Workflow Management – Prozesse strukturieren und steuern

Was sind Workflows?

Workflows sind wiederkehrende Arbeitsabläufe in Unternehmen und Organisationen. Sie bestehen aus einer Kette von Tätigkeiten, die voneinander abhängen und aufeinander aufbauen. Insofern sind sie eine Unterkategorie von Prozessen. Die Verwaltung von Workflows – eben das Workflow Management – ist eng mit dem Business Process Management (BPM) verwandt.

Technisch ist ein Workflow eine Kette von Bedingungen und Aktionen. Er hat einen klar definierten Anfang, einen strukturierten Ablauf und ein festgelegtes Ergebnis.

Salopp gesagt, kann man einen Workflow mit einem Kochrezept vergleichen: Am Anfang steht die Beschaffung der Zutaten, dann folgt eine Kette von Zubereitungs-Aktivitäten und zum Schluss ist das Drei-Sterne-Menü fertig.

Beispiel für einen Standard-Workflow

Jeder kennt Workflows aus seinem Betrieb. Der digitale Rechnungsworkflow dient zum Beispiel der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

• Herr Müller scannt die Eingangsrechnungen und speichert sie im Rechnungseingangsordner der Buchhaltungssoftware.
• Frau Meier prüft die formale Richtigkeit der Rechnung.
• Herr Huber prüft die sachliche Richtigkeit. Hat seine Abteilung die Leistung so beauftragt, wie sie abgerechnet wird?
• Frau Hagen zeichnet die Rechnung frei.
• Herr Zimmermann bucht sie und stellt sie in den Zahlungslauf ein.
• Frau Gärtner führt den Zahlungslauf aus.

Hier haben wir einen Workflow mit aufeinander aufbauenden Tätigkeiten, an dem sechs Personen beteiligt sind. Die Tätigkeiten sind voneinander abhängig. Doch wie erfahren die zuständigen Bearbeiter, dass ihr Vorgänger seine Aufgabe erledigt hat und sie mit ihrer jeweiligen Aktivität an der Reihe sind?

Workflows damals und heute

Früher stand auf jedem Schreibtisch ein Eingangskorb. Dokumente wurden in Hauspost-Umschläge gelegt und an die nächste Abteilung weitergegeben. War etwas dringend oder erklärungsbedürftig, heftete man eine Klebenotiz auf das Dokument. Die löste sich gelegentlich ab oder blieb innen im Hauspost-Umschlag stecken.

Der gesamte Vorgang verlief träge und fehleranfällig. Es war gut möglich, dass jemand vom Ablauf abwich – vielleicht eine Urlaubsvertretung oder ein Zeitarbeiter, der es nicht besser wusste. Im günstigsten Fall fiel der Fehler auf, bevor die Rechnung bezahlt wurde, und das Dokument durchlief die Reise durch die Abteilungen erneut. Im ungünstigsten Fall wurde eine Rechnung bezahlt, die überhöht oder fehlerhaft war.

Diese Herausforderungen bestehen in einer digitalisierten Arbeitswelt mit standardisierten Abläufen und automatisierten Prozessen zum Glück nicht mehr. In einer Unternehmenssoftware wie Scopevisio sind Workflows bereits angelegt. Oder sie werden vom Unternehmen selbst definiert und in der Software verankert.

Workflow Management heute

Eines haben Workflows damals wie heute gemeinsam: Sie müssen exakt beschrieben und in der Organisation durchgesetzt werden.

In der modernen Arbeitswelt werden Geschäftsprozesse in sinnvolle Teilprozesse untergliedert. Die zugehörigen Workflows werden dann modelliert, spezifiziert, simuliert und optimiert. Grundlage dafür ist das altbekannte Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Modell. Wenn sichergestellt ist, dass der Workflow gut funktioniert und mit minimalem Ressourceneinsatz das angestrebte Ergebnis zeitigt, dann wird er implementiert. Dieses Vorgehen bürgt für qualitätsgesicherte Prozesse.

Wozu das Rad zweimal erfinden?

Angenommen, Sie sind Vertriebsleiter und möchten Ihren Vertrieb besser steuern. Der Auftragseingang lässt zu wünschen übrig, obwohl Ihre Vertriebsmitarbeiter fleißig akquirieren. Sie haben sich mit Ihrer Sales Pipeline beschäftigt und festgestellt, dass bestimmte Vertriebsprojekte weiter vorangetrieben werden, obwohl die Abschlusswahrscheinlichkeit minimal ist. Der Vertriebsmitarbeiter merkt nicht, dass er ein totes Pferd reitet.

Wie können Sie bessere Workflows für die Vertriebssteuerung finden und implementieren? Bevor Sie eine Doktorarbeit aus dieser Aufgabe machen, sollten Sie sich einschlägige Software-Lösungen ansehen, die entsprechende Best Practices frei Haus mitliefern. Denn das Rad, das Sie brauchen, wurde längst erfunden. Bewährte Standard-Workflows sind z. B. in Scopevisio bereits angelegt.

Von der ersten Kontaktaufnahme über die Lead-Qualifizierung und Bewertung der Abschluss-Chancen bis hin zur vertrieblichen Bearbeitung des Interessenten ist alles bereits an Bord. Logisch aufeinander aufbauende Aktivitäten und Folgeaktivitäten, Termine, Zuständigkeiten, gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeiten, Status und Auswertungen erleichtern Ihnen die Steuerung der Vertriebsaktivitäten. Natürlich ist alles so anpassbar, dass Sie die individuellen Gegebenheiten Ihres Business auf den Workflow übertragen können.

Workflow Management durch prozessorientierte Business Software

Wenn Workflows in der Software angelegt und gesteuert werden, stehen sie den Mitarbeitern zur Verfügung, sobald sie gebraucht werden. Die Beteiligten gewinnen mehr Sicherheit und Zutrauen zu ihrer Arbeit. Die Informationsverfügbarkeit wird besser. Die peinliche Frage “Wie ging das nochmal?”, auf die manche Inhaber von Herrschaftswissen mit hochgezogenen Brauen oder Augenrollen antworten, bleibt neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden erspart.

Unternehmensweite Transparenz und Compliance

Workflows können unternehmensweit implementiert werden. Das ist besonders für große Unternehmen und Filialisten von Vorteil. Angenommen, Sie sind Franchise-Geber und möchten gewährleisten, dass Ihre Franchise-Nehmer konsistent arbeiten. Außerdem sollen natürlich die einschlägigen rechtlichen Vorgaben erfüllt werden.

Diese Anforderungen lassen sich am besten mit einem System erfüllen, in dem qualitätsgesicherte Workflows von vornherein angelegt sind und das bestimmte Aktivitäten nur dann ermöglicht, wenn zuvor die einschlägigen Bedingungen erfüllt wurden. Mit einer Cloud-Unternehmenssoftware ist es möglich, solche Workflows zu konfigurieren und auf beliebig viele Arbeitsplätze unternehmensweit zu übertragen. Auf diese Weise können Sie per Workflow Management die gesamte Organisation steuern. Ihren Franchise-Nehmern ermöglichen Sie vom ersten Tag an effizientes Arbeiten und sinnvolle Automatisierungen.

Probleme beim Workflow Management

Wenn Arbeiten bis ins Kleinste vorherbestimmt sind, fühlen sich Mitarbeiter gegängelt. Jeder möchte sich ein gewisses Maß an Individualität und Verantwortung bewahren. Dieser Konflikt wird sich mit zunehmender Standardisierung und Digitalisierung von betrieblichen Abläufen verschärfen. Denn ähnlich wie in der Fertigung wird auch in den Büros die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und Workflows zunehmen.

Vielleicht ist es möglich, Mitarbeitern einen Mix aus standardisierten und nicht-standardisierten Aufgaben zuzuweisen. Denn Workflows eignen sich ja hauptsächlich für Standardsituationen, insbesondere im innerbetrieblichen Raum. Vertriebler werden jedoch immer mit ihren Kunden verhandeln. Servicemitarbeiter werden immer die Probleme der Anwender lösen. Wissensarbeiter werden immer ihre Kreativität und ihr vernetztes Denken einbringen können.  Auf diese Weise können die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter langfristig bewahrt werden.

Fazit

Workflow Management ist eine Grundvoraussetzung für effiziente betriebliche Abläufe. Die moderne, digitale Arbeitswelt schafft ideale Bedingungen, um Workflows zu definieren und softwaregestützt umzusetzen.

Viele nützliche Workflows sind in Software-Lösungen bereits angelegt. Vom Marketing über den Vertrieb, die Auftragsbearbeitung, Projekte, Faktura und Finanzbuchhaltung liefert eine gute Unternehmenssoftware bewährte und auf den Einzelfall anpassbare Workflows frei Haus.