Im Prinzip ist die Umsatzsteuer zwar eine Jahressteuer und wird erst mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung definitiv angemeldet. Die Umsatzsteuervoranmeldungen gewährleisten jedoch, dass übers Jahr die Finanzbehörden einen Liquiditäts- und Zinsvorteil und ein geringeres Ausfallrisiko haben, und dass Unternehmen ihre Steuerlast über das Jahr verteilen können, ähnlich wie es auch bei Einkommensteuervorauszahlungen der Fall ist.
Die Umsatzsteuervoranmeldung
Unternehmen müssen monatlich oder vierteljährlich an ihr zuständiges Finanzamt in einer Umsatzsteuervoranmeldung anzeigen, wie viel Umsatzsteuer sie für ihre Lieferungen und Leistungen eingenommen und wie viel Vorsteuer sie für Lieferungen und Leistungen anderer bezahlt haben. Die eingenommene Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer ist der Umsatzsteuerbetrag, der an das Finanzamt für die gegebene Periode zu entrichten ist. Die Erklärung muss am 10. des auf das Ende des Voranmeldungszeitraums folgenden Monats beim Finanzamt vorliegen. Wenn eine Dauerfristverlängerung gewährt wurde, verlängert sich diese Frist um einen Monat auf den 10. des übernächsten Monats.
Soll- oder Ist-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung ist die Umsatzsteuer fällig, wenn die Leistung erbracht wurde, unabhängig davon, ob bereits eine Rechnung gestellt und/oder bezahlt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).
Die Ist-Versteuerung muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn die gestellte Rechnung bezahlt ist. Diese Versteuerungsart kann beantragt werden, wenn bestimmte Umsatzgrenzen unterschritten werden.
Vorsteuer
Die Vorsteuer kann erst abgezogen werden, wenn die Lieferung oder Leistung erbracht ist und die Rechnung vorliegt, unabhängig davon, wann tatsächlich das Geld fließt. Nur bei Anzahlungen ist es erforderlich, dass auch der Anzahlungsbetrag geflossen ist.
Pflichtangaben in Rechnungen
Notwendige Voraussetzung für die Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Berechnung ist die Korrektheit der zugrunde liegenden Rechnungen. Das Finanzamt kann nämlich den Vorsteuerabzug beanstanden, wenn Eingangs- oder Ausgangsrechungen nicht die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG enthalten. Diese gelten für Rechnungen von über 150 Euro brutto, darunter gelten reduzierte Anforderungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.
Diese sind, kurz zusammengefasst:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnunsnummer
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und –befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatt, Skonto)
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers.
Weiterführende Informationen finden Sie in dem Artikel Pflichtangaben in Rechnungen und in dem Artikel Zusammenfassende Meldung.
Voranmeldungszeitraum
Ob ein Unternehmen Monats- oder Quartalszahler ist, hängt von seiner Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ab: Wenn Umsatzsteuer minus Vorsteuer im Vorjahr mehr als 7.500 Euro betrug, müssen monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Lag dieser Betrag im Vorjahr zwischen 1.000,01 und 7.500 Euro, genügen quartalsweise Voranmeldungen. Bei einer Umsatzsteuer-Zahllast kleiner oder gleich 1.000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer ab dem dritten Kalenderjahr von der Pflicht zur Abgabe der Voranmeldungen befreien.
Umsatzsteuervoranmeldung per Software
Jede Buchhaltungssoftware bietet heute die automatische Erstellung und Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Aus den Buchungsdaten werden die Angaben der Voranmeldung extrahiert und per Knopfdruck an ELSTER übermittelt. Vielen Sachkonten liegt bereits eine Steuerautomatik zugrunde, sodass die Steuersätze nicht manuell eingetragen werden müssen.
