Die Handelsware von Beratern ist Arbeitszeit. Da eine Dienstleistung anders als ein materielles Produkt nicht auf Vorrat produziert werden kann, ist eine vergeudete Arbeitsstunde vergeudetes Geld. Sie kann nie wieder hereingeholt werden.
Aus diesem Grund ist die Personaldisposition von unschätzbarer Bedeutung für Dienstleister.
Auslastungsmanagement bedeutet:
- Jede Arbeitsstunde wird maximal produktiviert.
- Niemand arbeitet unter seinem Niveau.
An- und Abwesenheiten
Mitarbeiter haben unterschiedliche Arbeitszeiten und manchmal nehmen sie auch Urlaub. Auch Auszeiten wegen Krankheit kommen vor; manche lassen sich planen – z. B. eine Operation oder Mutter-Kind-Kur – andere sind unplanbar, z. B. Unfälle oder Erkältungen.
Früher hätte man alle diese An- und Abwesenheiten in einem Kalender erfasst und die Arbeitszeiten entsprechend manuell geplant, z.B. in einer Excel-Mappe. Heute haben Unternehmen zum Glück weit mächtigere Tools zur Verfügung.
Softwaregestütztes Auslastungsmanagement
Ein softwaregestütztes Auslastungsmanagement sollte mit Blick auf ein Projekt, eine Leistung und einen Mitarbeiter (oder ein Team) melden können
- wie viele Stunden beauftragt wurden
- wie viele davon bereits geleistet wurden
- wie viele davon bestätigt sind (disponiert)
- wie viele noch unbestätigt sind (vordisponiert)
- wie viele noch unklar sind (in Planung)
- welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist,
- welcher Mitarbeiter auf welche Leistung über welchen Zeitraum gebucht ist
- wie viel er oder sie pro Stunde kostet
- wie viel er oder sie pro Stunde einbringt
Ziel ist es, dass kein „Leerlauf“ entsteht und dass die Arbeitszeit teurer Mitarbeiter nicht auf zu einfachen Tätigkeiten verschlissen wird.
Gewichtung von Leistungen
Bei der Planung von Projekten, insbesondere lang laufenden, werden Leistungen und Budgets häufig erst nach Projektfortschritt freigegeben.
Für die Personalplanung hat das zur Folge, dass zwischen disponierten, vordisponierten und noch unklaren Leistungen unterschieden werden sollte. Die jeweiligen Auftragswerte sind mit unterschiedlichen Gewichtungen anzusetzen, etwa mit 100, 75 und 50 Prozent, je nachdem, wie weit die Dinge gediehen sind. Für eine realistische Gewichtung sollten Unternehmen ihre eigenen, individuellen Erfahrungswerte heranziehen.
Auslastungsmanagement mit Zeiterfassung koppeln
Es ist sinnvoll, das Auslastungsmanagement mit der Zeiterfassung zu koppeln. Unternehmenssoftware wie die von Scopevisio ist in der Lage, komplette Projekte mit Zeiterfassung und Zeitabrechnung integriert abzubilden – einschließlich Leistungskatalog und Abrechnungsinformationen. Mobile Apps machen es den Mitarbeitern leicht, ihre Zeit- und Leistungsdokumentation auch unterwegs und beim Kunden immer aktuell zu halten.
Soll-Ist-Vergleich
Wenn die Planung steht, muss kontrolliert werden, ob sie auch eingehalten wird. Zeit- und Kostenbudgets sind mit den tatsächlich abgeleisteten Werten zu vergleichen. Da die Informationsbedürfnisse so individuell sind wie die Unternehmen, bieten professionelle Tools den Anwendern nicht nur integrierte Auswertungsmöglichkeiten, sondern stellen auch Schnittstellen bereit, um eigene Auswertungen zu bauen. Dabei werden über eine einfache Verknüpfung, die nur einmal einzurichten ist, Echtzeit-Daten aus der Software in ein Analysetool hineingezogen.
Damit wäre es beispielsweise möglich, eine Auslastungsprognose nach Dienstleistungsarten zu erstellen oder für Einzelpersonen oder Teams herauszufinden, wie viele Arbeitsstunden noch nicht zu einem Projekt oder einer Leistung zugewiesen sind.
Abrechnungsstatus
In einem weiteren Schritt ist es natürlich auch interessant zu wissen, wie weit die Monetarisierung der Leistungen gediehen ist, sprich: welche Leistungen im Projekt bereits abgerechnet und bezahlt wurden.
Dies übersteigt nun eindeutig die Kapazitäten eines normalen Auslastungsmanagements, weil es den Durchstoß zu Daten aus dem Projektmanagement, der Abrechnung und der Finanzbuchhaltung erfordert. Bei einer ganzheitlichen Sicht auf Prozesse im Unternehmen ist jedoch genau diese Art der Transparenz richtig und notwendig. Ein Komfort, den Ihnen nur eine Software bieten kann, die alle Unternehmensbereiche integriert.
