Riessersee Hotel

Branche

Hotellerie

Mitarbeitende

140

Standort

Garmisch-Partenkirchen

Gründung

1920

Herausforderung

Insellösungen im Backoffice
Aufwändige Rechnungsbearbeitung
Manuelle Prozesse

Herausforderung

Das Riessersee Hotel ist idyllisch in Garmisch-Partenkirchen gelegen und verfügt über 166 Zimmer. Natur, Sport und Gemütlichkeit – das Riessersee ist zum Entspannen ebenso geeignet wie für den Aktivurlaub. Als eines der führenden Hotels in der Region ist es bekannt für seine erstklassigen Dienstleistungen. Auch im Backoffice hat das Hotel hohe Ansprüche und legt großen Wert auf effiziente Geschäftsprozesse.

Vor der Umstellung auf Scopevisio stand das Riessersee Hotel vor der Herausforderung, dass viele Prozesse ineffizient und manuell durchgeführt wurden. Die getrennten Systeme für Buchhaltung, Personalabrechnung und Dienstplanung führten zu doppeltem Aufwand und erhöhten das Fehlerrisiko. Zudem erschwerte die manuelle Bearbeitung von Rechnungen und Überwachung von Skontofristen eine schnelle und präzise Finanzabwicklung.

Vor Scopevisio hatten wir für jedes Aufgabenfeld ein eigenes System, was zu einem hohen Abstimmungsaufwand führte. Außerdem waren viele Abläufe noch papierbasiert und mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Die manuelle Eingabe von Daten war nicht nur zeitaufwendig, sondern hat auch zu unnötigen Fehlern geführt, die wir dann mühsam korrigieren mussten.

Maximilian Bräu

Kaufmännischer Leiter Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG

Lösung

Nahtlose Integration von Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung
Höhere Automatisierte Prozesse in der Finanzbuchhaltung
Individuelles Reporting und übersichtliche Dashboards mit Power BI

Lösung

Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und die Unternehmenssteuerung zu optimieren, entschied sich das Hotel im Jahr 2020 für Scopevisio Software. Seit der Umstellung auf Scopevisio konnte das Riessersee Hotel seine Verwaltungsprozesse erheblich optimieren. Die Integration von Organisation, Finanzbuchhaltung und Lohn & Gehalt in einem zentralen System hat das Unternehmen in die Lage versetzt, effizienter und fehlerfreier zu arbeiten.

Dank der Kontierungsregeln in Scopevisio sind Buchungen bereits so vorbereitet, dass sie nur noch bestätigt werden müssen. Auch Auszubildende können deshalb stärker in die Buchhaltung einbezogen werden.

Automatisierte Prozesse, insbesondere bei der Eingangsrechnungsverarbeitung und der Skontofristenüberwachung, tragen dazu bei, dass das Hotel seine Finanzen besser steuern und gleichzeitig Einsparungen erzielen kann.

Riessersee Hotel

“Die Kombination von Scopevisio und Power BI ermöglich es, ein komplett individuelles Reporting zu bauen. Das ist initial zwar mit Aufwand verbunden, zahlt sich aber im Nachhinein vielfach aus. Wir können heute auf Knopfdruck Dashboards mit unterschiedlichen KPIs generieren.”

Maximilian Bräu

Kaufmännischer Leiter Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG

Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche

Organisation

360-Grad Blick auf das Unternehmen

Finanzen

Automatisierung mit künstlicher Intelligenz

DMS & ECM

Teamwork sicher und einfach

Vertrieb

CRM und Vertriebssteuerung

Beschaffung

Effiziente Material- und Warenwirtschaft

Personal

Personalverwaltung und Abrechnung

Nutzen

Controlling

Die integrierten Controlling-Funktionen von Scopevisio geben dem Hotel einen umfassenden Überblick über seine Finanzen. Dank der Anbindung an Power BI können die zuständigen Mitarbeitenden Budgets erstellen, Kosten vergleichen und die Rentabilität seiner verschiedenen Geschäftsbereiche analysieren. Dies hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Geschäft kontinuierlich zu optimieren.

In Power BI hat sich das Riessersee Hotel eine Sammlung an Dashboards und Berichten mit KPIs in Echtzeit aufgebaut, die sich mit einem Klick aktualisieren. Power BI ist mit Scopevisio und mit der Fidelio Suite 8 über Schnittstellen verbunden.

Beispiele für Berichte:

KPIs: Bericht mit allen Hotel-relevanten Kennzahlen wie RevPAR, TrevPOR und Budget.
Personalkosten
BWA
OPOS
Kreditor Umsatz: Umsatz mit Kreditoren, filterbar nach PLZ (als Basis für Verhandlungen)
WEG-Bericht: Bericht für die Eigentümer, enthält BWA mit den wichtigsten Kennzahlen inklusive Betriebsergebnis 1

Entlastung in der Buchhaltung

Auch in Ausfall- und Spitzenzeiten in der Buchhaltung ist das Hotel dank der Automatisierung durch Scopevisio in der Lage, dies nahezu aufwandslos zu kompensieren und das Hotel in gewohnter Qualität zu führen. Die automatisierte, schnelle Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Das Unternehmen kann Zahlungen schneller abwickeln und von Skonti profitieren.

Compliance

Scopevisio stellt sicher, dass das Hotel relevante Compliance Vorschriften einhält. Das beginnt mit der DSGVO- und GoBD-Konformität und geht bis zu den Vorgaben im Bereich Lohn und Gehalt. Damit ist das Riessersee Hotel jederzeit für eventuelle Prüfungen gewappnet.

Mobiles Arbeiten

Scopevisio ist eine cloudbasierte Lösung, die ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt. „Die Kollegin, die dreißig Jahre vorwiegend papierbasiert gearbeitet hat, freut sich nun, auch problemlos im Homeoffice arbeiten zu können“, so Maximilian Bräu.

Gerade in einem Hotelbetrieb, in dem verschiedene Abteilungen vernetzt zusammenarbeiten, ermöglicht dies eine höhere Flexibilität und einen reibungslosen Austausch zwischen den Teams.

Effizienzsteigerung

Dank der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in das System werden nun alle relevanten Daten automatisiert verarbeitet. Dies verringert den manuellen Aufwand und das Risiko von Fehlern in der Abrechnung. Die Mitarbeitenden im Hotel können sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, ohne ständig Korrekturen an der Lohnabrechnung vornehmen zu müssen.

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Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG

Riess 5
82467 Garmisch-Partenkirchen
https://www.riessersee-hotel.de/

Über das Riessersee Hotel

Das Riessersee Hotel ist ein privat geführtes Hotel in malerischer Lage direkt am Riessersee in Garmisch-Partenkirchen. Es verfügt über166 Zimmer, zehn Tagungsräume und eine Tagungswiese, einen Wellnessbereich und ein Hotelrestaurant.

Das Urlaubshotel punktet besonders mit der atemberaubenden Naturkulisse des Zugspitzmassivs, kulinarischen Genüssen im Seehaus und einer herzlichen Atmosphäre.

Das Riessersee Hotel ist ein traditionsreiches Haus, dessen Anfänge weit über hundert Jahre zurückliegen. Gleichzeitig ist das Riessersee immer offen für Neues. So achtet das Hotel auf ressourcenschonendes Handeln, verwendet saisonale und lokale Produkte und nutzt Strom aus einhundert Prozent erneuerbaren Energien. Ausgezeichnet wurde es jüngst mit dem GreenSign Level 4 als nachhaltiges Hotel.

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