Die Finanzbuchhaltung – Kernstück des Rechnungswesens

Finanzbuchhaltung – Definition

Salopp gesagt versteht man unter Finanzbuchhaltung (kurz: Fibu) “die” kaufmännische Buchhaltung schlechthin. Sie ist der Teil des betrieblichen Rechnungswesens, in dem alle Geschäftsvorfälle, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, dokumentiert werden.

Die Finanzbuchhaltung erfasst diese Geschäftsvorfälle auf Konten. Auf dieser Grundlage stellt das Unternehmen seine Bilanz auf und ermittelt sein Ergebnis – also den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres oder der Periode. Auch die Steuererklärung basiert auf der Finanzbuchhaltung.

Abgrenzung zu anderen Buchhaltungen

Während die Finanzbuchhaltung im engeren Sinn die Hauptbuchhaltung betrifft, existieren noch andere Nebenbücher, die ebenfalls in die Fibu einfließen.

Dazu gehören z.B. die Anlagenbuchhaltung (Anbu), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Materialbuchhaltung bzw. Lagerwirtschaft, die Kontokorrentbuchhaltung mit Bezug auf Kunden und Lieferanten, Kassenbücher und dergleichen mehr.

Die Finanzbuchhaltung dient der externen Rechnungslegung, insbesondere auch gegenüber den Finanzbehörden. Eine interne Berichtsfunktion kommt daneben der Kosten- und Leistungsrechnung zu.

Grundbuch und Hauptbuch

Im Grundbuch – auch Journal – werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch aufgezeichnet. Dabei werden mindestens Betrag, Buchungstext, Belegnummer, angesprochene Konten, Steuersatz und Buchungsdatum hinterlegt. Diese Buchungen werden anschließend auf den Sachkonten im Hauptbuch zusammengefasst.

Erfolgskonten und GuV

Neben den Sachkonten existieren die Erfolgskonten. Auf diesen werden Aufwendungen und Erträge gebucht, die in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden.

Kontenrahmen

Die kaufmännische Buchführung ist stark reglementiert und standardisiert. In den meisten Fällen wird ein Kontenrahmen der DATEV verwendet und eventuell an die betrieblichen Erfordernisse angepasst. Für Wirtschaftsunternehmen haben sich die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eingebürgert, wobei “SKR” für “Standardkontenrahmen” steht.

Daneben existieren noch andere Kontenrahmen, etwa für die Buchführung von Vereinen, Ärzten oder anderen Entitäten mit besonderen Anforderungen.

Ziele der Finanzbuchhaltung

Das erste und wichtigste Ziel der Fibu ist die ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle des Unternehmens. Diese muss in Form und Inhalt den einschlägigen Gesetzen und Regelungen entsprechen. Die Buchführung muss vollständig, richtig, nachvollziehbar und zeitgerecht sein.

Zweitens ist die Fibu maßgeblich für die Gewinnermittlung des Unternehmens. Der Gewinn interessiert nicht nur den Unternehmer, sondern auch das Finanzamt: Auf Basis der Gewinnermittlung müssen Einkommenssteuern abgeführt werden.

Auch die Umsatzsteuerlast wird anhand der Finanzbuchhaltung ermittelt. Vereinnahmte Umsatzsteuern und gezahlte Vorsteuern werden für die jeweilige Steuerperiode saldiert und die Differenz an das Finanzamt abgeführt. Eine Buchhaltungssoftware führt alle Berechnungen selbsttätig aus und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung per Knopfdruck über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt.

Die Finanzbuchhaltung verschafft dem Management, dem Controlling und den Anteilseignern einen Überblick über die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens. Ohne diesen Überblick wäre keine Unternehmenssteuerung denkbar.

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung laufen die beiden Hauptprozesse des Unternehmens zusammen, die sich in Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen manifestieren.

Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge

Die Rechnungen, die das Unternehmen selbst stellt, werden heute zumeist über ein Faktura-Programm erstellt und vorkontiert in die Finanzbuchhaltung eingespielt. Ist das Faktura-Programm in die Buchhaltungssoftware integriert, buchen sich die Rechnungen sozusagen von selbst ein. Mit ein wenig Vorbereitung können ganze Rechnungsläufe automatisch versendet und gebucht werden, einschließlich Lastschrifteinzug.

Wenn die Kundenzahlung auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird, kann der Zahlungseingang als Gegenbuchung erfasst werden. Auch diese Aufgabe kann von einer Buchhaltungssoftware erledigt werden. Viele Unternehmen lesen nur noch ihre elektronischen Kontoauszüge ein und die Software macht den Rest.

Ganz gleich, ob die Ausgangsrechnungen automatisiert oder manuell erstellt und gebucht werden; der Vorgang ist schematisch wie folgt:

Das Unternehmen stellt an einen Kunden eine Rechnung. Dabei wird ein Umsatz gebucht und das Debitorenkonto des Kunden belastet, der Buchungssatz lautet per Debitor an Erlöse und an Umsatzsteuer.

Wenn die Zahlung eingeht, wird das Bankkonto belastet und das Debitorenkonto ausgeglichen, der Buchungssatz lautet per Bank an Debitor.

Debitorenkonten sind Personenkonten. Im Hauptbuch werden sie zu einer einzigen Position, den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, zusammengefasst.

Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge

Rechnungen, die das Unternehmen von seinen Lieferanten (Kreditoren) erhält, werden ebenfalls in der Finanzbuchhaltung bearbeitet. Nachdem die Fachabteilung die sachliche Richtigkeit bestätigt und das Management die Zahlungsfreigabe erteilt hat, untersucht der Buchhalter, ob alle formalen Rechnungsbestandteile enthalten sind. Ist das nicht der Fall, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr!

Daran schließen sich die Buchung der Rechnung inklusive Vorsteuer sowie der Zahlungsausgang an.

Auch diese Vorgänge können von einem Buchhaltungsprogramm wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Anhand von in der Software hinterlegten Regeln können Eingangsrechnungen mit minimalem Aufwand gebucht werden. Auch Überweisungsläufe können auf Knopfdruck ausgeführt werden.

Sinngemäß ist der Ablauf spiegelbildlich zum oben geschilderten:

Die Rechnung wird mit dem Buchungssatz per Aufwand und per Vorsteuer an Kreditorenkonto eingebucht.

Beim Zahlungsausgang wird sie mit dem Buchungssatz per Kreditorenkonto an Bank ausgebucht.

Kreditorenkonten sind ebenfalls Personenkonten; sie werden im Hauptbuch zu der Position Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zusammengefasst.

Sind die entsprechenden Steuersätze in der Buchhaltungssoftware hinterlegt, werden die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbuchungen automatisch im Hintergrund erledigt. Gleichfalls wird der Saldo der Personenkonten auf die jeweiligen Sachkonten übertragen, ohne dass der Buchhalter manuell eingreifen muss.

Elektronische Rechnungen

Immer mehr Rechnungen werden elektronisch erstellt. Der Vorteil solcher Rechnungen ist, dass sie nicht nur als PDF existieren, sondern auch ihre Daten in einem fälschungssicheren, maschinenlesbaren Format gleichsam im Gepäck haben. Ein Standard für elektronische Rechnungen heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland).

Doch auch eine Rechnung, die einfach nur als PDF existiert (oder eine gescannte Papierrechnung) ist mit Buchhaltungssoftware mittlerweile gut zu verarbeiten. Fortschrittliche Programme erkennen die Rechnungsbestandteile des elektronischen Dokuments und füllen die Felder der Buchungsmaske entsprechend aus. So sparen elektronische Rechnungen enorm viel Zeit und Arbeit in der Finanzbuchhaltung.

Pflicht zur Finanzbuchhaltung

Die grundsätzliche Buchführungspflicht ist in § 238 HGB und die Pflicht zur Bilanzierung in § 242 HGB geregelt.

Die Größenklassen für Unternehmen sind im Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) festgeschrieben.

Freiberufler und Kleinbetriebe erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung, um ihren Gewinn zu ermitteln. Sie sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit.

In § 241a HGB (“Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars”) heißt es:

“Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden.”

Weitere Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung

Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung sind in einer Fülle von Gesetzen niedergelegt. Dazu zählen unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Einkommensteuergesetz (EStG), das Umsatzsteuergesetz (UStG), das GmbH-Gesetz und das Aktiengesellschaftengesetz (AktGG).

Besondere Bedeutung haben in jüngerer Zeit die GoBD gewonnen. Darin hat das Finanzministerium die Grundsätze für eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung mit digitalen Systemen – sprich Buchführungssoftware – formuliert.

Finanzbuchhaltung in Unternehmensprozesse integrieren

Neben den reinen Buchungsbelegen sind noch viele andere Dokumente und Aufzeichnungen wichtig, um betriebliche Vorgänge nachvollziehen zu können. Dazu gehören Geschäftsbriefe, Verträge, Zeiterfassungssysteme, Kassen und viele andere mehr. Bei einer Betriebsprüfung ist Transparenz und Beweiskraft der Aufzeichnungen oberstes Gebot.

Daher wird es zunehmend wichtig, die Finanzbuchhaltung in die Unternehmensprozesse zu integrieren – in dem Sinne, dass der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Vorgänge gewährleistet ist.

Dieses Erfordernis kann nicht jede Buchhaltungssoftware erfüllen. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte eine Software verwenden, die zumindest auch ein Rechnungsprogramm und eine Archivierungslösung (Dokumentenmanagementsystem) integriert.

Fazit

In der Finanzbuchhaltung werden alle Vorgänge eines Unternehmens, die sich in Geld ausdrücken lassen, dokumentiert. Sie dient der externen Rechnungslegung und internen Information, nicht zuletzt der Gewinnermittlung.

Eine zeitgemäße Buchhaltungssoftware vereinfacht und beschleunigt die Vorgänge in der Finanzbuchhaltung enorm. Darüber hinaus erleichtert sie die Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen.