Papierbelege sortieren und Daten abtippen – solche Tätigkeiten prägten früher den Arbeitsalltag. Heute bestimmen digitale und automatisierte Prozesse die moderne Buchhaltung. Das entlastet nicht nur den Mitarbeitenden, sondern bringt vielfältige Vorteile mit sich. Welche Belegarten auf welche Weise digital bearbeitet werden können, erläutert folgender Beitrag .
Die Buchhaltung ist ein zentrales Element in jedem Unternehmen. Sie stellt wichtige Daten für jede Abteilung bereit. Quantität und Qualität der Daten hängen jedoch stark davon ab, wie die Buchhaltung geführt wird. Im ungünstigsten Fall werden nur die allernötigsten Daten geliefert, im optimalen Fall dagegen umfassende und aussagekräftige Informationen. Letzteres wird heutzutage immer wichtiger, denn die Anforderungen an das Rechnungswesen steigen laufend – sowohl intern im Hinblick auf ein aussagekräftiges Reporting als auch extern seitens der Finanzverwaltung.
Warum moderne Buchhaltung?
Der Fachkräftemangel macht auch vor den Finanzabteilungen nicht halt. Qualifiziertes Personal für das Rechnungswesen ist immer schwieriger zu finden. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Mitarbeitenden nicht mit automatisierbaren Tipparbeiten oder anderen manuellen Tätigkeiten zu belasten. Das blockiert nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern führt häufig dazu, dass aus Zeitmangel nur die allernötigsten Daten erfasst werden. Die Folge: Die Datenbasis für ein aussagekräftiges Reporting fehlt.
Was versteht man unter moderner Buchhaltung?
Moderne Buchhaltung nutzt Software-Anwendungen, um manuelle, papierbasierte Prozesse in der Buchhaltung zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Lästige und stupide Routineaufgaben werden dabei von der Software übernommen. Dem Mitarbeitenden kommt dabei immer stärker eine kontrollierende und steuernde Funktion zu.
Die Vorteile einer modernen Buchhaltung zahlen sich auch beim Jahresabschluss aus. Dieser ist in der Regel ein „Großprojekt“: Konten abstimmen, Jahresbuchungen oder Abgrenzungen erfassen oder vom Vorjahr auflösen, Belege für die Steuerberatungskanzlei zusammenstellen – all das erfordert Zeit. Eine moderne Buchhaltung unterstützt den Mitarbeitenden kontinuierlich bei allen Aufgaben im laufenden Jahr, so dass der Jahresabschluss seinen Schrecken verliert.
Die Umstellung auf eine digitale und automatisierte Buchhaltung ist in jedem Fall empfehlenswert. Eine cloudbasierte Buchhaltung bietet zusätzliche Vorteile. Sie ist zum Beispiel standortunabhängig und sicher überall verfügbar, auch im Homeoffice und unterwegs.
Der Umstieg auf eine moderne Buchhaltung erfordert zu Beginn einen gewissen Zeitaufwand – allerdings rechnet sich dieser schon bald dank korrekter, automatisiert erstellter Daten mit einem wesentlichen Mehrwert.
Moderne Buchhaltung: Beispiele für unterschiedliche Belegarten
Was bedeutet moderne Buchhaltung konkret im Arbeitsalltag? Wo genau und bei welche Belegarten unterstützt sie? Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.
Import der Bankbuchungen
Eine schnelle und einfache Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen, ist der Import von Bankbuchungen. Die Standardformate für elektronische Kontoauszüge (MT940 bzw. camt.053) können von jeder Bank bereitgestellt und von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden.
Damit entfällt die Tipparbeit, Fehler sowie Fehlersuche werden vermieden und viele Bankbuchungen können automatisch zugeordnet und verbucht werden. Eine automatische Erkennung von Empfänger oder Auftraggeber bzw. den Rechnungsnummern ist eine Standardfunktionalität, über Importregeln können individuelle Zuordnungen ergänzt und automatisiert werden.
Durch den geringen Zeitaufwand kann die Bankverbuchung tagaktuell gehalten werden, so dass Vertrieb, Kundenservice, Fakturierung und Management jederzeit sehen können, welche Kunden pünktlich zahlen oder wo sich Außenstände sammeln. Ein schnelles und zeitgerechtes Mahnwesen erhöht die Chancen auf die Werthaltigkeit von Forderungen immens, so dass die Kosten für Forderungsausfälle minimiert werden.
Digitale Eingangsrechnungen
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist mit einer geeigneten Software einfach aufzusetzen, reduziert Kosten sowie Zeitaufwand und bringt viele Vorteile:
- Die Rechnungen sind sofort mit dem Eingang zentral im System vorhanden – das Suchen oder Nachfragen bei Freigeber:innen entfällt
- Die OCR-Erkennung sorgt dafür, dass die Rechnungsdaten automatisch sofort verfügbar sind (z.B. Lieferant:in, Rechnungsdatum, Summe uvm.)
- Die vom OCR erkannte UStID kann automatisch auf Gültigkeit geprüft und dokumentiert werden, um den Vorsteuerabzug abzusichern
- Rechnungsduplikate werden sofort erkannt und verhindern die doppelte Verarbeitung oder sogar Zahlung von Rechnungen
- Berechtigte Personen können jederzeit die Rechnungen digital einsehen – Suchen, Kopieren,
Versenden usw. sind nicht mehr nötig - Für den Jahresabschluss entfällt die gesamte Bereitstellung und Übermittlung, da der Steuerberatungskanzlei direkter Zugriff gewährt werden kann
Ausgangsrechnungen
Sobald eine Ausgangsrechnung korrekt erstellt wurde, sind in zeitgemäßen Abrechnungsprogrammen automatisch alle zur Verbuchung nötigen Informationen vorhanden. Dazu zählen zum Beispiel Debitorennummer, Rechnungsdatum, Beträge, Umsatzsteuer und Erlöskonten (je nach Einrichtung vom Produkt oder der Umsatzsteuer-Zuordnung).
Erfolgen Buchhaltung und Fakturierung im gleichen Programm, genügt zur automatischen Verbuchung ein Knopfdruck oder eine entsprechende Automatik-Einstellung.
Erfolgt dies in unterschiedlichen Programmen, können die Daten über Standard-csv-Schnittstellen oder XML-Rechnungen (z.B. XML-Formate wie ebInterface, ZUGFeRD, XRechnung etc.) übertragen werden.
Sonstige Belege
Auch für andere Belegarten lässt sich eine automatisierte oder zumindest digitale Verarbeitung einrichten.
Lohnabrechnung
Programme zur Lohnabrechnung verfügen in der Regel über eine Möglichkeit, die Lohnbuchungen in eine Standard-csv-Datei auszugeben, sodass diese – nach einmaliger Hinterlegung mit den gewünschten Konten – auf Knopfdruck in Sekunden verbucht ist.
Reise- und Fahrtkosten
Bei Reise- und/oder Fahrtkosten erfolgt meist auch schon eine Erfassung, die zur automatisierten Kontierung genügt. Sobald der Mitarbeiter (mit hinterlegtem Fibu-Konto) die Kostenart (KM-Geld, Nächtigung, Fahrttickets, Bewirtung etc.) sowie Betrag und Umsatzsteuersatz erfasst, lassen sich – sofern das Erfassungsprogramm nicht automatisch kontiert – mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. Microsoft Excel) die Buchungen erzeugen. Alternativ können diese eingescannt werden, so dass durch die OCR-Auslesung bereits die meisten Daten vorhanden sind und nur mehr geprüft bzw. ggf. ergänzt werden müssen.
Kreditkarten und andere Zahlungsmittel
Über den Online-Zugang zum jeweiligen Zahlungsmittel lassen sich die Daten in der Regel problemlos als csv-Datei exportieren, so dass diese entweder direkt oder über eine Excelvorlage importiert werden können.
Bei eingehenden Zahlungen über Kreditkarte oder Zahlungsdienstleister empfiehlt sich häufig die Verwendung der Bankdatenimportfunktion, um die Zuordnung und Kontierung sowie die Disagio-Verbuchung automatisch vornehmen zu lassen.
Viele Webshops verfügen über optionale Module, die sowohl die Ausgangsrechnungen als auch die vom Webshop ausgelösten Zahlungen kontieren und direkt für die Buchhaltung als Standard-csv-Datei zur Verfügung stellen.
Moderne Buchhaltung: Vorteile
Die moderne Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich:
- Hohe Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung
- Tippfehler werden vermieden (dadurch entfällt auch die Zeit für Korrekturen)
- Durch die Aktualität der Buchhaltung können mögliche Skonti genutzt und Mahngebühren vermieden werden
- Da der Aufwand für das Tippen entfällt, können viel mehr Informationen verarbeitet werden wie z.B. Kostenstellen, Projektkostenstellen, Kostenträger – dies ermöglicht ein viel genaueres und aussagekräftiges Reporting
- Steht dem Vertrieb der aktuelle Zahlungsstatus der Debitoren zur Verfügung, wird vermieden, dass unabsichtlich weitere Lieferungen oder Leistungen an Kund:innen mit Liquiditätsproblemen erfolgen.
- Die Steuerberatungskanzlei kann durch eine Zugriffsermächtigung viel rascher und genauer auf Fragen und Anliegen reagieren. Der Aufwand zur Daten- und Belegbereitstellung sowie zur Klärung von Fragen minimiert sich für den Jahresabschluss
- Durch aktuelle, vollständige und verknüpfte Daten stehen dem Management jederzeit aussagekräftige Auswertungen und Zahlen zur Verfügung, so dass rasche und zielgerichtete Maßnahmen ermöglicht werden
- Das Mahnwesen kann bei Zahlungsverzug rasch reagieren und Maßnahmen treffen, was die Chancen auf Werthaltigkeit wesentlich erhöht. Dies erspart die immens hohen Kosten von Forderungsausfällen – diese können je nach Branche und Gewinnspanne das bis zu 50-fache des ursprünglichen Rechnungsbetrages betragen.
So können Sie mit moderner Buchhaltung starten
Erstellen Sie als ersten Schritt eine Liste Ihrer Belegarten und prüfen Sie, woher die jeweiligen Daten bzw. Belege kommen. Wählen Sie anschließend eine Belegart aus, mit der Sie starten möchten. Besonders geeignet sind hierfür die Ausgangsrechnungen, da deren Verarbeitung die Basis für die Bank-Verbuchung darstellt. Ist die Digitalisierung oder Automatisierung des ersten Belegkreises abgeschlossen, fahren Sie mit der nächsten Belegart fort. So digitalisieren Sie nach und nach die Buchhaltung in Ihrem gewünschten Tempo. Ziel ist Ihre größtmögliche Entlastung beim Umgang mit allen Belegarten.
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