BERATER.group

Herausforderung

Die BERATER.group ist ein Verbund von vier Dienstleistungsunternehmen und beinhaltet u.a. zwei Beratungsunternehmen für Dienstleistungen mit Schwerpunkten in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, Umweltschutz und Managementsysteme. Eine unabhängige Prüfgesellschaft zur Prüfung von Arbeitsmitteln und das Hanseatische BildungsZentrum für Schulungen rund um das Thema Arbeitsschutz runden das Portfolio ab.

2017 machte sich die BERATER.group auf die Suche nach einer mandantenfähigen Business-Software, in der die vier Unternehmen verwaltet werden konnten. Bis dahin war vor allem das Microsoft Office-Paket im Einsatz; viele Prozesse in der Verwaltung liefen noch papierbasiert und manuell ab. „Wir waren, überspitzt gesagt, noch in der analogen Steinzeit“, so der Geschäftsführer Thorsten Reichert, der mit einer neuen Unternehmenssoftware auch ein neues Zeitalter einläuten wollte. Eine Inhouse-Lösung kam für ihn dabei nicht in Frage, weil das Unternehmen sich nicht selbst um den IT-Betrieb kümmern wollte.

Nutzen

Mitwachsende Software

Scopevisio war zunächst nur in einem Unternehmen der Gruppe im Einsatz, anfangs auch nur mit zwei Anwendern. Später kamen weitere Anwender und weitere Unternehmen hinzu. Möglich ist dies dank der leichten Skalierbarkeit von Scopevisio.

Nutzbar auf PC und Mac

In der Unternehmensgruppe werden teilweise auch Mac-Rechner genutzt. Praktisch ist, dass Scopevisio nicht nur auf Window-PSs, sondern auch auf dem Mac funktioniert (mit Mac OS X 10.7 oder höher), was bei anderen kaufmännischen Programmen nicht immer der Fall ist.

Ortsunabhängigkeit und Zeitersparnis

Thorsten Reichert ist als Geschäftsführer viel unterwegs und schätzt es, auch einmal im Hotel an Angeboten weiter zu arbeiten oder Rechnungen zu prüfen. „Dadurch gibt es auch keinen Zeitverzug mehr. Die Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung brauchen nicht mehr auf meine Unterlagen zu warten. Sie können direkt nahtlos in der Software übernehmen.“

Benutzerfreundlichkeit

„Das Programm ist selbsterklärend,“ sagt Reichert, der auch die Möglichkeit schätzt, benuzterdefinierte Felder selbst anzulegen und dadurch Formulare individuell anzupassen. „Das geht einfach, dafür braucht man keine EDV-Kenntnisse“, sagt er. Auch die Gestaltung von Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorlagen nach eigenen Vorgaben bewertet er posititv – wie auch generell das Zusammenspiel von Scopevisio einerseits und Word beziehungsweise Excel andererseits.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die Buchhaltung der Beratungsunternehmen hat eine Steuerkanzlei übernommen. Wurden in der Vergangenheit Ordner mit Belegen zum Steuerberater gebracht, funktioniert die Zusammenarbeit heute fast ausschließlich digital. Dabei nutzen die Unternehmen die DATEV-Schnittstelle in Scopevisio zur einfachen Übertragung der Daten.