DATEVconnect online ist ein neuer Konnektor für den digitalen Daten- und Belegtransfer zwischen Mandant und Kanzlei. Der Mandant lädt seine Buchungen und Belege mit einer Unternehmenssoftware, die DATEVconnect online unterstützt, direkt in die DATEV-Kanzleisoftware hoch.
Dort kann sie der Steuerberater unmittelbar bearbeiten.
Das Besondere daran: Die PDF-Belege werden vorkontiert übergeben, d. h. mit jeder Buchung erhält der Steuerberater auch den buchungsbegründenden Beleg. Sicher, schnell und vollständig.
Pilotphase ist angelaufen
DATEVconnect online befindet sich derzeit in der Pilotphase. Scopevisio ist in dieser Innovation das DATEV-Partnerunternehmen, das den Fokus besonders auf mittelständische Mandantenunternehmen legt.
Scopevisio bietet Steuerberatern das praktische Mandantenportal und den in der Software angelegten Belegfluss an. Hinzu kommen bemerkenswerte Effizienzgewinne.
Keine aufwändigen Rückfragen mehr
Früher mussten Steuerberater den richtigen Ansprechpartner beim Mandanten ans Telefon bekommen, wenn sie Rückfragen hatten. Akten mussten kopiert und Antworten gefunden werden – ein lästiges und zeitraubendes Verfahren, insbesondere, wenn die zuständige Person nicht greifbar war.
Mit Scopevisio ist es nunmehr möglich, direkt in die digitalen Akten des Mandanten Einblick zu nehmen und durch komfortable Such- und Filterfunktionen sekundenschnell genau die Information zu finden, die gerade benötigt wird. Das spart Arbeitskraft und Aufwand, sowohl beim Berater als auch beim Mandanten.
Zeit- und ressourcensparend
Der Steuerberater entscheidet nun selbst, wann er die Buchhaltung seiner Mandanten abschließen möchte und kann dem erhöhten Arbeitsaufwand am Ende eines Monats entgegen wirken.
Alle Angaben der Mandanten werden automatisch in die DATEV-Buchungsmaske übernommen, wo die Buchungen lediglich bestätigt werden müssen. Die manuelle Erst-Erfassung entfällt vollkommen. Muss eine Vorkontierung ergänzt oder korrigiert werden, hat die Kanzlei alle benötigten Informationen und Belege zur Hand und kann die Buchungen am Bildschirm abgleichen. Dies spart Zeit und Berater sowie Mitarbeiter können ihre Kapazitäten auf die Kernkompetenzen einer Steuerkanzlei konzentrieren.
Das papierlose Büro
Belege müssen nicht mehr kopiert, in Aktenordnern abgeheftet werden und an den Mandanten zurückgegeben werden – der digitalisierte Belegtransfer macht das überflüssig.
Alle Belege der Mandanten werden in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, das strengen Datenschutzgesetzen unterliegt. Sie werden verschlüsselt übertragen und sind für den Berater jederzeit zugänglich. Sie als Berater benötigen Zugriff auf eine Rechnung, die schon vor einigen Monaten verbucht wurde? Kein Problem – anhand von einfachen Suchbegriffen aus dem Textinhalt finden Sie den Beleg innerhalb weniger Sekunden.
Funktionsweise
Ein Beispiel: Der Mandant erstellt eine Rechnung in seiner Unternehmenssoftware. Die notwendigen Angaben – z. B. Rechnungsempfänger, zu berechnende Produkte oder Leistungen, Stückpreis, Zahlungsziel, Mehrwertsteuersatz usw. – sind in der Software hinterlegt. So wird die Rechnung mit minimalem Erfassungsaufwand größtenteils automatisch generiert.
Gleichzeitig werden die Rechnungsdaten in der Abrechnungs-Software bereits vorverarbeitet. Da die Software „weiß“, wer der Rechnungsempfänger ist, kann sie die Buchung vorkontieren. Der elektronische Beleg wird mitsamt dem Buchungssatz über DATEVconnect online in die DATEV-Kanzleisoftware des Steuerberaters überspielt.
So wird die Zusammenarbeit mit dem Mandanten optimiert und der Prozess in der Kanzlei gestrafft. Der Bearbeiter muss nicht länger auf den Austausch von Pendelordnern warten, um die monatliche Buchführung fristgerecht abschließen zu können.
Alle Bewegungen in einer Software
- Ausgangsrechnungen erstellt der Mandant direkt in der Abrechnungs-Software. Dort hinterlegt er nicht nur alle relevanten Daten wie etwa Kunde und Artikel, er erstellt auch die Rechnungsbelege direkt im Programm. Alle Daten und die Belege im PDF-Format werden über DATEVconnect online an die Kanzlei übertragen.
- Eingangsrechnungen werden vom Mandanten eingescannt (soweit sie nicht bereits digital vorliegen) und abgerechnet. Eingangsrechnungen, die als E-Mail Anhang erhalten wurden, können per E-Mail an die Software weitergeleitet werden. Diese Belege werden mit dem DATEV-konformen Standardkontenrahmen vorkontiert und über DATEVconnect online übertragen.
- Kassenbewegungen können mit wenigen Mausklicks eingegeben und anhand von Buchungsvorschlägen vorkontiert werden. Quittungen und eingescannte Ausgabenbelegekönnen diesen zugeordnet werden. Abgeschlossene Kassenblätter werden als Ganzes inklusive der Belege über DATEVconnect online an die Kanzlei übergeben.
Vorteile im Überblick
- Die Daten werden gesichert und vollständig zur DATEV-Kanzleisoftware übertragen.
- Der Mandant liefert GoBD-konform vorbereitete Belege.
- Diese umfassen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbewegungen.
- Die Belege müssen nicht mehr manuell in DATEV zugeordnet werden.
- Bei Rückfragen hat der Steuerberater Zugriff auf relevante Informationen des Mandanten, wie z. B. Vertragsunterlagen. Rückfragen und aufwändiges Suchen entfallen.
- Prüfprotokolle schließen Fehler aus und verbessern die Datenqualität.
- Die von den GoBD geforderte, zeitnahe Buchung und unveränderliche Kassenführung kann realisiert werden.
- Eine komfortable, einfache und qualitätsgesicherte Finanzbuchhaltung wird ermöglicht.
- Kanzleien können besser planen und Bearbeitungsspitzen am Monatsende vermeiden.
- Sie müssen nicht mehr auf Pendelordner warten, um die Buchführung fristgerecht zu erledigen.
- Keine Gefahr des Verlusts, der Beschädigung oder Vertauschung von Belegen.
Die Zeitersparnis durch digitalisierte Abläufe spart Prozesskosten und schafft Raum für mehr Beratungsleistungen. Daraus resultieren Wettbewerbsvorteile und ein Reputationsgewinn.
