„Ich kann mich doch nicht in zwei Teile teilen!“ Der Entwickler ist entrüstet. Zu Recht: Wer ist nur auf die Idee gekommen, ihn zur selben Zeit in zwei verschiedene Kundenprojekte zu schicken?
Projektportfolio mit begrenzten Ressourcen
Viele Unternehmen arbeiten heute stark projektorientiert. Das bedeutet: Projektleiter und häufig auch die Arbeitskräfte schultern mehrere Projekte gleichzeitig. Die Projektleitung jongliert permanent mit den leider allzu beschränkten Ressourcen. Der Zeitdruck nimmt zu, die Komplexität der Projekte ebenfalls, und der Wettbewerb schläft nicht.
Wie schaffen Sie es, viele Projekte gleichzeitig mit demselben Ressourcenpool abzuwickeln, ohne dabei den Verstand zu verlieren? Schwierig, insbesondere dann, wenn sich Projekte und Ressourcen an verschiedenen Standorten befinden und zeitlich, organisatorisch sowie personell voneinander abhängen.
Überblick behalten
Wenn Sie ein Projektportfolio koordinieren, ist der Überblick über Projekte und Ressourcen besonders wichtig.
Sie benötigen dafür ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen alle Aspekte Ihrer Projekte anzeigt:
- Art und Umfang des Projekts
- Budget und aktuellen Deckungsbeitrag
- Projektpriorität und Projektrisiko
- Projektphase und Projektkalender
- Arbeitspakete, Aufgaben und Tätigkeiten
- Verantwortlichkeiten und Projektbeteiligte
- Projektdokumente und Tätigkeitenprotokoll
Das ist aber noch längst nicht alles: Im Idealfall leistet Ihr Projektmanagement-Tool auch die Zeiterfassung Ihrer internen und externen Projektmitarbeiter, die Projektabrechnung einschließlich Abschlagszahlungen und die Projektkommunikation auf einer gemeinsamen Plattform.
Daraus folgt, dass Ihre Projektmanagement-Software in Ihr ERP-System integriert sein sollte. Schließlich sind Ihre Projekte ja auch in Ihr Unternehmen integriert und auf vielfache Weise mit vor- und nachgelagerten Prozessen verbunden. Sie benötigen daher eine ganzheitliche Sicht und eine zentrale Datenbasis.
Cloud-gestützte Business-Software erleichtert das Arbeiten an verteilten Standorten. Die Software-Anbieter stellen regelmäßig auch mobile Apps zur Verfügung. Diese erleichtern den Projektbeteiligten vor Ort die Kommunikation, den Zugriff auf die gemeinsame Arbeitsplattform und eben auch die Zeiterfassung.
6 Erfolgsrezepte für Ihr Multiprojektmanagement
Projektlisten mit Filter und Drill-Down
Wie gesagt: Das Wichtigste ist, den Überblick zu behalten.
Also sollte Ihr Tool eine Projektliste anbieten, die nach sinnvollen Kriterien filterbar ist: Zum Beispiel nach Projektart, Status, Ressourcen usw.
Von dort aus navigieren Sie in Einzelprojekte. Das Tool sollte Ihnen hier Steuerungsinstrumente zur Verfügung stellen. Zum Beispiel Statusberichte, eine Risikomatrix, Ressourcenauslastung und Deckungsbeitrag.
Die Ansichten sollten filterbar sein und sich auch grafisch visualisieren lassen. Damit fällt es Ihnen leichter, zu planen und Berichte zu erstellen.
Wenn mehrere Projekte um dieselben Ressourcen konkurrieren, gehen Sie nach Priorität vor. Es kann strategische, wirtschaftliche und operative Gründe haben, bestimmten Projekten die Priorität gegenüber anderen zu geben.
Projektvorlagen und Standards definieren
Multiprojektmanagement wird einfacher, wenn nicht jedes Projekt ein Unikat ist. Am effizientesten können Sie arbeiten, wenn Sie eine Projektvorlage haben.
Angenommen, Sie führen regelmäßig Beratungsprojekte durch. Auch wenn die Kunden und möglicherweise der Umfang variieren mögen, so ist doch das Grundgerüst immer dasselbe. Also erstellen Sie eine Projektvorlage und duplizieren diese, um nicht jedes Mal das Rad neu zu erfinden.
Wenn Ihre Projekte sehr komplex und individuell sind, können Sie vermutlich zumindest Teilprojekte und / oder Arbeitspakete wiederverwenden.
Projektmanagement Office (PMO) etablieren
Ein PMO ist eine übergeordnete Koordinierungsstelle für Projekte eines Unternehmens. Es definiert Prozesse und Rollen und sorgt für Datenqualität im Multiprojektmanagement. Dazu gehört auch die Erstellung von Berichten und Analysen. Das PMO fungiert als Drehscheibe und Kommunikations-Hub für Projektleiter, Teamleiter, sonstige Stakeholder und Controller. Außerdem ist das PMO für die kontinuierliche Verbesserung der Projektabwicklung zuständig, wozu auch die Fortbildung der Beteiligten gehört.
Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten das PMO akzeptieren und nutzen. Warum? Weil Unternehmen, die mit einem PMO arbeiten, operative Vorteile haben:
- Zeitersparnis durch Standardisierung von Abläufen
- Kompetenz durch Schulungen und gute Projektdokumentation
- Sicherheit durch klare Regeln und Zuständigkeiten
- Wirtschaftlichkeit durch Koordination von Synergien und Abhängigkeiten
- Kundenzufriedenheit durch Qualitätsgewinn und Termintreue
Projekte richtig priorisieren
Kennen Sie die Eisenhower-Matrix? In der ein oder anderen Form ist sie jedem schon einmal begegnet. Vorhaben werden darin nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert.
- Wichtig und dringend – Priorität A, sofort erledigen
- Wichtig und nicht dringend – Priorität B, planen
- Unwichtig und dringend – Priorität C, delegieren
- Weder wichtig noch dringend – Priorität D, ablegen
Dies ist die einfachste Form einer Entscheidungsmatrix. Für Ihr Multiprojektmanagement benötigen Sie vermutlich mehr Kriterien, aber das Prinzip ist dasselbe. Vergeben Sie Punktzahlen in den Disziplinen Dauer, Projektrisiko, Rentabilität, Größe des Projektteams, Personalaufwand, strategische Bedeutung, Komplexität usw. und erstellen Sie anhand der Punktzahl eine Prioritätenliste.
Ein Vorteil einer solchen objektiven Prioritätenliste ist: Sie hilft beim Lösen von Ressourcenkonflikten. Im Zweifel weisen Sie eine Ressource einfach dem Projekt zu, das die höhere Priorität hat.
Eine Projektplanungs-Software sollte solche Kategorien wie das Projektrisiko und die Projektpriorität als Filterkriterien anbieten – natürlich mit Drill-Down in das Einzelprojekt.
Personal und Ressourcen strategisch planen
Eine solide Kapazitätsplanung bewirkt, dass Sie in Multiprojekt-Umgebungen nicht so leicht in Zeitverzug kommen. Bei Dienstleistern bedeutet Kapazitätsplanung im Wesentlichen Auslastungsplanung für die Mitarbeiter und Projektbeteiligten auf Kundenseite.
Zum Beispiel kann eine Unternehmensberatung nur so viele Projekte abwickeln, wie sie personell ausstatten kann. In einem Wachstumsmarkt muss sie daher rechtzeitig für Nachwuchs sorgen – oder Projekte ablehnen. Wenn Ressourcen knapp werden, sollten Sie die Projekte mit der höchsten Priorität zuerst bedienen.
Woher die Fachkräfte nehmen, wenn der Markt leergefegt ist? Notfalls bilden Sie einfach selber Ihren Nachwuchs aus – zum Beispiel, indem Sie duale Studenten einstellen. Eine andere Möglichkeit ist es, selbstorganisierende Teams zu bilden. Aber vorsicht: Bei Beratungsprojekten ist Kundenkenntnis das A und O. Hier können Sie nicht einfach mit wechselnden Besetzungen planen.
Operative Abstimmung verbessern
Mit „operativer Abstimmung“ meinen wir die Abstimmung zwischen Projektleiter und Teamleiter. In der Praxis ist die Ressourcenplanung oft komplizierter als auf dem Papier oder Computerbildschirm.
Nur der Teamleiter (oder Ihre ERP-Software) hat den kompletten Überblick über die Einsatzplanung der Teammitglieder. Arbeitskräfte sind für Projekte nur verfügbar im Rahmen ihrer Arbeitszeit minus Abwesenheiten minus andere (geplante) Einsätze für Projekt- oder Linientätigkeiten.
Transparenz herstellen
Neben Ressourcenkonflikten erschweren projektübergreifende Abhängigkeiten das Multiprojektmanagement. Diese zu koordinieren ist Aufgabe des Projektmanagement Office (PMO) oder eines entsprechenden Steuerungsgremiums.
Dieses entwirft Richtlinien für wichtige Meilensteine. Wenn Projekt B erst starten kann, wenn im Projekt A ein bestimmter Meilenstein erreicht ist, müssen beide Projekte gleichsam im Paket geplant werden.
Angenommen, für eine Software-Einführung beim Kunden A muss zuerst eine Schnittstelle für die Datenübergabe vom und zum Fremdsystem programmiert werden. Die Implementierung der Software kann erst anschließend stattfinden, eventuell mit einem anderen Team.
Dieselbe Schnittstelle kann mit geringfügigen Änderungen aber auch für ein weiteres Projekt bei einem anderen Kunden B wiederverwendet werden. Dieses Projekt wäre dann vom Projekt bei Kunde A abhängig. Entsprechend müssen Ressourcen und Prioritäten verteilt werden.
Transparenz lässt sich am besten über die einheitliche Datenbasis eines ERP-Systems mit Projektmodul herstellen. Anhand von Berechtigungen und Benachrichtigungen werden die zuständigen Personen in das Multiprojektmanagement eingebunden. So lassen sich auch Abhängigkeiten innerhalb von Projekten managen.
Fazit
Multiprojektmanagement ist eine Herausforderung. Mit einer Projektmanagement-Software, die in Ihr ERP integriert ist, lassen sich die komplexen Planungsaufgaben bewältigen. Eine übergeordnete Koordinierungsstelle, d.h. ein Projektmanagement Office, hilft bei der Standardisierung, Koordination und Qualitätssicherung in Ihrem Projektportfolio.
