Rechnungen digitalisieren – so mindern Sie Ihre Papierflut!

In Deutschland sind Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, Eingangs- und Ausgangsrechnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Nicht selten findet man in Büros ganze Aktenschränke vor, in denen jede Papier-Rechnung sorgsam zur Archivierung abgeheftet wird. Mit der Zeit wächst die Anzahl an Aktenordnern und die Papierflut nimmt schnell überhand. Nicht selten müssen Lagerräume angemietet werden, um der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nachzukommen.

Doch wie kann man die Zettelwirtschaft in Unternehmen eingrenzen und den weiterhin den Überblick über das Rechnungsarchiv bewahren? Eine Lösung kann hierfür die Digitalisierung von Rechnung sein. Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, warum es hilfreich ist, Rechnungen zu digitalisieren und welche Bedingungen dabei zu beachten sind. Erfahren Sie, wie Sie mit Digitalisierung von Rechnungen (z.B. durch ersetzendes Scannen) die Papierflut in Ihrem Unternehmen reduzieren können.

Warum sollte man Rechnungen digitalisieren?

Der offensichtlichste Punkt wurde bereits genannt: Wer Rechnungen digitalisiert, kann diese in einem digitalen Archiv aufbewahren. Eine Aufbewahrung des Papier-Dokuments ist damit nicht mehr nötig – vorausgesetzt, die Richtlinien der GoBD werden eingehalten.

Ferner lassen sich noch weitere Gründe dafür finden, weshalb man Dokumente digital aufbewahren und verarbeiten sollte:

1. Ordnung: Sie müssen keine Papierbelege mehr durchsuchen, um eine bestimmte Rechnungen zu finden. Speichern Sie die Rechnungen an einem digitalen, sicheren Ort. So werden die Dokumente leichter zugänglich für Berechtigte.
2. Effizienz: Sie können Zeit und Kosten sparen, indem Sie beispielsweise Eingangsrechnungen digitalisieren. Rechnungsprüfung und -freigabeprozesse werden digital abgewickelt. So kann die Durchlaufzeit um bis zu 50 Prozent verringert werden.
3. Kostenersparnis: Werden weniger Rechnungen ausgedruckt, spart das Unternehmen Kosten für Papier, Tinte und Briefporto ein.
4. Sicherheit: Digitale Rechnungen sind besser vor unbefugtem Zugriff geschützt als analoge Rechnungen, die in klassischen Unterschriftenmappen durchs Haus gereicht werden. Mit Hilfe bestimmter Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung und Passwortvergabe) können Rechnungen zusätzlich geschützt werden.
5. Umweltfreundlichkeit: Mit digitalen Rechnungen können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch umweltfreundlicher handeln. Wer weniger Rechnungen ausdruckt, reduziert zeitgleich den Papierverbrauch.

Was sind die Vor- und Nachteile von digitalen Rechnungen?

Die Gründe für die Digitalisierung von Rechnungen machen gleichzeitig die Vorteile deutlich, die damit einhergehen. Unternehmen sparen Zeit ein, wenn die Rechnungsverarbeitung automatisiert wird. Elektronische Rechnungen können somit schneller verarbeitet werden und müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Dadurch können Unternehmen Geld sparen und dabei die Umwelt schonen.

Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus dem Sicherheitsaspekt: Digitale Rechnungen sind durch Passwörter und Verschlüsselung besser geschützt als physische Rechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihr digitales Rechnungseingangsbuch und die Archivierungssoftware mit Sicherheitszertifikaten ausgezeichnet ist.

Ein Nachteil von digitalen Rechnungen kann sich jedoch im Arbeitsalltag ergeben. So kann es sein, dass manche Kunden und Lieferanten weiterhin Papierrechnungen bevorzugen. Dann müssen Eingangsrechnungen eingescannt werden. Durch den zunehmenden Digitalisierungsdruck sollte die Präferenz für die papierbasierten Abrechnung jedoch abnehmen.

Wie digitalisiert man Rechnungen?

Der Prozess der Digitalisierung ist davon abhängig, ob man Eingangs- oder Ausgangsrechnungen digitalisieren möchte.

Eingangsrechnungen digitalisieren

1. Rechnung einscannen: Sofern Sie die Rechnung in Papierform erhalten haben, scannen Sie diese ein. Achten Sie dabei darauf, dass der Scan gut lesbar ist.
2. Dateiformat wählen: Speichern Sie die Rechnung als PDF-Datei oder im JPG-Format.
3. Auslesung des Dokuments: Zur Weiterverwendung lesen Sie das Dokument mit Hilfe einer OCR-Software. Dadurch wird der Text im gescannten Dokument erkannt und analysiert.
4. Rechnungsinformationen extrahieren: Die relevanten Informationen (Rechnungsnummer, -datum und Betrag) werden von der Software erkannt. So werden die Daten automatisiert erfasst und der Prozess beschleunigt.
5. Weitergabe an Buchhaltungsprogramm: Importieren Sie die Daten vom Rechnungseingangsbuch automatisiert in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System.

Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch lassen sich Eingangsrechnungen automatisiert auslesen und verarbeiten. Entdecken Sie jetzt das Potential der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Ausgangsrechnungen digitalisieren

1. Rechnung erstellen: Erstellen Sie die Rechnung direkt in digitaler Form. Sie können hierfür z.B. eine Buchhaltungssoftware verwenden.
2. Dateiformat wählen: Speichern Sie das Dokument im PDF-Format, so ist die Qualität und Lesbarkeit der Texte gewährleistet.
3. Elektronisch verschicken: Versenden Sie die Rechnungen per E-Mail. In der Regel ist der Versand der Rechnung an eine zentrale E-Mail-Adresse / Postfach vorgehsehen.
4. Rechnung archivieren: Archivieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin können Rechnungen einfach, revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden.
5. Rechnung verwalten: Erfassen Sie die Ausgangsrechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ein digitales Rechnungseingangsbuch liefert Ihnen hierfür die vorbereitende Buchung mit entsprechendem Belegbild.

Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Ja, Rechnungen können digital aufbewahrt werden, sofern die rechtlichen Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Die GoBD sind ein Richtlinienwerk, dass vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wird. Die Abkürzung GoBD steht dabei für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In den Richtlinien sind u.a. Vorgaben zur technischen und organisatorischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vorgesehen, die steuerrechtlich relevant sind.

Wenn Rechnungen – oder andere Geschäftsunterlagen – digitalisiert werden, müssen diese so archiviert werden, dass die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Verfügbarkeit gewährleistet ist. In den GoBD ist unter anderem auch festgelegt, wie lange die Dokumente mindestens aufbewahrt werden müssen.

Wann darf eine Rechnung vernichtet werden?

Archivierte Rechnungen dürfen dann vernichtet werden, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In den GoBD ist festgelegt, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen steuerlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Diese sowie andere steuerrelevante Unterlagen müssen in der Regel für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen worden ist.

Ist eine eingescannte Rechnung gültig?

Die Aufbewahrung von digitalen Rechnungen bzw. digitalen Belegen gilt in Deutschland dann als gültig, wenn sie den Anforderungen der GoBD entspricht:

1. Die digitale Rechnung muss lesbar sein.
2. Die eingescannte Rechnung sollte unverändert und unverfälscht die Informationen des Papier-Dokuments wiedergeben.
3. Das Dokument sollte gemäß der Aufbewahrungspflicht aufgehoben und im Bedarfsfall schnell verfügbar sein.
4. Die digitale Rechnung sollte GOBD-konform, d.h. angemessen gesichert sein und vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl geschützt sein.

Wenn die Richtlinien der GoBD erfüllt sind, werden die eingescannten Rechnungen als gültige Belege für steuerliche Zwecke anerkannt. Ist eine digitale Rechnung GoBD-konform archiviert, können sie ggf. das zugehörige Papier-Dokument vernichten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bestimmte Unterlagen (z.B. notarielle Dokumente) unbedingt im Original aufbewahrt werden müssen. Bei Unsicherheiten empfehlen wir Ihnen, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen.

Welche Software brauche ich, um meine Rechnungen zu digitalisieren?

Für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen können folgende Software-Tools Sie im Prozess unterstützen:

• Eine Scanner-Software für den eigentlichen Scan-Vorgang sowie eine OCR-Software zur Extraktion von Text-Inhalten auf dem Scan
• Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie zur Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Eine Buchhaltungs- und ERP-Software, an welche Sie die Rechnung inkl. Belegbild zur Buchung weiterleiten

Scopevisio liefert Ihnen als integrierte Unternehmenssoftware mehrere Funktionen – alles in einem System. Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch erfassen Sie Ihre Rechnungen auf digitalem Wege. Prüf- und Freigabeprozesse erfolgen auf digitalem Wege. So können Sie den Rechnungsdurchlauf um bis zu 50 Prozent beschleunigen.

Mit dem Scopevisio DMS können Sie Ihre Rechnungsbelege revisionssicher archivieren. Ist die Rechnung freigegeben, können Sie die Rechnung inkl. Belegbild an die Buchhaltung zur vorbereitenden Buchung weiterleiten. Mit Scopevisio lässt sich der Rechnungseingangsprozess abbilden: vom Rechnungseingang über die revisionssichere Archivierung bis hin zur Weitergabe an die Buchhaltung.

Fazit

Die Digitalisierung von Rechnungen ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, die Buchhaltung effizienter zu gestalten und die Papier-Flut einzudämmen. Ein digitales Rechnungseingangsbuch bzw. ein integriertes DMS kann Sie bei der Verarbeitung und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützen. Wichtig ist dabei, das digitale Dokumente auch den gesetzlichen Anforderungen (GoBD) entsprechen.