Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit
Viele Jahre war die Buchhaltung in Unternehmen das Stiefkind der Verwaltung. Doch inzwischen setzt ein Umdenken ein. Einen großen Beitrag dazu leisten auch Buchhaltungsprogramme, die eine Verarbeitung der kaufmännischen Zahlen ohne umfangreiche Vorkenntnisse ermöglichen. Das erleichtert die die Steuerung der Geschäfte und spart Kosten.
Die wichtigsten Funktionen eines Buchhaltungsprogrammes
Eine Buchhaltungssoftware wird eingesetzt, um alle Geschäftsvorfälle auf die dafür vorgesehenen Sachkonten des Rechnungswesens zu buchen. Damit wird die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung gelegt. Üblich ist eine Offene-Posten-Buchhaltung inklusive Mahnwesen. Betrieben mit vielen Barvorgängen erleichtert ein Kassenbuchmodul die Buchführung. Die Buchhaltungssoftware sollte außerdem eine Elster-Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung sowie eine Anlagenbuchhaltung enthalten. Auch eine Anbindung an das Online-Banking erleichtert die Arbeit. Ein umfangreiches Auswertungs- bzw. Reportingmodul rundet eine gute Software ab.
Der Softwaremarkt ist groß
Die meisten Buchhaltungsprogramme sind für bilanzierungspflichtige Unternehmen entwickelt. Kleine Gewerbetreibende oder Freiberufler, die ihren Gewinn mit Hilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, benötigen eine speziell dafür geeignete Software. Betriebe, in denen die Buchhaltung von mehreren Mitarbeitern erledigt wird, benötigen eine Mehrplatz- bzw. eine netzwerkfähige Version. Bei beratenden Firmen oder Dienstleistern dagegen müssen Programme oft mandantenfähig sein, also mehrere Buchhaltungen parallel bearbeiten können. Nicht zuletzt ist das genutzte Betriebssystem des Computers bzw. des Servers wichtig. Die meisten Programme laufen unter Windows, für den Mac gibt es nur wenige Versionen. Großes Entwicklungspotenzial sehen die Experten im Moment in Cloud-gestützter Software. Hier werden alle Daten nur noch online gespeichert.
Auch bei der Software steckt der Teufel im Detail. Viele Programme werden als Download oder als CD angeboten (oft als Lizenz mit monatlichen oder jährlichen Gebühren). Über regelmäßige Updates sichert der Anbieter die Aktualität der Software. Hierbei punkten vor allem Branchenführer wie DATEV und wir von der Scopevisio AG als Cloud-Dienst. Kleine Anbieter verkaufen oft Jahresversionen der Programme. Diese sind zwar deutlich günstiger, müssen aber auch jedes Jahr neu gekauft werden.
Vor der Einführung der Software lohnt es sich, die Kosten genau zu kalkulieren. Neben Preis oder Lizenzgebühren können Installationsgebühren entstehen, außerdem könnten Kosten für die Updates anfallen. Die Nutzer müssen geschult werden, in der Einführungsphase muss ein größerer Zeitbedarf für die Buchhaltung eingeplant werden.
Beispiele für Buchhaltungssoftware inkl. Kosten (Stand Dezember 2014)
Gewerbetreibende und Freiberufler können Buchhaltungssoftware schon für unter 50 Euro Preis erwerben, zum Beispiel von Lexware die Version „Büro easy“ oder für die Einnahmenüberschussrechnung „Büro easy start“. Die Lexware-Software aus dem Hause Haufe ist als Jahresversion für unter 50 Euro erhältlich. Diese enthält alle wichtigen Funktionen und kann auch von Einsteigern bewältigt werden.
Etwas mehr Komfort bietet der „Lexware Buchhalter“. Diese Software ist vor allem für Unternehmen geeignet, in denen sich Mitarbeiter um die Buchhaltung kümmern. Die Jahresversion kostet ca. 170 Euro. Mehrstufiges Mahnwesen, Bankingmodul und DATEV-Schnittstelle sind enthalten, womit der komplette Jahresabschluss erstellt werden kann.
In Betrieben des Mittelstandes wird inzwischen häufig DATEV-Software, zum Beispiel „DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen“ eingesetzt. Hiermit kann die Buchhaltung online ohne Zeitverlust an das Steuerbüro gesendet werden. Kostenstellenrechnung und ein umfangreiches Berichtswesen sind in der DATEV-Software integriert. Je nach Umfang der eingesetzten Software ist diese ab 20 Euro monatlich erhältlich. Für die Installation der Software und der Updates empfiehlt sich jedoch Hilfe vom Profi. Auch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist in diesem Fall zwingend notwendig.
Alle zukunftsorientierten Unternehmen die ihre Buchhaltung mit Hilfe einer Cloud-Software erledigen möchten, sollten sich die Buchhaltungssoftware von Scopevisio anschauen. Das Buchhaltungsprogramm eignet sich auch für Anwender mit verhältnismäßig geringen Vorkenntnissen im Thema Buchführung. Außerdem entfällt die komplizierte Übergabe der Daten an den Steuerberater, denn durch seinen eigenen Zugang kann er jederzeit auf alle Buchungen zugreifen. Diese Software eignet sich auch für Mac-Nutzer und wird für monatliche Lizenzgebühren ab 20 Euro zur Verfügung gestellt.
Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware kann der Steuerberater bzw. seine Mitarbeiter helfen, denn er kennt die Anforderung an das Rechnungswesen des Unternehmens sehr gut. Er unterstützt auch bei der Eingabe aller Stammdaten des Betriebes und bei der Anbindung notwendiger Schnittstellen wie zum Beispiel zu DATEV-Software, welche dann abschließend die Steuererklärung aus der laufenden Buchführung generiert.
