eyevolution GmbH

Herausforderung

Die eyevolution GmbH ist eine Agentur für datengetriebenes und programmatisches Online-Marketing aus Hamburg, die kleine und mittelständische Kunden kanalübergreifend in den Bereichen

unterstützt. Das Fundament für die Agenturleistungen im Marketing stellt die eigene Marketing-Data-Warehousing Lösung “DataCloud” mit der universellen Schnittstelle Google BigQuery dar.

Als der Geschäftsführer Marcel Portofoé das Unternehmen 2014 gründete, war eine besondere Grundanforderung die möglichst vollständige Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Für die Abrechnung und Buchhaltung sollte ein ERP-System zum Einsatz kommen, das betriebssystemübergreifend auch auf dem Mac lauffähig ist. Als Grundanforderung für alle SaaS-Komponenten der betrieblichen Systemlandschaft war es Portofoé außerdem wichtig, dass umfangreiche Schnittstellen verfügbar sind, die eine Integration unterschiedlicher Teilsysteme ermöglicht.

Nutzen

Abrechnung

eyevolution verfügt über einen Dienstleistungskatalog mit festgelegten Stundensätzen, der in Scopevisio abgebildet ist. In seinen Kundenprojekten arbeitet das Unternehmen mit festgelegten Budgets. Die Budgets sind in Scopevisio in den Projekten in benutzerdefinierten Feldern hinterlegt. Innerhalb der Projekte gibt es Aufgaben mit einer monatlichen Laufzeit und dem entsprechenden Budget-Saldo.

Aus einem eigenen System für die Zeiterfassung und das Budget-Controlling werden Zeiteinträge importiert und automatisch den entsprechenden Projekten in Scopevisio zugeordnet. Dafür wurden zuvor die Datenstrukturen aneinander angepasst. Auf den so abgebildeten Prozessen basiert die Abrechnung der eyevolution mit Leistungsnachweis.

Finanzen

“Was die Unternehmensführung angeht, halte ich die Buchhaltung für das Allerwichtigste, um das gesamte Unternehmen in Echtzeit zu verstehen und fortlaufend mögliche Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu entdecken”, so Portofoé. Der studierte Medien-Informatiker hat sich intensiv mit dem Thema Buchhaltung befasst, als er eyevolution gründete. Er und ein weiterer Geschäftsführer sind heute die Hauptnutzer von Scopevisio Finanzen im Kontext der betrieblichen Steuerung. „Im Bereich der Buchhaltung bietet Scopevisio einen großen Funktionsumfang und eine hohe Qualität“, so Portofoé. Unverzichtbar sei auch die Anbindung an DATEV (DATEV-Importe und Exporte).

Rechnungseingangsbuch

Ebenso nutzt eyevolution das Rechnungseingangsbuch. “Ich bin fortlaufend dabei, Automatisierungsregeln in Scopevisio zu erstellen – besonders bei den Rechnungserfassungsprozessen.” Am Rechnungseingangsbuch gefallen ihm vor allem das Regelwerk und die enge Verknüpfung der Abrechnungsprozesse mit der Buchhaltung.

Standard vs. Individualisierung

Scopevisio hat laut Portofoé einen vielfältigen Funktionsumfang im Bereich der betrieblichen Standardanforderungen für ERP-Systeme. “All unsere speziellen Themen – wie unser Vertrags- oder Budgetmanagement – passen in kein Standard-ERP-System der Welt und erfordern ein individuelles System auf unserer Seite. Die offene Systemarchitektur, die Scopevisio über Schnittstellen bietet, ermöglicht, dass die Daten problemlos überführt bzw. zwischen Systemen synchronisiert werden können. So passt alles für uns perfekt zusammen.” Sein Fazit: Individualisierung darf nicht in der ERP-Lösung stattfinden sondern sollte über angebundene Individual-Systeme erfolgen. Standardprozesse dagegen gehören in eine Standardsoftware.