Paul IT-Service GmbH

Herausforderung

Die Paul IT-Service GmbH ist ein Berliner Personaldienstleister im IT-Bereich, der hauptsächlich Support für Großkunden und Behörden anbietet.

Bevor sich Paul IT für Scopevisio entschied, waren Word und Excel für alle administrativen Prozesse im Einsatz. „Für alles gab es Vorlagen. Und es wurde viel mit Copy und Paste gearbeitet“, beschreibt Geschäftsführerin Petra Ebeling das damalige Vorgehen. Papier war allgegenwärtig, Dokumente wurden in Ordnern gesammelt.

2016 machte sich Paul IT die Suche nach einer Unternehmenssoftware, die Projekte und Buchhaltung kombinierte. „Wir haben uns viele Programme angeschaut, aber viele konnten nur das eine oder das andere. Die Verschneidung in die Buchhaltung fehlte oft“, so Ebeling. Außerdem war Paul IT das Thema Cloud wichtig, weil das Unternehmen keinen eigenen Server betreiben wollte – auch aus Sicherheitsgründen.

Nutzen

Projektverwaltung in Scopevisio

Projekte legt das Unternehmen mit Ansprechpartnern und Projektteilnehmern sowie den Rahmenbedingungen für die Abrechnung an. Aufträge werden ebenfalls unter das Projekt „gehängt“. Produkte in Scopevisio entsprechen bei Paul IT den verschiedenen Mitarbeiterfunktionen wie z.B. Supporter, IT-Spezialist oder IT-Projektleiter.

Musteraufgaben: eine Art To-Do-Liste

Paul IT arbeitet sehr intensiv mit Aufgaben in Scopevisio. So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden. So gibt es zum Beispiel Vorlagen für das Onboarding von Angestellten mit 27 Einzeltätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind. Die Musteraufgabe kann kopiert, individuell angepasst und nach und nach abgearbeitet werden. So geht nichts Wichtiges verloren.

Dokumentenmanagement unterstützt Qualitätsprozesse

Paul IT hat ein ausgeklügeltes System für die Dokumentenablage entwickelt und dafür sogar ein eigenes Handbuch erstellt. Scopevisio spielt auch für die ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens eine zentrale Rolle. Qualitätsprozesse sowie die zugehörigen Dokumente können so beispielsweise bei Audits direkt und schnell präsentiert werden. „Mit unseren DMS können wir darlegen, wie wir Dokumente für wen zugänglich machen. Wir überlegen, auch die ISO 27001 anzugehen. Auch dafür ist wichtig nachweisen zu können, wer was einsehen kann.“

Arbeitszeiterfassung

Für die Arbeitszeiterfassung wird ein firmeneigenes, webbasiertes Tool verwendet. Dieses Tool ist aber insofern auf Scopevisio abgestimmt, als dass darin Projekte, Aufgaben und Produkte mit Master-IDs aus Scopevisio versehen sind. Mit einem einzigen Import am Monatsende können somit alle Daten in Scopevisio eingelesen werden, wo sie automatisch korrekt den Projekten zugeordnet werden.

Zeitersparnis bei der Abrechnung

Die Paul IT stellt monatlich vor allem wiederkehrende Rechnungen. Die Rechnungen werden mit Scopevisio weitgehend automatisiert erstellt. Gegenüber der zuvor manuellen Rechnungslegung bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis. „Mit Scopevisio und dank unserer Prozessoptimierung sind wir extrem schnell geworden.“

XRechnung

Sehr intensiv nutzt Paul IT auch die XRechnung, denn das Unternehmen stellt viele Rechnungen an Behörden, die seit diesem Jahr das besondere Format verlangen. Bei Paul IT ist man deshalb sehr angetan von der Tatsache, dass Scopevisio die XRechnung schnell implementiert hat.

Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung wird ebenfalls in Scopevisio erledigt. So werden etwa die erzeugten Rechnungen in Scopevisio gebucht. Zuvor hat das Unternehmen alles Buchhalterische wie Kontenrahmen, Sachkonten u.a. mit dem Steuerberater abgestimmt. Über DATEV werden die Buchungen an den Steuerberater übertragen. Rohdaten aus Scopevisio werden für eigene Management-Reports verwendet.