Die fortschreitende Digitalisierung verändert nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch die Art, wie Unternehmen mit Mitarbeitenden umgehen. Moderne Personalverwaltungssoftware bietet Ihnen passende Funktionen, um die neuen Herausforderungen zu bewältigen.
Was ist eine Personalverwaltungssoftware?
Eine Personalverwaltungssoftware (HR-Software) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Prozesse effizient zu verwalten. Sie deckt Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Mitarbeiterentwicklung ab. In der Software werden Persoanldaten und -dokumente zentral erfasst und verwaltet.
Mit Hilfe einer HR-Software können Personalabteilungen ihre HR-Aufgaben organisieren und optimieren. Personalverwaltungssoftware eignet sie sich besonders für eine Automatisierung von HR-Prozessen.
Wo wird Personalverwaltungssoftware eingesetzt?
Personalverwaltungssoftware wird quer durch alle Branchen und von Unternehmen aller Größen verwendet. Beispiele dafür sind:
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Prozesse automatisieren und Kosten senken möchten, um dadurch wettbewerbsfähig zu bleiben.
- Weltweit tätige Konzerne, die vor der Herausforderung stehen, große Mitarbeiterzahlen effektiv und effizient zu verwalten.
- Organisationen im Gesundheitswesen, die neben der Optimierung ihrer Prozesse robuste Lösungen für die Zeiterfassung und Schichtplanung benötigen. Ein weiterer Punkt ist die Sicherstellung der erweiterten Compliance, der viele Organisationen im Gesundheitswesen unterliegen.
- Behörden und öffentliche Einrichtungen, die Lösungen benötigen, mit denen sie ihre komplexen Tarifstrukturen und -verträge abbilden können.
- E-Commerce und Einzelhandel, für die oft eine flexible Einsatzplanung der Belegschaft im Vordergrund steht.
Welches sind die wichtigsten Funktionen einer Personalverwaltungssoftware?
Moderne Personallösungen helfen Ihnen in der HR Abteilung, sowohl administrative Aufgaben als auch operative Tätigkeiten erfolgreich zu bewältigen. Die Funktionen sind in der Regel in spezifische Module unterteilt.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Mit diesem Modul können Sie unter anderem die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden verwalten. Auch Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel können Sie erstellen. Darüber hinaus lassen sich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge automatisch berechnen.
- Mitarbeitermanagement: Das ist ein weiterer Baustein zur Verbesserung der Mitarbeiterverwaltung. So können Sie mit Hilfe der digitalen Personalakte die Mitarbeitenden verwalten. Dies wird dadurch begünstigt, dass die Speicherung der Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse an einem zentralen Ort erfolgt.
- Talentmanagement: Mit diesem Bestandteil können Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden individuell erfassen, Kompetenzlücken erkennen und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten erstellen. Der Aufbau und die Verwaltung eines internen Talentpools sind weitere Punkte, die dieses Modul unterstützt.
- Zeiterfassung: Neben der regulären Arbeitszeiterfassung können Sie diesen HR-Baustein für Aufgaben wie die Schichtplanung verwenden. Auch die Zeiterfassung für einzelne Projekte ist möglich.
- Personalakquise: Hier geht es nicht nur um Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Stellenanzeigen. Auch das Management von eingehenden Bewerbungen, einschließlich einer automatisierten Kommunikation mit den Bewerbern, wird unterstützt. Auch können oft externe Bewerberdatenbanke angebunden werden. Darüber hinaus werden Onboarding-Prozesse begleitet.
Welche Vorteile bietet eine Personalverwaltungssoftware?
Mit einer modernen Personalmanagementsoftware können die HR-Abteilung und das gesamte Unternehmen mehrere Vorteile realisieren. Einige davon sind:
- Verbesserte Compliance: Ihr Unternehmen kann gesetzliche Vorgaben ordnungsgemäß umsetzen und auf Gesetzesänderungen schnell reagieren. Beispielsweise können Sie dadurch das Einhalten der Meldefristen von Sozialversicherungsbeiträgen und -daten an Behörden sicherstellen. Ein weiterer Punkt ist die Funktionalität zur Gewährleistung eines gesetzeskonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten.
- Effizienzsteigerung: Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben sowie Routineaufgaben führt zu Aufwands- und Zeiteinsparungen.
- Kostenreduzierung: Diese können Unternehmen unter anderem durch die Automatisierung und Verringerung des Personalaufwandes erreichen. Beispiele dafür sind die Automatisierung der Verwaltungsprozesse oder die Reduzierung des Papierverbrauchs.
- Unterstützung bei strategischen Fragen: Fortgeschrittene Datenanalysen liefern einerseits wertvolle Einsichten für eine optimale langfristige Personalplanung. Andererseits unterstützen sie bei der die individuell angepasste Förderung von Talenten.
- Stärkung des Teamgeistes und der Zusammenarbeit: HR-Mitarbeiter können beispielsweise gemeinsam an immer aktuellen Dokumenten arbeiten. Die Gefahr, dass bei der Arbeit versehentlich Doppelversionen entstehen, wird erheblich minimiert. Auch kann seltener der Fehler unterlaufen, dass man an einer alten Dokumentenversion arbeitet. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern sorgt auch für zufriedene Mitarbeiter.
Beispiele für Personalverwaltungs-Software
Auf dem Markt gibt es heute zahlreiche Personalverwaltungslösungen, die sich in ihren Preisstrukturen, Lizenzmodellen und der Skalierbarkeit unterscheiden. Man sollte sich daher Zeit nehmen und die unterschiedlichen HR-Softwares vergleichen. Die folgenden Beispiele für liefern eine erste Übersicht:
- SAP SuccessFactors ist eine Software, die Unternehmen eine Unterstützung beim Management des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus bietet. Das Angebot ist im Premium-Segment positioniert und die Kosten liegen über dem Durchschnitt. Die Hauptzielgruppe sind größere, international tätige Unternehmen.
- DATEV Personalwirtschaft: Besonders in Deutschland weit verbreitet, bietet DATEV Softwarelösungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung.
- HRWorks präsentiert sich als eine All-in-One-Lösung mit Funktionen wie Personalverwaltung, Lohn & Gehalt, Reisemanagement und Zeitwirtschaft. Die Zielgruppe des Freiburger Softwarehauses sind KMU.
- Personio: Personio ist eine speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnittene Software für Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Bewerbermanagement. Das junge Münchner Cloud-Unternehmen ist besonders in den letzten beiden Jahren stark gewachsen.
- Scopevisio bietet eine integrierte HR-Software, die insbesondere auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist. Neben der digitalen Personalakte bietet Scopevisio Funktionen für HR-Bereiche wie Bewerbermanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zeiterfassung. Die Software lässt sich reibungslos mit den weiteren Modulen von Scopevisio integrieren, z. B. mit der Reisekostenabrechnung, dem DMS oder auch dem kompletten, cloudbasierten ERP-System von Scopevisio.
Fazit
Eine Personalverwaltungssoftware bietet Unternehmen mehrere Vorteile wie Effizienz- und Produktivitätssteigerung, Kosteneinsparungen sowie datengestützte Analyseoptionen.
Um eine optimale Personalverwaltungssoftware auszuwählen, sollten Unternehmen Ihre individuellen Anforderungen mit den Angeboten von unterschiedlichen Anbietern vergleichen. Auch wenn sich viele HR-Anwendungen in der grundlegenden Funktionalität oft gleichen, gibt es Unterschiede in spezifischen Funktionen. Darüber hinaus sollten Sie die unterschiedlichen Preismodelle, Lizenzmöglichkeiten und -bestimmungen berücksichtigen.
