Die GoBD legen fest, welche Anforderungen eine Software-gestützte Buchführung erfüllen muss, damit die Finanzämter sie akzeptieren. Manche Unternehmenssoftware macht es den Anwendern leicht, weil das Kassenbuch bereits „ab Werk“ die GoBD beachtet. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Ihre Kasse GoBD-konform machen können.
Taggenau erfassen
Das ist das Einzige, was Ihnen die Software nicht abnehmen kann: Laut den GoBD sollen Bargeschäfte taggenau aufgezeichnet werden.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Sie haben eine Kasse, in der Sie Ihre baren Geld-Ein- und -Ausgänge festhalten. Nach dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gehört zu jeder Kassenbewegung auch eine Rechnung oder Quittung.
Wenn Sie in Ihrer Software eine Kassenbewegung eingeben, sollte diese Ihnen ermöglichen, aus einer übersichtlichen Liste auszuwählen, welche Art von Bewegung dies ist. Tanken, Porto, Barverkauf, Reisekosten, Privateinlagen oder –entnahmen, alles sollte bereits fix und fertig mit Gegenkonto im Programm angelegt sei. Natürlich ist es wichtig, dass Sie auch eigene Geschäftsvorfälle eingeben können.
Anschließend verknüpfen Sie den zugehörigen Beleg.
Bei einem Geldausgang laden Sie diesen entweder aus einem Dokumentenmanagementsystem oder von Ihrem Computer hoch. Das geht mit einem einzigen Knopfdruck. Haben Sie einen Papierbeleg, können Sie diesen scannen oder einfach abfotografieren, z. B. mit Ihrem Smartphone.
Bei einem Geldeingang müssen Sie selbst eine Quittung ausstellen. Im Idealfall können Sie diese einfach mit einem Klick in der Kassen-Anwendung ausgeben.
Und die GoBD?
Im Prinzip haben Sie damit die Anforderungen des Finanzamtes bereits erfüllt:
Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer) muss die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können. Das gelingt dem Prüfer mit einem Blick in die Aufzeichnungen in Ihrer virtuellen Kasse.
Wahrheit, Klarheit, fortlaufende Aufzeichnung
Durch die vordefinierten Geschäftsvorfälle und die laufende Nummerierung, die eine professionelle Software vergibt, ist das kein Problem.
Auf die taggenaue Aufzeichnung wurde bereits hingewiesen. Diese ist in der Software so schnell und einfach zu erledigen, dass niemand deswegen mehr Überstunden machen muss.
Kassensturzfähigkeit
Kassensturz bedeutet, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs (die Aufzeichnungen in der Software) jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann (Inhalt Ihrer Geldkassette o.ä.). Die Software sollte Ihnen also ermöglichen, für ein Kassenblatt jederzeit auf Knopfdruck einen Kassensturz durchzuführen.
Unveränderbarkeit
In dem Moment, da Sie einen Beleg in den Speicher Ihrer Kassensoftware hochgeladen haben, sind Sie auf der sicheren Seite: In einer entsprechend zertifizierten Anwendung werden Belege und die zugehörigen Kassenbucheinträge garantiert unverändert bewahrt. Jede Bearbeitung wird protokolliert und sollte etwas verändert werden, so wird der Originalbeleg nicht überschrieben, sondern eine neue Version gespeichert.
Aufbewahrungspflicht
In einem deutschen Cloud-Speicher, hinter dem ein hochsicherer Server steht, bleiben die Belege zehn Jahre lang frisch wie am ersten Tag. In einem Aktenschrank ist das nicht unbedingt der Fall. Erinnern Sie sich noch an die alten Fax-Dokumente auf Thermopapier, die nach einem halben Jahr nicht mehr lesbar waren? Auf diese Weise machen Sie Ihre Kassen GoBD-konform.
Was sind die GoBD?
Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung – Digital, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen. Mehr Informationen über die GoBD finden Sie in den Ratgeber-Artikeln Was sind die GoBD?, 6 Anforderungen der GoBD, GoBD-Verfahrensdokumentation und Datenbereitstellung für das Finanzamt.
Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist.
Welche weiteren Anforderungen gibt es?
Im März 2016 brachte das BMF einen Gesetzesentwurf auf den Weg, der Kassenmanipulationen zukünftig einen Riegel vorschieben soll. Der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung, die vom BSI zertifiziert sein muss, wird dann verpflichtend.
Alte Registrierkassen müssen spätestens bis 31.12.2016 aus dem Verkehr gezogen werden.
