Bevor die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens verbucht werden, müssen die zugehörigen Buchhaltungsunterlagen gesammelt und aufbereitet werden. Dies bezeichnet man als vorbereitende Buchhaltung. Doch welche Tätigkeiten gehören dazu? Folgender Artikel gibt einen Überblick.
Was versteht man unter vorbreitender Buchhaltung?
Unter der vorbereitenden Buchhaltung versteht man die Erfassung, Prüfung, Sortierung und Aufbereitung von Belegen für die eigentliche Buchhaltung. Die vorbereitende Buchhaltung stellt den ersten Schritt im Buchhaltungsprozess dar. Sie bildet somit die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Die vorbereitende Buchhaltung wird von denjenigen Unternehmen und Geschäftsleuten durchgeführt, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. In Deutschland sind dies laut §238 HGB alle Gewerbetreibende, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betriebe und Freiberufler.
Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?
In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird die vorbereitende Buchhaltung meist von Bürokaufleuten erledigt. Die eigentliche Buchhaltung wird meist von einer Buchhalterin bzw. einem Buchhalter übernommen.
In der Regel findet die vorbereitende Buchhaltung im Unternehmen selbst statt. Bei KMU findet man aber auch häufig das Modell, dass sie an einen Steuerberater übergeben wird.
Manchmal wird die vorbereitende Buchhaltung auch an einen Dienstleister (Buchhaltungsservice) übergeben. Im Unterschied zu einem Steuerberater sind Buchhaltungsdienstleister allerdings nicht dazu befugt, einen Jahresabschluss aufzustellen oder eine Steuererklärung anzufertigen.
Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten vor der Kontierung und Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Dazu zählen Tätigkeiten wie
- die formale, sachliche und rechnerische Prüfung von Eingangsrechnungen
- ggf. das Vermerken von Zusatzinformationen auf Eingangsrechnungen (sog. „Vorkontierung“- die eigentliche Kontierung gehört zur Buchhaltung)
- das Zusammentragen und chronologische Sortieren und die Ablage aller Belege
- das Führen von Rechnungseingangs-, Rechnungsausgangs- und Kassenbüchern
- der Download und Ausdruck von Kontoauszügen
- die Zuordnung von Belegen zu Kontobewegungen
- das Erstellen des Kassenberichts
- das Sortieren der Barbelege
- die Erstellung der Reisekostenabrechnung
- das Schreiben von Rechnungen
- das Mahnwesen
Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung
Die vorhergenannten Tätigkeiten zeigen, wie vielfältig die Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung sind.
Zu den Aufgaben gehört es,
- Belege zu sammeln
- Papierbelege zu digitalisieren
- Eingangsrechnungen zu erfassen und ggf. Informationen zu ergänzen
- Eingangsrechnungen zu prüfen
- Ausgangsrechnungen zu erfassen
- bei fehlenden Belegen Eigenbelege zu erstellen
- Belege vorab zu kontieren
- Belege den Kontobewegungen und Kreditkartenabbuchungen zuzuordnen (gemäß der Regel “Keine Buchung ohne Beleg”)
Beim klassischen, papierbasierten Vorgehen werden die Papierbelege den passenden Zahlungsein- und ausgängen zugeordnet. Traditionell bedeutet das: Im Aktenordner werden die Belege hinter die Kontoauszüge mit den entsprechenden Zahlungsvorgängen einsortiert oder angetackert.
Der letzte Schritt der vorbereitenden Buchhaltung ist die Übergabe der gesammelten Belege an die Buchhaltung. Liegt diese beim Steuerberater, findet diese Übergabe meist monatlich oder auch quartalsweise statt. Dies hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab.
In der Buchhaltung werden die Daten und Dokumente weiterverarbeitet, sprich verbucht. Zu ihren Aufgaben gehören außerdem die Erstellung des Monatsabschlusses und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Auch kümmert sie sich um die Umsatzsteuervoranmeldung. Sie bereitet außerdem den Jahresabschluss vor.
Warum vorbereitende Buchhaltung?
Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle nötigen Unterlagen so zu übergeben, dass die eigentliche Buchhaltung schnell und ordnungsgemäß erledigt werden kann. So sorgt eine gute Vorbereitung zum Beispiel dafür, dass alle Buchungen korrekt und vollständig erfasst werden. Deshalb ist es sinnvoll, gerade bei der vorbereitenden Buchführung penibel zu sein.
Eine gut vorbereitete Buchhaltung bedeutet auch weniger Stress beim Monatsabschluss. Davon profitiert man auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung und schließlich bei der jährlichen Steuererklärung. Ohne sorgfältige Vorbereitung können sich diese nachgelagerten Prozesse verzögern.
Zudem erleichtert eine ordnungsgemäße Vorbereitung die Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Die Daten dienen auch als Grundlage für die Erstellung von Abschlüssen wie der GuV und der Bilanz.
Generell bringt die vorbereitende Buchhaltung mehr Ordnung in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt sind Unternehmen damit bestens vorbereitet und haben alle Unterlagen griffbereit.
Je besser die vorbereitende Buchhaltung, desto weniger Rückfragen von Seiten des Buchhalters, Steuerberaters oder des Finanzamtes.
Hoher Aufwand ohne Software
Wer keine Software für die vorbereitende Buchführung einsetzt, wird diese Aufgaben meist händisch erledigen. Das ist jedoch mit hohem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Als Beispiel sei hier die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen genannt.
Die Rechnungsverarbeitung erfordert beim analogen Prozess eine Vielzahl an Schritten. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wird der Prozess dagegen erheblich verkürzt. Hier übernimmt die Software viele Aufgaben wie zum Beispiel die Datenextraktion und automatische Weiterleitung an die zuständigen Rechnungsprüfer.
Mehr Entlastung durch Software
Wer dagegen eine Software nutzt, lässt einen Großteil der Aufgaben vom System erledigen. Mit Buchhaltungsprogrammen lassen sich zugehörigen Aufgaben weitestgehend automatisieren. Dadurch gelingt die vorbereitende Buchführung schneller und einfacher. Hier ein paar Beispiele:
Eingangsrechnungen: Statt Belege in Papierform zu sammeln, werden diese eingescannt und in der Software abgelegt. Unternehmen, die ihre Rechnungen digitalisieren setzen der Zettelwirtschaft ein Ende. Denn Papierbelege können vernichtet werden, wenn das sogenannte ersetzende Scannen beachtet wird.
Mitarbeitende können die digitalisierten Rechnungen und die extrahierten Rechnungsdaten nach vielfältigen Aspekten (z.B. Datum) filtern. Das erspart jede Menge Zeit.
Auch das händische Vorkontieren entfällt: Im Rechnungseingangsbuch der Scopevisio werden zum Beispiel Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und Rechnungen auf dieser Basis vom System vorkontiert.
Ausgangsrechnungen/Mahnungen: Rechnungen und Mahnungen werden in der Software erstellt. Wenn die Software über eine API an die Bankkonten angebunden ist, können Zahlungseingänge mit offenen Posten abgeglichen und Belege automatisch den Kontobewegungen zugeordnet werden.
Reisekostenabrechnung: Wird diese von der Software unterstützt, können Mitarbeitende Reisekosten selbst digital erfassen und Belege hinterlegen – praktischerweise per App. So sind alle relevanten Belege für Spesen und andere Ausgaben an einem Ort gespeichert und für die die Zuständigen nachvollziehbar.
Liegen alle Daten digital vor, erleichtert das auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:
Statt Ordner oder Kartons zur Steuerkanzlei zu schleppen, werden nur noch Daten transferiert. Idealerweise kann der Steuerberater auf Ihre Software zugreifen und sich die relevanten Daten und Dokumente selbst abholen. Die Alternative dazu: der Export von Daten und der Transfer über eine DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater.
Tipp: Achten Sie darauf, welche DATEV-Schnittstelle Ihre Softwarehersteller anbietet. Oft wird nur ein einfacher Export aus Ihrer Software und ein Import in DATEV unterstützt. Dabei sind die Buchhaltungsdaten aber nicht mit den Belegen verknüpft. Diese Verknüpfung muss dann erneut von der Steuerkanzlei hergestellt werden. Dieses Problem umgehen Sie mit einer DATEV-Schnittstelle, die als „Rechnungsdatenservice 1.0“ gekennzeichnet ist. In diesem Fall werden Buchungsdaten inklusive Belegbild übertragen.
Die fünf wichtigsten Vorteile softwaregestützter vorbereitender Buchhaltung
- Zeit sparen durch automatisierte Prozesse
- Einfacher den Überblick über alle Belege behalten
- Fehler vermeiden dank regelbasierter Abläufe
- Kosten senken für externe Dienstleister
- Reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Fazit
Die vorbereitende Buchhaltung leistet wichtige Vorarbeit für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Wer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, sollte deren Vorbereitung sorgfältig durchführen.
Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet jedoch zahlreiche repetitive, manuelle Aufgaben, die sich teilweise automatisieren lassen. Sie ist deshalb für die Digitalisierung prädestiniert.
Mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erfassen KMU ihre Belege einfach und sicher. Sie können die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen weitgehend automatisieren. Dabei behalten Sie jederzeit die Kontrolle über alle Belege.
Am einfachsten gelingt die vorbereitende Buchhaltung mit einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware. Dann ist es allerdings auch nur noch ein kleiner Schritt, die komplette Buchhaltung gleich selbst zu erledigen.
