen treffen täglich in der zentralen Verwaltung ein, davon damals gut zwei Drittel per Mail.

Um eine ordnungsgemäße Freigabe zu gewährleisten, mussten alle digitalen Rechnungen ausgedruckt – und wie auch die Papierrechnungen – gestempelt und in die Ablagefächer der Verantwortlichen einsortiert werden. Im St. Vinzenz sind 25 Abteilungsleiterinnen und -leiter plus 25 Vertretungen für die Prüfung und die Geschäftsleitung für die Freigabe der Rechnungen zuständig.

Für die Verwaltung bedeutete das nicht nur einen großen Aufwand. Der Prozess war auch intransparent: Einmal aus der Hand gegeben, war die Eingangsrechnung zunächst „verschwunden“. So war nicht mehr nachvollziehbar, ob die Rechnung auf dem Schreibtisch des Zuständigen gelandet war und in welchem Status sie sich befand.

Nutzen

Onboarding

Die Einführung des Rechnungseingangsbuchs fand parallel zum Tagesgeschäft statt. Deshalb bestand der Wunsch, das Onboarding, für das normalerweise sechs Wochen angesetzt sind, etwas zu strecken. Pro Monat fanden ein bis zwei Beratungstermine statt. Als „Hausaufgabe“ zu den Terminen wurde den Anwenderinnen und Anwender eine Auswahl an Lernvideos mitgegeben. Die Mitarbeitenden konnten somit vorbereitet in die anstehenden Termine hineingehen. „Das Onboarding war vom Ablauf und vom Zeitaufwand her super“, so Christina Mair.

Digitaler Rechnungseingang

Inzwischen treffen im St. Vinzenz nur noch vereinzelt Rechnungen auf Papier ein. Die Lieferanten wurden gebeten, Ihre Rechnungen an eine Buchhaltungs-E-Mail-Adresse zu schicken. Auf Wunsch der Verwaltung übernimmt diese die Verteilung der Eingangsrechnungen auf die drei Rechnungseingangsbücher.

Differenziertes Berechtigungskonzept

Die Freigabe der Eingangsrechnungen findet digital im System statt. Damit jeder nur die Rechnungen sehen, prüfen und freigeben kann, für die er zuständig ist, wurde Berechtigungen und Workflows (z.B. im Falle von Urlaubsvertretung) für 25 Abteilungsleiter und ihre 25 Stellvertreter sowie die Geschäftsleitung definiert. Zuständige Personen werden seither automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben.

Mehr Transparenz für alle

Wie lange liegt welche Rechnung wo? Diese Frage kann Christina Mair nun ganz einfach beantworten. Die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse sorgen für höhere Transparenz, denn es kann jederzeit eingesehen werden, wo und in welchem Stadium sich eine Rechnung befindet.

Anbindung an E+S

Dank der Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden. „Die Schnittstelle ist für uns sehr wichtig“, so Mair. „Der Datensatz geht rüber und ich muss ihn nur noch übernehmen“. Das erspart der Buchhaltung unnötige Doppeleingaben.

„Sehr vorteilhaft ist auch, dass die Rechnung am Buchungssatz anhängt. Gibt es Rückfragen, kann man heute schnell im System nachschauen und muss nicht wie früher ins Archiv laufen“.

Es werden auch Daten zurückgespielt – zum Beispiel, wenn Lieferanten neu im KIS Orbis von Daedalus angelegt werden. Da E+S an Orbis angebunden ist, werden diese zu E+S und weiter an Scopevisio übergeben und stehen damit in allen Anwendungen zur Verfügung.