Projektverwaltung in Scopevisio

Projekte legt das Unternehmen mit Ansprechpartnern und Projektteilnehmern sowie den Rahmenbedingungen für die Abrechnung an. Aufträge werden ebenfalls unter das Projekt „gehängt“. Produkte in Scopevisio entsprechen bei Paul IT den verschiedenen Mitarbeiterfunktionen wie z.B. Supporter, IT-Spezialist oder IT-Projektleiter.

Musteraufgaben: eine Art To-Do-Liste

Paul IT arbeitet sehr intensiv mit Aufgaben in Scopevisio. So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden. So gibt es zum Beispiel Vorlagen für das Onboarding von Angestellten mit 27 Einzeltätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind. Die Musteraufgabe kann kopiert, individuell angepasst und nach und nach abgearbeitet werden. So geht nichts Wichtiges verloren.

Dokumentenmanagement unterstützt Qualitätsprozesse

Paul IT hat ein ausgeklügeltes System für die Dokumentenablage entwickelt und dafür sogar ein eigenes Handbuch erstellt. Scopevisio spielt auch für die ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens eine zentrale Rolle. Qualitätsprozesse sowie die zugehörigen Dokumente können so beispielsweise bei Audits direkt und schnell präsentiert werden. „Mit unseren DMS können wir darlegen, wie wir Dokumente für wen zugänglich machen. Wir überlegen, auch die ISO 27001 anzugehen. Auch dafür ist wichtig nachweisen zu können, wer was einsehen kann.“

Arbeitszeiterfassung

Für die Arbeitszeiterfassung wird ein firmeneigenes, webbasiertes Tool verwendet. Dieses Tool ist aber insofern auf Scopevisio abgestimmt, als dass darin Projekte, Aufgaben und Produkte mit Master-IDs aus Scopevisio versehen sind. Mit einem einzigen Import am Monatsende können somit alle Daten in Scopevisio eingelesen werden, wo sie automatisch korrekt den Projekten zugeordnet werden.

Zeitersparnis bei der Abrechnung

Edward Weiß findet auch lobende Worte für den Support, den er als flexibel und lösungsorientiert bezeichnet. Auch als Einzelunternehmer fühlte er sich hier gut aufgehoben. „Ich habe hier fast nur positive Erfahrungen gemacht.“

XRechnung

Sehr intensiv nutzt Paul IT auch die XRechnung, denn das Unternehmen stellt viele Rechnungen an Behörden, die seit diesem Jahr das besondere Format verlangen. Bei Paul IT ist man deshalb sehr angetan von der Tatsache, dass Scopevisio die XRechnung schnell implementiert hat.

Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung wird ebenfalls in Scopevisio erledigt. So werden etwa die erzeugten Rechnungen in Scopevisio gebucht. Zuvor hat das Unternehmen alles Buchhalterische wie Kontenrahmen, Sachkonten u.a. mit dem Steuerberater abgestimmt. Über DATEV werden die Buchungen an den Steuerberater übertragen. Rohdaten aus Scopevisio werden für eigene Management-Reports verwendet.