Viele Unternehmen verschenken Zeit und Geld bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei sind diese ein idealer Kandidat für Digitalisierung. Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist der „Point of Digitalization“, der Dreh- und Angelpunkt, an dem Sie ansetzen sollten, wenn Sie Digitalisierung gewinnbringend für Ihr Unternehmen nutzen möchten.
Was ist eine E-Rechnung?
Ganz einfach, eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, meistens im PDF-Format. In Ihrem Unternehmen kommt vermutlich ein Teil der Rechnungen bereits in elektronischer Form an, zum Beispiel als E-Mail-Anhang. Andere Rechnungen gelangen immer noch in Papierform in Ihren Briefkasten.
Gegenwärtig sieht es so aus, dass viele Betriebe elektronische Rechnungen ausdrucken und papiergebunden weiterverarbeiten.
Wir schlagen genau den umgekehrten Weg vor: die Papierrechnungen einzuscannen und damit zu digitalisieren. Warum? Weil Sie digitale Rechnungen auch digital weiterverarbeiten können. Laut einer Studie von Billentis spart Ihnen dies 70 Prozent Aufwand im Vergleich zur papiergebundenen Rechnung.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsverarbeitung?
E-Rechnungen hochladen
Zunächst ist es wichtig, dass Ihre E-Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch Ihrer Buchhaltung gelangen. Das lässt sich heute sehr einfach bewerkstelligen, besonders, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware wie Scopevisio verwenden.
Denn hier haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten:
- Sie senden Ihre E-Rechnungen (gerne auch mehrere auf einmal) per E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse, die Ihnen das Scopevisio-System automatisch einrichtet. (Übrigens können das auch Ihre Lieferanten tun; geben Sie diesen einfach die Scopevisio-E-Mail-Adresse.) Dadurch werden Ihre Rechnungen automatisch in das Dokumentenmanagementsystem Teamwork hochgeladen und in Ihrem digitalen Rechnungseingangsbuch gespeichert.
- Sie verbinden einen Ordner in Ihrem Windows-Explorer mit der Eingangsrechnungssammlung von Scopevisio. Zukünftig müssen Sie nur noch Ihre E-Rechnungen in den lokalen Ordner auf Ihrem Computer ablegen, der Upload in Scopevisio erledigt sich von selbst.
- Die beiden vorgenannten Methoden funktionieren übrigens auch mit einem Scanner hervorragend: Scannen Sie papiergebundene Rechnungen einfach in einen Ordner hinein, der mit Scopevisio verbunden ist oder senden Sie gescannte Rechnungen mit der Scan-to-Email-Funktion an die spezielle E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen in Scopevisio.
- Sie markieren die Rechnungen auf Ihrem Computer und ziehen sie in die Teamwork-Sammlung „Eingangsrechnungen“ oder direkt in einen Bereich des in der Anwendung geöffneten Rechnungseingangsbuchs.
- Sie importieren die E-Rechnungen, indem Sie in Scopevisio auf eine Schaltfläche klicken. Wie Sie das wahrscheinlich von Online-Speichern wie Google Drive oder Dropbox gewohnt sind, öffnet sich ein Fenster zum Dateisystem Ihres Computers und Sie wählen dort die Rechnungen aus.
Automatische Volltexterkennung und Belegstempel
Scopevisio liest während des Hochladens den Inhalt Ihrer Belege mit einer leistungsfähigen OCR-Volltexterkennung aus. Fortan „weiß“ Ihre Anwendung schon viele Details der Eingangsrechnung. Mehr noch: Die Rechnung erhält einen Eingangsstempel, auf dem später auch alle weiteren Stationen, die sie durchläuft, dokumentiert werden.
Rechtssichere, GoBD-konforme Verarbeitung
Gleichzeitig protokolliert die Software ab dem Moment des Hochladens, was mit jeder einzelnen Rechnung geschieht. Die Verarbeitung wird damit nicht nur transparent, sondern auch rechtssicher. Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung mit digitalen Systemen) verlangen, dass digitale Rechnungen revisionssicher gespeichert werden. Außerdem sollen alle Geschäftsvorfälle in Ihrer Software dokumentiert und nachvollziehbar sein – das ist hier gewährleistet!
Wo bleiben die Einsparungen?
Bisher hatten Sie mehr Arbeit als Vergnügen mit Ihren E-Rechnungen, auch wenn sich der Aufwand durch die geschilderten Automatismen in engen Grenzen hält. Und Ihnen immerhin bereits den Aufwand spart, Papierbelege durchs Haus zu tragen.
Doch jetzt fängt der Spaß an, jetzt erschließen Sie die Effizienzpotenziale der Digitalisierung.
Workflows und Automatisierungen für E-Rechnungen
Jede eingehende Rechnung muss sachlich und formal geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden, bevor sie überwiesen wird.
Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, wenn man ihn manuell und papiergebunden erledigt, ein schneller und sicherer, wenn er komplett digital in der Software abgewickelt wird.
Schnellere Durchlaufzeit
Beschleunigt wird der Prozess durch digitale Übermittlung und Workflows. In Scopevisio können verschiedene Workflows für E-Rechnungen hinterlegt werden. Was bedeutet das? Ganz einfach, der zuständige Bearbeiter für die Prüfung bekommt die hochgeladene Rechnung sofort in seinen digitalen Eingangskorb.
Scopevisio hat beim Upload z. B. den Namen des Lieferanten erkannt. In der Software wurde Sachbearbeiter Müller als zuständiger Bearbeiter angegeben. Also geht die Rechnung an Herrn Müller. Sobald dieser seinen Prüfvermerk gesetzt hat, landet die Rechnung auch schon beim Freigabe-Berechtigten.
Angenommen, dieser ist der Geschäftsführer, der zurzeit auf Kundenbesuch in Tokio weilt. Mit der Rebu-App von Scopevisio (Rebu steht für Rechnungseingangsbuch) kann er Rechnungen bequem und ohne Zeitverzug von unterwegs freizeichnen. Einfach per Mausklick, nicht in einer unhandlichen Unterschriftsmappe.
Postwendend geht die Rechnung in die Buchhaltung, wo ihre Daten in die Buchungsmaske übernommen werden. Sie kann auch automatisiert gebucht werden; alles, was die Buchhalterin zu tun hat, ist die Buchungsvorschläge von Fällen zu prüfen, bei denen sich das System nicht ganz sicher ist.
Die anschließende Überweisung erfolgt im Rahmen eines gleichfalls automatisierten Rechnungslaufs, oder auch vorab, wenn es gilt, Skonto auszunutzen.
Mehrere unabhängige Studien haben nachgewiesen, dass dieses Vorgehen im Vergleich zur manuellen Rechnungsbearbeitung rund 70 Prozent Aufwand spart.
Sicherere Verarbeitung
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Zahlendreher, kleine Versäumnisse, Belege werden in den verkehrten Hauspostumschlag gesteckt, die Vertretung weiß nicht, wer zuständig ist, der Lehrling zeichnet die Rechnung frei. Ganz zu schweigen davon, dass meist mehrere Abteilungen und Hierarchie-Ebenen in den Eingangsrechnungsprozess eingebunden sind.
So kommt es, dass Rechnungen bei herkömmlicher Bearbeitung nicht selten mehrere „Runden drehen“. Oder im Eingangskörbchen einer Person, die gerade in ein Sabbatjahr gegangen ist, liegen bleiben.
Selbst wenn alles reibungslos vonstatten geht, kann die Bearbeitung Tage dauern und bis dahin ist die Skontofrist verstrichen.
Die elektronische Rechnungsbearbeitung erspart Ihnen diese Probleme. Die Eingangsrechnungs-Workflows von Scopevisio gewährleisten, dass Rechnungen den vorgeschriebenen Pfad einhalten. Die Volltexterkennung erspart Erfassungsaufwand, auch beim Buchen. So können keine Zahlendreher passieren. Stupide und lästige Arbeiten werden eliminiert oder minimiert. Und ganz nebenbei ist dies der entscheidende Schritt hin zu einer gewinnbringenden Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Fazit
Lieferantenrechnungen gehen heute teils als PDF, teils papiergebunden ein. Mit ein paar einfachen Handgriffen und Einstellungen können Sie die Papierbelege scannen und alle Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio laden.
Von dort aus lassen sich Prüf- und Genehmigungsprozesse und die anschließende Buchung voll digital abwickeln. Workflows geben Ihnen Sicherheit und ermöglichen Automatisierungen. Die digitale Verarbeitung ist um ein vielfaches schneller als herkömmliche Prozesse – und sie gibt Ihnen Rechtssicherheit.
