Manche Unternehmen investieren Geld in hochmoderne Buchhaltungssoftware, ohne den Mehrwert daraus richtig abzuschöpfen. Der Grund: Die Prozesse laufen weiter wie Anno dazumal.
Traditionelle Arbeitsweise
Viele Buchhalter sind es gewohnt, mit Papier zu arbeiten. Früher trug man die Geschäftszahlen säuberlich mit Tinte in überdimensionale Papierbücher ein. Später eroberten Buchhaltungsprogramme die Geschäftswelt und die Sachbearbeiter erfassten die Zahlen über die Tastatur in Bildschirm-Masken.
Rundherum änderte sich nicht allzu viel: Rechnungen trafen auf Papier ein und wurden auf Papier geschrieben. Zahlen aus Kontoauszügen wurden abgetippt. Belege wurden in Aktenordner abgeheftet und die Ordner in Schränken oder Archivkellern gehortet.
Als es üblich wurde, Rechnungen und Kontoauszüge per E-Mail zu verschicken, hat man diese ausgedruckt, um mit ihnen zu verfahren wie gewohnt: Zahlen ins Buchführungsprogramm abtippen (Vorsicht: Fehlerquelle!), Statistiken manuell in Excel-Dateien eintragen, Belege in Ordner heften, Rechnungen in Word schreiben, ausdrucken, buchen, ausdrucken, versenden, ausdrucken…
Digitalisierte Bearbeitung spart Zeit
Viele Betriebe haben eine Buchhaltungssoftware, die einem Ferrari gleicht, aber fahren sie wie einen Trabi. Warum nicht einmal Gas geben?
- Digitale Belege können über automatisierte Funktionen direkt in die Software importiert werden.
- Belege können unmittelbar ins Rechnungseingangsbuch geladen werden.
- Eine Volltexterkennung (die auch bei PDFs und Bilddateien funktioniert) übernimmt die Rechnungsangaben selbsttätig in die Buchungsmaske.
- Kontoauszüge werden ebenfalls automatisch eingelesen
- Durch Buchungsregeln, die individuell im System eingestellt werden, werden Geschäftsvorfälle erkannt und die Belege vorkontiert.
- Kontobewegungen, die nicht oder nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, werden entsprechend gekennzeichnet.
- Dadurch verlieren Buchhalter ihre Zeit nicht mehr mit stupider Datenerfassung, sondern konzentrieren sich auf qualifiziertere Aufgaben.
- Statistische Daten werden vom Programm selbsttätig extrahiert, gespeichert und analysiert. Berichte werden auf Knopfdruck ausgegeben.
- Belege werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit und an jedem Standort abrufbar.
- Die Kosten für Papier-Akten können eingespart werden: der Zeitaufwand, das Büromaterial, der Archivplatz und der Such-Aufwand.
Zeiterfassung offenbart Produktivitätskiller
Wenn ein Unternehmen wächst, klagen Mitarbeiter über die zunehmende Arbeitslast. Teures Personal wird neu eingestellt, ohne die vorhandenen Prozesse zu hinterfragen. Oft zeigt sich jedoch ein gewaltiges Rationalisierungspotenzial, sobald die Geschäftsführung genauer hinschaut. Welche Arbeitsschritte sind überflüssig? Wo wird noch Papier bewegt? Welche Berichte sind überhaupt notwendig? Welche Software kann uns am meisten Zeit sparen?
Auch die Mitarbeiter haben ein Interesse daran, produktiver zu werden. Wenn langweilige Routineaufgaben automatisiert werden und die Belastung zurückgeht, freut das jeden. Es ist ein gutes Gefühl, qualifizierter zu arbeiten und in weniger Zeit mehr zu schaffen.
Zwei Stunden Seminar sind preiswerter als 200 Stunden verschenkte Zeit
Wer kostenneutral wachsen und produktiver wirtschaften möchte, kommt mit Weiterbildung oft schneller ans Ziel. Erst wenn der Unternehmer weiß, was mit moderner Software alles möglich ist, kann er die richtigen Fragen an seine Prozesse stellen. Das Einsparpotenzial ist in manchen Betrieben außerordentlich. Gute Software-Hersteller bieten für jeden Bedarf passende Schulungen an. Ein Coaching der Mitarbeiter vor Ort kann ganz individuell auf die Belange des Unternehmens eingehen. Die Kosten dafür sind gut angelegt. Sie werden schnell amortisiert sein.
