Im Rechnungswesen sind hauptsächlich Aufgaben durchzuführen, die gesetzlichen oder betriebswirtschaftlichen Normen unterliegen. Daher werden die meisten Unternehmen keine Neuentwicklung von Individualsoftware für ihre Buchhaltung wählen, sondern sich für eine Standardsoftware entscheiden. Empfohlen wird in der Regel die Nutzung von Mischformen – sodass Sie das Rad nicht neu erfinden, dessen Lauf aber kontrollieren und den eigenen Bedürfnissen und Geschäftsprozessen anpassen können. Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware als Service – wie es u. a. von Scopevisio angeboten wird – können Sie die für Sie relevanten Funktionen auswählen, erhalten standardisierte Lösungen, die Sie individuell anpassen, und nutzen die Möglichkeit, sich in allen wichtigen Fragen vom Support unterstützen zu lassen. Sollten Sie sich dennoch für eine Standardsoftware ohne diese Vorteile entscheiden, so lassen sich bei entsprechendem Know-how eine Reihe von Stolpersteinen und Risiken umgehen, die wir Ihnen im Folgenden kurz aufzeigen.
Risikofaktor Zeit
Vor der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware haben Sie sich sicher einen Zeitplan für deren Implementierung erstellt. In Unternehmen, in denen keine hochkomplexen Geschäftsprozesse zu berücksichtigen sind, sollte dies keine größere Schwierigkeit darstellen. Leider geschieht es aber immer wieder, dass sich während der Implementierung oder im Anschluss daran Probleme einstellen, die zuvor nicht absehbar waren. Wollen sie beispielsweise das gesamte Potenzial einer Standardsoftware nutzen, so müssen bestimmte Anpassungen bezüglich der Programmfunktionen und -bausteine vorgenommen werden. Dieser Vorgang, genannt Customizing, kann nur von Personen durchgeführt werden, die mit den Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen hinlänglich vertraut sind. Im Anschluss an die Einführung Ihrer neuen Software müssen alle Nutzer, die damit arbeiten sollen, geschult werden oder sich entsprechend selbst einarbeiten. Auch dafür sollten Sie ausreichend Zeit einplanen.
Risikofaktor Kosten
Im Abschnitt über die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware wiesen wir bereits darauf hin, dass neben den reinen Anschaffungskosten weitere Posten einkalkuliert werden müssen, so etwa die Kosten für benötigte Hardware oder für Wartungsarbeiten. Sind Sie für die Implementierung und Nutzung auf externe Hilfe angewiesen, so berücksichtigen Sie bitte, dass Sie anfangs nur einen Kostenvoranschlag erhalten. Treten bei der Einführung oder im Nachhinein größere Probleme auf, so können sich die geschätzten Kosten um ein Vielfaches erhöhen. In Ihrer Finanzplanung sollten Sie daher beachten, dass diese nicht zu waghalsig ausfallen darf – ist die Überschreitung eines bestimmten Limits nicht leistbar, so sollten Sie andere Lösungen in Betracht ziehen.
Risikofaktor Software
Wie Sie eine geeignete Software auswählen, lesen Sie im entsprechenden Abschnitt unseres Ratgebers. Doch auch wenn Sie alle Tipps und Tricks berücksichtigt haben, kann es geschehen, dass Sie während oder nach der Einführung bemerken, dass die neue Buchhaltungssoftware Ihren Erwartungen und Anforderungen nicht gerecht wird. So kann es beispielsweise sein, dass die Fibu-Software Ihnen Prozesse und Arbeitsabläufe abzwingt, die Sie bisher anders geregelt haben. Es kann an Schnittstellen fehlen, die beispielsweise einen reibungslosen Datentransfer ermöglichen sollen. Schlimmstenfalls stellen Sie fest, dass die Software nicht zu den erhofften Synergieeffekten führt, dass Kosten und Nutzen in keinem vertretbaren Aufwand zueinander stehen. Vermeiden Sie es daher, die Katze im Sack zu kaufen. Lassen Sie sich über alle Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen beraten und fragen Sie nach einer Möglichkeit, diese vorab auf die Eignung für Ihr Unternehmen zu testen.
Risikofaktor Mensch
Eine Buchhaltungssoftware soll funktionieren – Menschen hingegen wollen kreativ sein, wollen ihr berufliches Wissen und Können einbringen und demonstrieren. Damit Ihre Mitarbeiter sich nicht zurückgesetzt fühlen, damit sie die neue Software akzeptieren und ggf. auch bereit sind, sich auf neue Arbeitsabläufe einzulassen, sollten Sie alle Beteiligten von Anfang an in die Auswahl und Einführung einbeziehen. Beachten Sie dabei auch, dass sich jeder in seinem eigenen Tempo mit der neuen Software vertraut machen muss. Und versuchen Sie, möglichst mehrere Mitarbeiter zu schulen, damit Sie sich auf Dauer nicht von einer oder zwei Personen abhängig machen.
Entscheidungsfindung
Ob es sich also für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, ein Buchhaltungssystem auf eigenen Servern laufen zu lassen, ob Sie besser eine Funktionssoftware, eine Branchensoftware oder eine Servicevariante wählen, lässt sich nicht generell sagen. Grundsätzlich sollten Sie aber von teuren Softwarelösungen absehen, wenn es Ihnen an Mitarbeitern fehlt, die über ein entsprechendes Know-how verfügen oder an Zeit und Mitteln, um durch die Implementierung nicht an finanzielle und geschäftliche Grenzen zu gelangen.
Die genannten Risikofaktoren sollen Sie weder entmutigen noch von notwendigen Umstellungen abhalten. Sie sollen Ihnen helfen, typische Stolperfallen zu erkennen und in Ihre Planung einzubeziehen. Schließlich soll Ihnen Ihr Buchhaltungssystem die Arbeit erleichtern und Sie nicht vor neue Probleme stellen. Dennoch kann es auch nach der Einführung zu Schwierigkeiten kommen, die zuvor nicht absehbar waren. Erinnern Sie sich noch an den Millenniumswechsel und die große Anspannung in vielen Unternehmen, die befürchteten, dass ihre Computeranlagen ausfallen könnten? Die ganz großen Crashs sind zum Glück ausgeblieben, aber kleine Störungen mussten doch behoben werden. Absehbar war dies zuvor für niemanden.
