Was ist ein Kassenbuch?
Im Kassenbuch oder Kassenblatt, werden sämtliche Geschäftsvorfälle erfasst, bei denen Bargeld vereinnahmt oder ausgegeben wurde. Eine Kasse kann auch eine Geldkassette oder Hosentasche sein. Ein Kassenbuch hingegen ist immer die buchhalterische Abbildung dieser Kasse – etwa durch eine Kassenbuch-Software, ein Online Kassenbuch oder eine Registrierkasse.
GoBD einhalten
Für das Controlling und für eventuelle Steuerprüfungen ist es wichtig, dass Kassen alle gesetzlichen Anforderungen penibel einhalten. Ein Kassenbericht darf z. B. nicht in Excel erstellt werden, auch wenn Kassenbuch-Vorlagen in Excel zum Teil kostenlos online verfügbar sind. Denn im Excel-Format lassen sich nachträgliche Manipulationen nicht ganz ausschließen. Auch Registrierkassen müssen vor Manipulationen geschützt sein. Technische Sicherheitsvorkehrungen für Registrierkassen werden derzeit vom BSI erarbeitet.
Es gibt allerdings zertifizierte Software für die Kassenbuchführung. Diese verhindert Manipulationen am Kassenbuch. Einige Lösungen erlauben zudem eine DATEV-Anbindung oder Online-Übermittlung der Kassendaten an den Steuerberater.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Alle bilanzierenden Unternehmen sowie Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern, müssen ein Kassenbuch führen.
Kleingewerbetreibende und Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen dies nicht, können es aber auf freiwilliger Basis tun. Das ist auch zu empfehlen, wenn regelmäßig Bargeldgeschäfte getätigt werden. Es ist heute sehr einfach, ein Kassenbuch online zu führen. Interessenten sollten allerdings die Anbieter von Software für die Online-Buchhaltung und Online-Kassenführung genau unter die Lupe nehmen. Nicht jeder erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung, die das BMF in den GoBD formuliert hat.
Im Zweifel kann der Steuerberater weitere Auskünfte darüber erteilen, wie Unternehmer am besten ihr Kassenbuch führen können.
Wie führt man ein Kassenbuch?
Nach § 145 Abs. 1 AO muss die Buchführung für einen sachverständigen Dritten (z.B. Betriebsprüfer) klar, geordnet, vollständig, richtig und nachvollziehbar sein. Außerdem muss sie zeitnah erfolgen.
Was das bedeutet, wurde unlängst in den GoBD präzisiert: Kassenbewegungen müssen taggenau erfasst werden – nicht nur in der Registrierkasse, sondern auch in der Kassenbuch-Software. Das Controlling im Unternehmen sollte diese Anforderungen im Blick haben.
Grundsätzlich werden alle baren Geschäftsvorfälle im Kassenbuch dokumentiert, auch private Entnahmen und Einlagen. Das wichtigste Kriterium für ein Kassenbuch ist, dass der Saldo niemals negativ sein kann. Darauf achtet das Finanzamt zuerst.
Am besten täglich Kassenbuch führen
Darüber hinaus muss jede Kassenbewegung in der Buchhaltung bzw. im Kassenbericht mit folgenden Daten erfasst werden:
- Handelt es sich um eine Einnahme oder Ausgabe?
- Keine Buchung ohne Beleg! Dieser kann eine Einnahmen- oder Ausgabenquittung sein oder derjenige einer Barabhebung vom oder Bareinzahlung aufs Konto.
- Datum der Kassenbewegung
- Erklärender Buchungstext
- Betrag und Währung
- der Kassenbestand muss jederzeit ersichtlich sein.
Die Kassenbewegungen müssen mit den genannten Angaben taggenau erfasst werden. Außerdem muss es jederzeit möglich sein, den Sollbestand der Kasse (Kassenbestand laut Buch) mit dem Ist-Bestand (physisch vorhandenes Geld) zu vergleichen, d. h. das Geld zu zählen und ein Zählprotokoll zu erstellen. Dies wird als Kassensturz bezeichnet.
Des Weiteren sind die Kassenbewegungen chronologisch, d. h. in zeitlicher Reihenfolge, zu erfassen.
Es gibt noch weitere Indizien für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch, beispielsweise unrunde Summen, regelmäßige Bewegungen und keine außergewöhnlichen, unerklärlichen Vorfälle – also gar keine oder ungewöhnlich hohe Bewegungen.
Keine Buchhaltung ohne Beleg
Des Weiteren gehört zu jedem im Kassenbuch dokumentierten Vorgang ein Beleg, also etwa eine Ausgabenquittung oder der Beleg einer Barabhebung vom Konto beziehungsweise der entsprechenden Einzahlung. Aus diesem Faktum ergibt sich auch, dass im Kassenbuch nicht unbedingt die Mehrwertsteuer dokumentiert werden muss. Das wäre zwar vorbildlich, die steuerliche Bewertung ergibt sich jedoch aus den beigefügten Belegen.
Muss die Umsatzsteuer vermerkt werden?
Der Vermerk der Umsatzsteuer ist angeraten, wenn ein Unternehmen oft mit verschiedenen Steuersätzen konfrontiert wird. Handelsübliche Kassenbücher und Kassenbuch-Vorlagen enthalten die Spalte „Umsatzsteuersatz“, das Finanzamt besteht allerdings bei einer Prüfung nicht auf dem Vermerk und verwirft deshalb auch keine Kassenbuchaufzeichnungen. Werden in einem Online-Kassenbuch vorbereitete Geschäftsvorfälle angesprochen, ist der Steuersatz meist schon automatisch in der Buchführung berücksichtigt. Der Steuerberater kann detaillierte Auskünfte hierüber geben.
Welche Kassenbuch-Software ist gut?
Kassenbuch-Software sollte zertifiziert, GoBD-konform und einfach zu bedienen sein. Dann erübrigt sich auch das handschriftliche Ausfüllen von Vorlagen und die Zuordnung der Belege, die die Angewohnheit haben, immer dann, wenn man sie braucht, unauffindbar zu sein.
Mit vermeintlich kostenlosen Kassenbuch-Vorlagen und Tools verliert der Unternehmer so viel produktive Arbeitszeit, dass sich die professionelle Lösung im Endeffekt mehr rentiert.
Kasse online führen
Bei Cloud-Software-Anbietern kann ein Online-Kassenbuch zu geringen monatlichen Gebühren gemietet werden, die sich durch Zeitgewinn schnell amortisieren.
Wer auch von unterwegs Spesen oder Restaurantbesuche erfassen möchte, ist gut bedient mit Programmen, die eine Mobile App anbieten. Bei manchen Lösungen kann man einen Beleg, z. B. ein Parkticket oder einen Bewirtungsbeleg, der Kassenbewegung zuordnen, indem man ihn einfach mit der Smartphone-Kamera abfotografiert. Es gibt Vorlagen, denen die entsprechende Quittung dann zugeordnet wird. Damit ist der Beleg für alle Zeiten gesichert, ganz gleich, in welchem Handschuhfach er später einmal landet. Dem Abzug der Bewirtungskosten steht nichts mehr im Wege.
Kriterien für gute Kassensoftware
Eine gute Kassen-Software ermöglicht Folgendes:
- digitale, GoBD-konforme Kassenführung
- vorbereitete und für die Buchhaltung verschiedener Unternehmen individuell konfigurierbare Geschäftsvorfälle
- leicht verständliche Vorlagen bzw. Masken für Geschäftsvorfälle und Kassenbuch
- automatische Vervollständigung von Eingaben bzw. Auswahlfelder
- schnelle, sichere, vollständige, nachvollziehbare und unverlierbare Erfassung der Kassenbewegungen
- Integration in die Buchhaltung
- unkomplizierte Belegzuordnung
- Mobile App für die Kassenführung online und von unterwegs
- Ausgabe von Quittungen
- integriertes Zählprotokoll, das ausgedruckt und gesichert werden kann
- keine Manipulationsmöglichkeit, revisionssichere Speicherung
- Belegübermittlung aus dem Programm an die DATEV bzw. den Steuerberater
- Einfache Ausgabe von Kassenberichten
Stimmt es, dass alte Registrierkassen ausgetauscht werden müssen?
Tatsächlich werden viele ältere Modelle ab 2017 die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Alle Daten und Unterlagen müssen digital auswertbar und manipulationssicher aufbewahrt und dem Finanzamt auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden. Ab dann sind auch keine Tagesendsummen-Bons (so genannte Z-Bons) mehr zulässig.
Jede einzelne Kassenbewegung muss mit Beleg erfasst werden.
Registrierkassen müssen so gesichert sein, dass Manipulationen unmöglich sind. Manche älteren Kassen können entsprechend umgerüstet werden, aber viele werden auch ersetzt werden müssen. Unternehmer sollten sich früh genug um eine neue Registrierkasse kümmern, weil Ende 2016 Liefer-Engpässe der Hersteller absehbar sind.
Welche Probleme gibt es bei der Kassenbuchführung?
Der Kassenbestand muss positiv sein. Wenn geringfügige negative Differenzen auftauchen, weil der Unternehmer Kleinigkeiten aus dem Portemonnaie bar bezahlt und die Eintragung vergessen hat, ist eine entsprechende Bareinlage zu vermerken. Hierbei ist zu beachten, dass der Fiskus fragt, woher das Bargeld gekommen ist. Wenn sich diese Summen häufen, wird Schwarzgeld vermutet. Im schlimmsten Fall wird das Kassenbuch verworfen, die Einnahmen werden geschätzt.
Das Steuerbüro gleicht den Kassenbericht mit den Belegen über bare Ausgaben und Einnahmen ab. Wenn es hier Differenzen gibt, bucht der Steuerberater auf ein Gegenkonto eine entsprechende Einnahme oder Entnahme aus dem Kassenbuch. Die Entnahme wäre unproblematisch, sie führt allerdings zur steuerlichen Bewertung, hier wurde ja ein Gewinn erzielt. Prekär sind gegengebuchte Einlagen, noch prekärer wird es, wenn das Steuerbüro diese stillschweigend bucht, ohne den Unternehmer zu informieren und die Vorfälle abzuklären.
Was passiert bei einer Steuerprüfung?
Es ist darauf zu achten, dass Steuerprüfungen in der Regel erst nach mehreren Jahren vorgenommen werden, hierbei werden stets mehrere Geschäftsjahre zusammengefasst. Wenn Bargeldflüsse nicht nachvollziehbar oder nur in Excel erfasst sind, kann das Finanzamt eine Steuerschätzung vornehmen. Diese fällt immer zu Ungunsten des Unternehmens aus und bedroht im schlimmsten Fall dessen Existenz.
Handschriftlich geführte Kassen sind riskant. Am besten ist eine Kasse, die den Bedingungen der GoBD entspricht und DATEV-kompatibel ist – zum Beispiel mit DATEV-Belegtransfer über DATEV connect online.
Bei handschriftlich geführten Kassenbüchern muss der Vermerk „Bareinlage“ oder „Barentnahme“ gut leserlich sein. Viele Kleinunternehmer mit einem Barumlauf von etwa 20 bis 30 Prozent ihres Umsatzes leben privat vom Bargeld aus der Kasse. Das ist zulässig, sofern es nachvollziehbar ist. Wenn der Betriebsprüfer nicht erkennen kann, dass der Unternehmer seinen privaten Lebensunterhalt aus der Kasse bestritten hat (weil die Schrift nicht lesbar ist) und auch sonst keine privaten Entnahmen vom Konto bemerkt werden, wird der private Lebensunterhalt hinzugeschätzt und entsprechend versteuert. Dies ist ein Fall aus der Praxis: Das Finanzamt setzte für einen Zeitraum von drei Jahren 800 Euro monatliche Lebenshaltungskosten mit einem persönlichen Einkommenssteuersatz von 30 Prozent an, der Unternehmer musste also 13.000 Euro Steuern nachzahlen.
