Migration in mehreren Schritten

In einem Kickoff zur Migration zu Beginn stellte Scopevisio den Projektplan mit den wesentlichen Milestones vor. Danach startete die Migration in folgenden Schritten:

Woche 1: Schulungen zu Stammdaten und Geschäftsprozessen
Woche 2: Testweise Altdatenübernahme und Übernahme der Schnittstellen (Personalabrechnungssystem Loga, Orbis Warenwirtschaft)
Wochen 2-5: Testphase Buchungen und Schnittstellen + laufende Korrekturen
Ende Woche 5 – Stichtag: Ende Buchungen
Woche 6: Saldenabgleich

Für den Wirtschaftsprüfer wurde ein Überleitungsprotokoll „Altsystem-Neusystem“ erstellt, das von diesem abgenommen und den Unterlagen des Jahresabschlusses beigefügt wurde.

Scopevisio läuft inzwischen im Echtbetrieb. „Die Mitarbeitenden wissen schon gar nicht mehr, wie sie damals mit E+S gearbeitet haben“, so Braschoß. „Sie sind froh, jetzt eine frische, moderne Software zu nutzen.“

Schnittstelle zu Orbis und anderen Systemen

„Die Integration von Scopevisio und Orbis ist auf gleichem Niveau wie damals von E+S und Orbis“, erläutert Braschoß. Der Datenaustausch findet bidirektional statt.

Folgende Daten werden aus Orbis zu Scopevisio übertragen:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Monatsabschlusswerte aus der Materialwirtschaft

Folgende Daten werden aus Scopevisio zu Orbis übertragen:

• Anlagenbuchhaltungsrelevante Eingangsrechnungen
• Buchhaltungsdaten der Erfolgskonten

Generell lobt Braschoss die Anbindung von Subsystemen und vorgelagerten Systemen. „Wir haben auch Personalabrechnungssysteme und Patientenabrechnungssysteme im Einsatz. Diese konnte Scopevisio ohne Zutun der anderen Anbieter anbinden. Scopevisio hat einfach das „nachprogrammiert“, was in der E+S schon angelegt war.“

Rechnungseingangsverarbeitung jetzt digital

Zusätzlich zum Modul Finanzbuchhaltung wurde das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio im KKH Alsfeld eingeführt. Auch dies brachte deutliche Verbesserungen mit sich, denn zuvor lief der Prozess papierbasiert ab. Eingangsrechnungen wurden mit der Hauspost verteilt und blieben bei Urlaub oder Krankheit der Zuständigen oft liegen. „Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch und den zugehörigen Workflows ist der Prozess jetzt wesentlich einfacher, schneller und außerdem umweltfreundlicher“, fasst Braschoß die Vorteile zusammen.

Eine Sorge weniger

Bei Kazawa ist Scopevisio die Zentrale für alles Kaufmännische. Für die kreativen Aufgaben nutzt Kazawa andere Tools.

Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio läuft sicher im Rechenzentrum – der Anwender muss sich nicht um Wartung und Pflege kümmern. Auch dies betrachtet Braschoß als Vorteil: „Wir glauben, dass Cloud-Lösungen Zukunft haben. Wir brauchen keine Updates mehr einzuspielen, müssen uns nicht mehr um Datensicherung und Datensicherheit kümmern. Gerade in der IT sind Fachkräfte rar. Deshalb freuen wir uns, in Scopevisio einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, der sich um diese Themen kümmert. Wir haben an dieser Stelle eine Sorge weniger.“