Dokumente werden im DMS Teamwork automatisch versioniert. Diese Funktion findet Patrica Lopez, Grafikerin bei Scopevisio, sehr nützlich.
Fehlt ein Dokumentenmanagementsystem mit Versionierung, kommt es oft zu Unstimmigkeiten, wenn mehrere Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Oft werden dann Dokumente dupliziert oder gar per Mail hin- und hergeschickt – mit der Folge, dass manchmal x-Versionen des Dokuments kursieren. Schnell kommt dann die Frage auf: Welche ist die aktuelle Fassung? Und wo liegt sie? Dieses Fahnden nach Dokumenten kostet Zeit. Im ungünstigsten Fall müssen Änderungen zusammengeführt werden.
Deshalb ist eine Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Versionierung, wie Scopevisio sie bietet, so nützlich. Scopevisio protokolliert automatisch jede Änderung, so dass immer klar ist, wer welches Dokument wann geändert hat. Dadurch ergibt sich eine Versionshistorie für jedes Dokument. Jede vorangegangene Version kann eingesehen werden. Wurde eine Version versehentlich überschrieben, können alte Versionen ganz einfach wiederhergestellt werden.
Folgender Screenshot zeigt die Historie eines Dokuments mit elf Versionen. Jede Version kann man sich durch Anklicken auf den entsprechenden Link ansehen. Soll beispielsweise Version 10 wiedergestellt werden, genügt ein Klick auf “Wiederherstellen” und diese Variante rückt nach oben als Version 12.
