In der Buchhaltung spielt der Umgang mit Debitoren eine wichtige Rolle – schließlich handelt es sich um Kunden des Unternehmens, die im Begriff sind, unsere Produkte oder Leistungen zu erwerben. Bevor der Kaufpreis vereinnahmt wurde, stellt er eine Forderung unseres Unternehmens gegenüber dem Kunden dar.
In der Debitorenbuchhaltung werden diese Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebucht, die Bonität der Debitoren wird geprüft (diese erhalten gewissermaßen Kredit) und es werden Fälligkeiten in der Offene-Posten-Liste überwacht. Bei Personenkonten mit dem Merkmal Debitorischer Kreditor und Kreditorischer Debitor gelten bestimmte Vorgaben für die Buchhaltung und den Bilanzausweis. Und in der Buchhaltungs- und Berichtssoftware müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, um diese Fälle korrekt abzubilden.
Debitoren – der Normalfall
Debitoren schulden dem Unternehmen Geld, da sie noch nicht alle ihre Rechnungen bezahlt haben. Das Personenkonto eines Debitors hat im Normalfall einen Sollsaldo und dieser wird in der Bilanz unter den „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ausgewiesen.
Das ist z. B. der Fall, wenn ein Unternehmen einem Kunden Ende Dezember für seine Leistung eine Rechnung stellt, die erst im Januar des Folgejahres (nach dem Bilanzstichtag 31.12.) bezahlt wird. Der Debitor erhält so lange Kredit, wobei das Risiko wegen der kurzen Laufzeit jedoch begrenzt ist.
Dieser Kredit wird in der Bilanz als Forderung gegenüber dem Debitor bzw. Kunden ausgewiesen. Dessen Personenkonto weist einen Sollsaldo aus.
Kreditorische Debitoren
Der Sonderfall „Kreditorischer Debitor“ tritt ein, wenn Debitoren am Ende des Geschäftsjahres einen Habensaldo aufweisen. Sie müssen in der Bilanz gesondert unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ ausgewiesen werden. Das bilanzierende Unternehmen bezahlt die Leistung erst später und erhält bis dahin Kredit – wiederum mit begrenztem Risiko für den Gläubiger.
Dies geschieht z. B. in dem Fall, dass ein Kunde eine Rechnung für eine Leistung oder einen Artikel bezahlt hat, aber nachträglich aufgrund einer Reklamation vom liefernden Unternehmen Geld zurück erhält. Dieses Geld darf nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht mit anderen offenen Posten verrechnet werden, sondern muss separat ausgewiesen werden. Dies verlangt das „Saldierungsverbot“ nach § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB
Kreditoren – der Normalfall
Kreditoren sind üblicherweise Gläubiger, deren Rechnungen vom Unternehmen noch nicht vollständig beglichen wurden. Das Personenkonto eines Kreditors hat im Normalfall einen Habensaldo und wird unter den „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ausgewiesen. Er gibt dem Unternehmen einen Kredit.
Das ist z. B. der Fall, wenn ein Online-Händler oder Lieferant Ende Dezember einen Artikel liefert und in Rechnung stellt, seine Forderung bzw. der offene Posten aber erst im Januar des Folgejahres (nach dem Bilanzstichtag 31.12.) bezahlt wird.
Das bilanzierende Unternehmen hat also zum Stichtag Schulden beim Kreditor/Lieferanten.
Debitorische Kreditoren
Der Sonderfall „Debitorischer Kreditor“ tritt ein, wenn Kreditorenkonten am Ende des Geschäftsjahres einen Sollsaldo aufweisen. Sie müssen gesondert unter „Sonstige Vermögensgegenstände“ ausgewiesen werden.
Dies geschieht z. B. in dem Fall, dass ein Unternehmen seinem Lieferanten eine Rechnung bezahlt hat, aber nachträglich aufgrund einer Reklamation von diesem Geld erhält. Hier greift analog wie oben erwähnt das Saldierungsverbot nach § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB.
Einstellungen in der Buchhaltungssoftware
In der Praxis werden Forderungen in der Buchhaltung umgegliedert, damit in der Bilanz keine Verbindlichkeiten auf der Aktivseite und keine Forderungen auf der Passivseite zu finden sind.
Eine professionelle Buchhaltungssoftware sollte es jedoch ermöglichen, Sonderfälle abzubilden, ohne dafür Umbuchungen vornehmen zu müssen. Wer häufiger mit solchen Fällen zu tun hat, sollte dies bei der Auswahl des geeigneten Buchhaltungsprogramms berücksichtigen.
