MKM Gruppe

Herausforderung

Unter dem Dach der MKM-Gruppe sind die Rechtsanwaltskanzlei MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB und die Unternehmensberatung MKM Datenschutz GmbH beheimatet.

In beiden Unternehmen sollte aus betriebswirtschaftlichen Gründen die Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt und im Zuge dessen ein neue Buchhaltungssoftware angeschafft werden. Ein entscheidendes Kriterium war dabei die Mandantenfähigkeit.

Auch war von Anfang an klar, dass es sich um eine Cloud-Lösung handeln sollte, weil MKM keine eigenen Server betreiben wollte. Zudem sprachen die Standorte der Gruppe in Nürnberg und Berlin für eine Cloud-Lösung, die das verteilte und mobile Arbeiten optimal unterstützt.

Nutzen

ERP-Einführung in drei Monaten

Bei der Einführung der Software wurde MKM vom Scopevisio-Vertriebspartner Schuster und Walther unterstützt. Dank seiner IT-Erfahrung konnte Projektleiter Francisco Hofmann Carvalho jedoch den Wechsel vom Vorsystem auf Scopevisio weitgehend selbständig vornehmen und nach rund zwei bis drei Monaten abschließen. „Wenn man das Prinzip der Listen in Scopevisio einmal verstanden hat, kann man sich sehr gut in die Software reindenken“, so Hofmann Carvalho.

Synergien in der Kontaktverwaltung

Die Vorteile einer gemeinsamen Plattform machen sich zum Beispiel bei der Kontaktverwaltung bemerkbar. Sowohl die Kanzlei als auch die Unternehmensberatung hat separate Kunden, die DSGVO-konform getrennt in den separaten Software-Mandanten gespeichert und gepflegt werden. Aber es gibt auch gemeinsame Kunden. Diese können automatisiert in das jeweils andere System übertragen werden, was zusätzlichen manuellen Aufwand erspart.

Zielgerichtete E-Mail-Kampagnen

Die MKM Datenschutz hat auch bereits Brief- bzw. E-Mailkampagnen mit Hilfe von Scopevisio verschickt. Dazu wurden spezielle Verteiler in Scopevisio erstellt, die Kampagne in Scopevisio vorbereitet und die zugehörigen Mails mit wenigen Klicks gesammelt versendet – inklusive automatischer Dokumentation am jeweiligen Kontakt.

Projektverwaltung und Projektcontrolling

Die Datenschützer von MKM legen alle ihre Projekte in Scopevisio an. Am Projekt werden sämtliche zugehörige Dokumente wie Verträge oder die Datenschutzdokumentation gespeichert. So hat praktisch jedes Datenschutzprojekt seine eigene digitale Projektakte.

Projektzeiterfasssung und Budgetkontrolle

An den Projekten erfassen die Berater auch ihre Zeiten. Das wiederum macht eine Budgetkontrolle möglich. So berichtet Hofmann Carvalho davon, dass er einen entsprechenden Projektbericht in Power-BI angelegt hat. Jedem Projekt ist ein Zeitbudget (Jahresbudget oder einmaliges Gesamtbudget) zugewiesen. Von diesem werden die geleisteten monatlichen Beraterzeiten subtrahiert, so dass das Restbudget immer im Blick behalten werden kann.

Kombination Scopevisio – Power BI

Möglich wird die individuelle Berichterstellung durch die vielfältigen Möglichkeiten bei der Felder-Verwendung in Power BI. So können sich Scopevisio-Nutzer, die gleichzeitig Power-BI nutzen, ein sehr individuelles Controlling in unterschiedlichen Bereichen – etwa Vertrieb oder Projekte – einrichten.

Arbeitszeiterfassung: Zeit ist Geld

Bei MKM findet zudem eine Vollzeiterfassung durch die Mitarbeitenden in Scopevisio statt. Denn gerade im Beratungsbereich ist es essenziell, dass keine geleisteten Stunden unter den Tisch fallen. Um einer Untererfassung vorzubeugen, erhalten die MKM-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wöchentliche Erinnerungsmail über ihre eingetragenen Stunden. Diese dient nicht der Kontrolle, sondern als Reminder, eventuell vergessene Arbeitszeiten nachzutragen. Auch die Einrichtung dieser Mail wurde durch die Scopevisio-API einfach möglich.

Rechnungseingangsbuch: übersichtlich und automatisert

Die rund 100 Eingangsrechnungen, die MKM pro Monat erhält, werden in Scopevisio verarbeitet. Dazu hat das Unternehmen individuelle Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse in Scopevisio definiert. So können etwa Prokuristen Rechnungen bis 1.000 Euro freigeben, Rechnungen über 1.000 Euro gelangen automatisch zum Geschäftsführer. Selbst eingerichtet hat MKM auch eine E-Mail-Benachrichtigung, die jeder Sachbearbeiter morgens um 8.00 Uhr in sein Postfach bekommt. Diese erinnert ihn daran, dass bestimmte Rechnungen von ihm zu bearbeiten sind.

Faktura und Buchhaltung

Auch Ausgangsrechnungen werden in Scopevisio geschrieben und gebucht. „Das war früher wesentlich umständlicher. Damals mussten wir die Daten exportieren, und sie wurden dann beim Steuerberater eingespielt“, so Hofmann Carvalho. In Scopevisio als integrierte Lösung können Rechnungen sowohl erstellt und als auch gebucht werden. Auch die Arbeit mit Kassen funktioniert reibungslos: Für jede Kreditkarte wurde eine Kasse angelegt, die quartalsweise durch die Buchhaltung ausgeglichen wird.