Fahrtenbücher in Firmen
Wenn Firmen Dienstwagen führen, wird durch einen Fuhrparkleiter für jedes der Fahrzeuge ein Fahrtenbuch geführt, um den Überblick über die Fahrtkosten zu behalten. Moderne elektronische Fahrtenbücher sind mit GPS und Diebstahlsicherung gekoppelt, was die Kontrolle wesentlich erleichtert. Es kann an Firmen und Einzelpersonen auch eine behördliche Auflage zum Führen eines Fahrtenbuchs erteilt werden, wenn es Verkehrsverstöße gab. Die Grundlage hierfür bildet der § 31 a der Straßenverkehrszulassungsordnung.
Steuerliche Abrechnung nach Fahrtenbuch
Wenn ein Unternehmen Fahrzeuge gleichzeitig dienstlich und privat nutzt beziehungsweise seinen Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung stellt, welche diese auch privat nutzen können, ist hinsichtlich der Besteuerung eine Abrechnung nach Fahrtenbuch oder nach der 1-Prozent-Regelung möglich. Dasselbe trifft auf selbstständige Gewerbetreibende zu, die ihr Fahrzeug privat und dienstlich nutzen. Bei der 1-Prozent-Regelung (der Pauschalierungsregelung) wird pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges monatlich versteuert. Bei Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen gestellt bekommen und diesen für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte nutzen, sind zusätzlich 0,03 Prozent als geldwerter Vorteil anzusetzen. Diese Regelung ist besonders bei jüngeren, hochwertigen Fahrzeugen mit einem relativ geringen privaten Nutzungsanteil für den Steuerpflichtigen meist nachteilhaft. Daher empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuchs, bei dem die tatsächlich gefahrenen Kilometer als geldwerter Vorteil berechnet werden. Selbstständige können die 1-Prozent-Regelung nur anwenden, wenn sie das Fahrzeug überwiegend, das heißt mehr als 50 Prozent, dienstlich nutzen. Mit einem Fahrtenbuch wird der dienstliche und private Anteil der Fahrten genau ermittelt und nach der Maßgabe von § 6 Absatz 1 des Einkommenssteuergesetzes abgerechnet.
Führung des Fahrtenbuchs
Das Fahrtenbuch kann auf Papier oder elektronisch geführt werden. Entscheidend hierbei ist, dass es zeitnah und lückenlos geführt wird und nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können. Das stellt an papierne Fahrtenbücher lediglich die Anforderung, dass sie geschlossen (gebunden) mit fortlaufender Seitennummer vorliegen, bei elektronischen Fahrtenbüchern ist die Manipulationsgefahr größer. Andererseits bieten elektronische Fahrtenbücher so große Vorteile, dass sie gern verwendet werden. Es haben sich Ende 2011 einige finanzamtssichere Softwarelösungen etabliert, die kostenpflichtig sind. Von kostenlosen Lösungen wird im November 2011 abgeraten, diese erfüllen offensichtlich noch in keinem Fall die strengen Anforderungen an die Datensicherheit. Die Daten müssen so gespeichert werden, dass niemand mehr imstande ist, nachträgliche Veränderungen vorzunehmen. Die zwingenden Angaben im Fahrtenbuch sind:
- Datum
- Kilometerstand Fahrtbeginn
- Kilometerstand Fahrtende
- Gesamtkilometer
- Orte von Fahrtbeginn und -ende
- Zweck der Fahrt
- Angetroffene Ansprechpartner (bei Dienstfahrten)
- Fahrer
Andere Unterlagen sind als Ergänzung eines Fahrtenbuches nutzlos, dieses muss vollumfänglich die geforderten Angaben enthalten.
