Referenzstory / DRK Kreisverband Freiberg-Rochlitz e.V.

Herausforderung

Das Deutsche Rote Kreuz e.V. (DRK) mit Sitz in Berlin ist mit 19 Landesverbänden und rund 480 Kreisverbänden einer der größten und bekanntesten Wohlfahrtsverbände in Deutschland.

Der DRK-Kreisverband Freiberg-Rochlitz entstand 2022 durch die Fusion der beiden Kreisverstände Freiberg und Rochlitz und beschäftigt heute 300 ehrenamtliche und 550 hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu seinen Angeboten zählen unter anderem die Altenpflege, zahlreiche Kindertagesstätten und Fahrdienste für ältere oder behinderte Menschen .

In Folge der Fusion sollten die bisher genutzten Anwendungen für die Buchhaltung durch ein System ersetzt werden. Dafür wünschte sich der Verband aufgrund der verteilten Standorte eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Wichtig war dem Team auch die umfangreiche Funktionalität der Software und ein integriertes Dokumentenmanagementsystem für die rechtssichere Archivierung von Belegen und zukünftig eventuell auch von Verträgen.

Nutzen

Einführung und Migration

Das Onboarding des DRK Freiberg-Rochlitz startete im Herbst 2022. Die Buchhaltung wurde innerhalb von drei Monaten aufgesetzt, so dass die zuständige Abteilung ab dem neuen Jahr mit Scopevisio beginnen konnte. Die Altdatenmigration führte der Verband nach Anleitung durch Scopevisio selbständig durch. Dabei waren auch die flexiblen Import-Tools von Scopevisio hilfreich. In weiteren Schritten wurden weitere Funktionen nachgezogen. Insgesamt dauerte die Einführung sieben Monate.
„Besonders positiv möchten wir erwähnen, dass gerade in der Einführungsphase und auch im weiteren Verlauf, je nach Möglichkeit, auf Wünsche oder Anregungen zur Verbesserung von Abläufen eingegangen und diese zeitnah realisiert wurden.“

Moderne Finanzbuchhaltung

Mit Scopevisio Finanzen kann der Kreisverband viele seiner Anforderungen an eine moderne Finanzbuchhaltung umsetzen:

• Finanzdaten und Prozesse zentralisiert und von überall zugänglich
• ein einheitliches System mit durchgängigen Prozessen
• die Automatisierung manueller Prozesse
• die Eliminierung ineffizienter Arbeitsschritte
• ein schneller und tagesaktueller Überblick über die konsolidierten Zahlen
• Abschlusserstellung
• Umsatzsteuererklärung

Beschleunigte Rechnungseingangsverarbeitung

Vor dem Einsatz von Scopevisio mussten Eingangsrechnungen an 40 Verantwortliche, in den verschiedenen Einrichtungen und Geschäftsbereichen zur Prüfung und Freigabe teilweise manuell verteilt werden. Dieses Vorgehen war aufwändig, zeitintensiv und fehleranfällig.

Das gesamte Verfahren läuft nun für alle digital ab – mit Hilfe des Scopevisio Rechnungseingangsbuchs und der App SCOPEVISIO2GO.

Im Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen ausgelesen und automatisiert den zuvor definierten Bearbeitern zugeordnet. Die verantwortlichen Einrichtungsleiter bzw. Führungspersonen nutzen für die Prüfung und Freigabe die einfach zu bedienende App SCOPEVISIO2GO, ohne die Buchhaltungssoftware überhaupt zu öffnen.

Der digitale Rechnungsworkflow hat den Prozess deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht.

Anbindung von Vorsystemen: Beispiel Abrechnung

Eine Besonderheit ergibt sich bei der Rechnungserstellung in den Kindertagesstätten. Hier sind zwei Excel-basierte Anwendungen im Einsatz, die zunächst nicht abgelöst werden sollen.

Dank der Offenheit von Scopevisio und der API OpenScope lassen sich die Rechnungen dennoch in Scopevisio erzeugen. Dabei hilft das das Tool Excel2Scope, über das Rechnungsdaten aus den beiden Vorsystemen nach Scopevisio importiert werden. Hier werden die Rechnungen final erstellt und aus der Software heraus versandt.

Excel2Scope ist eine Funktionserweiterung für Excel, die es ermöglicht, Daten aus Excel nach Scopevisio zu übertragen, um Belege damit zu erzeugen.

Daten aggregieren und visualisieren

Über die Schnittstelle OpenScope wurde Scopevisio auch an Microsoft Power BI angebunden. Nach Vorgaben des DRK wurden unterschiedliche Berichte für die Geschäftsführung und für die einzelnen Einrichtungen angelegt.

Dashboard für die Geschäftsführung

GuV des aktuellen Monats. Unter jedem Gliederungspunkt Kostenstellenstruktur und Sachkonten. Anzeigt werden die Ist-Werte des Monats sowie die kumulierte Jahressumme. Beides jeweils mit Plan- und Ist-Werten sowie der Differenz.

Dashboard für die Einrichtungsleiter

Spezielle, einrichtungsbezogene GuV des aktuellen Monats. Für jeden Gliederungspunkt jeweils die kumulierten Ist- und-Plan Summen, die Planjahreswerte und die Abweichungen.

Jede Leitungsperson erlangt damit auf Knopfdruck einen Einblick in ihre Finanzdaten – sozusagen in Selbstbedienung. Rückfragen in der Buchhaltung werden damit seltener notwendig. Die individuellen Dashboards bieten den Verantwortlichen eine zuverlässige Grundlage für datengestützte, sichere Entscheidungen.