Was Sie schon immer über Buchhaltungssoftware wissen wollten… finden Sie in unserem umfangreichen Glossar. Von A wie Abschlagszahlung bis Z wie Zusammenfassende Meldung erklärt der Beitrag wichtige Begriffe.
Das Glossar kann gleichzeitig als Checkliste und Entscheidungshilfe für die Softwareauswahl dienen. Denn alle Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware – aber längst nicht alle sind mit ihrer Auswahl zufrieden. Oft fällt erst im Nachhinein auf, dass wichtige Funktionen oder einfache Workflows fehlen, oder dass die Software den gesetzlichen Anforderungen nicht voll und ganz genügt. Unser Glossar kann auch dabei helfen, derzeit eingesetzte Lösungen zu prüfen oder neue zu bewerten.
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
A
Abschlagszahlung
Mit einer Abschlagszahlung oder Akontozahlung wird ein Teil einer vereinbarten Lieferung oder Leistung vorab bezahlt.
Bei Werkverträgen kann der Auftragnehmer nach §632a BGB Abschlagszahlungen für Teile eines Werks verlangen. Die Zahlungen werden sofort nach Übergabe der prüfbaren Abschlagsrechnung fällig.
Ein Abschlag kann auch vorab (akonto) für noch nicht erbrachte Leistungen verlangt werden. Der Auftragnehmer stellt dem dem Besteller (Auftraggeber) im Gegenzug häufig eine Sicherheit.
Buchhaltungssoftware sollte mit Abschlagszahlungen umgehen können. Im Idealfall lassen sich Angebote zu Abschlagsrechnungen weiterführen. Als Empfänger von Abschlagsrechnungen sollten Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die Rechnungsinhalte wiedererkennt und automatisch in Buchungsvorschläge übersetzt.
Weitere Informationen: Die Abschlagszahlung – Vorteile für Auftraggeber und Auftragnehmer
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung (AnBu) erfasst alle buchhalterischen Vorgänge, die das Anlagevermögen eines Unternehmens betreffen. Sie ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung.
Zum Anlagevermögen zählen die langlebigen Vermögensgegenstände. Die Anlagenbuchhaltung erfasst Zu- und Abgänge sowie Wertveränderungen von Gegenständen des Anlagevermögens, insbesondere Abschreibungen (AfA).
Für jeden Gegenstand des Anlagevermögens wird eine Anlagekarte geführt. Die Anlagekarten bilden zusammen ein Nebenbuch der Buchhaltung.
Eine Buchhaltungssoftware sollte auch in der Lage sein, Ihre Anlagenbuchhaltung abzubilden. Sie sollte Abschreibungen automatisiert berechnen und buchen. Anlagekarten sollten mit wenigen Klicks zu erstellen sein.
Außerdem sollte Ihre Anlagenbuchhaltung den Anlagespiegel zum Jahresabschluss erstellen.
Weitere Informationen: Die Anlagenbuchhaltung , Was sollte eine Anlagenbuchhaltung leisten , Lineare Abschreibungen berechnen und buchen , Anlagenspiegel – Bestandteil des Jahresabschlusses
API
API bedeutet Application Programming Interface. Eine API ist also eine Programmierschnittstelle.
Buchhaltungssoftware bezieht häufig Input aus anderen Programmen oder einem kompletten ERP-System. Diese können Eigenentwicklungen oder Drittanbieter-Software sein. Um die Kommunikation mit anderen Teilen Ihrer Software-Umgebung zu gewährleisten, sollte Ihre Finanzsoftware über eine offene API verfügen.
Diese ist notwendig, um Programme sinnvoll zu verknüpfen und eine einheitliche Datenbasis mit konsistenten, reichhaltigen BI-Auswertungen zu erschaffen.
Weitere Informationen: Buchhaltungssoftware mit API , Nahtloses ERP aus viele Komponenten
Apps
Als Apps werden gemeinhin mobile Anwendungen für Smartphones und Tablets bezeichnet. Da unsere Arbeitswelt immer mobiler wird und Dienstreisen immer weiter und länger, kommt kaum noch jemand ohne die handlichen Apps aus.
Inludiert Ihre Buchhaltungssoftware auch mobile Apps? Können Sie von unterwegs Rechnungen erstellen oder prüfen und genehmigen? Sind Sie in der Lage, auch am anderen Ende der Welt fundierte Entscheidungen zu treffen, weil Sie Ihre Finanzdaten immer dabei haben? Apps geben Ihnen mehr Flexibilität und Effizienz in der täglichen Arbeit.
Weitere Informationen: Mobile BI – Unternehmenssteuerung per Tablet .
Arbeitserleichterung
Buchhaltungssoftware sollte die Mitarbeiter im Rechnungswesen und in der Buchhaltung entlasten. Digitalisierung ist für den Menschen da, nicht umgekehrt. Wenn Ihre Buchhaltungs-Lösung folgende Arbeitserleichterungen bietet, sind Sie auf dem richtigen Weg:
- Schneller Beleg-Upload aus mehreren Quellen (Scanner, E-Mail, Ordner-Synchronisierung, Smartphone-Kamera usw.)
- Automatisches Auslesen von Belegen und Ausfüllen von Buchungsmasken ohne Erfassungsaufwand
- Buchungsautomatik, anpassbare Buchungsregeln
- Workflows für Prüf- und Genehmigungsprozesse
- Ausgangsrechnungen generieren und buchen
- Steuerberichte automatisiert erstellen
Weitere Informationen: Buchhaltungssoftware und Rechnungstellung , Buchhaltungssoftware richtig bewerten .
Ausgleichskonten
Über Ausgleichskonten, oder Konten für die Gewinn- und Verlustverteilung, ordnen Buchhalter Gewinne und Verluste bestimmten Kostenträgern zu. Das ermöglicht aussagekräftige Controlling-Berichte. Gibt Ihre Buchhaltungssoftware Ihnen die Möglichkeit, Gewinnverteilungskonten und Verlustverteilungskonten anzulegen?
Auswertungen
Auswertungen – auch Reports oder Berichte – ermöglichen eine moderne, datengetriebene Unternehmenssteuerung. In vielen Unternehmen sind heute noch die Daten der Finanzbuchhaltung die einzigen wirklich belastbaren. Diese Daten haben allerdings auch ein enormes Potenzial, wenn Ihre Buchhaltungssoftware Auswertungen unterstützt.
Damit sind nicht die Standardberichte gemeint, wie Bilanz, GuV oder Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), sondern die Möglichkeit, weitergehende Analysen zu erstellen.
Eine gute Buchhaltungssoftware wird auch die Liquiditätsauswertung, Investitionsrechnung, Finanzierungsstruktur sowie Umsatz pro Debitor und Aufwand pro Kreditor liefern.
Darüber hinaus sollte Ihre Buchhaltungssoftware auch individuelle Berichte ermöglichen. Manche Programme bieten dazu einen Berichtsgenerator an oder eine Schnittstelle zu Excel, über die Sie Echtzeit-Daten in Ihre bestehenden Excel-Auswertungen hineinziehen können. Besonders hilfreich ist eine Anbindung an spezielle BI-Lösungen, die Auswertungen und Visualisierungen nach Maß erstellen.
Weitere Informationen: Power BI plus ERP und Controlling – ein Überblick .
Automatisierung
Die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltungssoftware spart Zeit, Geld und Fehlerquellen. Automatisierungen sind auf vielen Ebenen möglich:
- Ausgangsrechnungen werden vom Faktura-Programm automatisch fertig kontiert an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben.
- Anhand von Buchungsregeln, die Sie individuell anlegen können, werden Geschäftsvorfälle z. B. aus dem elektronischen Kontoauszug automatisch gebucht.
- Eingangsrechnungen werden dank OCR-Erkennung direkt in die Buchungsmaske übernommen und mit Buchungsvorschlag versehen.
- Ihr Buchhaltungsprogramm lässt Ihnen die Wahl, ob Sie automatisiert buchen oder die Buchung vorher noch einmal kontrollieren möchten.
Weitere Informationen: Digitalisierung III – Automatisierung , Routinetätigkeiten automatisieren
B
Banking
Eine Buchhaltungssoftware enthält üblicherweise eine Banking-Schnittstelle. Sie binden die Software an Ihre Hausbank oder mehrere Banken an und loggen sich direkt aus dem Fibu-Programm ein. Kontoauszüge in unterschiedlichen Formaten können Sie automatisiert abrufen und in Ihre Buchhaltungsanwendung einlesen. Über Kontoauszugsregeln können Sie übliche Bankvorgänge automatisiert buchen.
Darüber hinaus legen Sie natürlich auch Lastschriften und Überweisungen sowie ganze Überweisungsläufe über die Banking-Schnittstelle an. Fortgeschrittene Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, in den Banking-Einstellungen die Kreditlinien Ihrer Banken einzugeben und über Prioritäten festzulegen, welches Bankkonto angesprochen werden soll.
Weitere Informationen: Funktionen einer Buchhaltungssoftware
Belege, digitale
Finanzbuchhaltung läuft heute praktisch nur noch digital ab. Trotzdem buchen viele Unternehmen nach wie vor aus Papierbelegen. Digitale Belege sind aber viel vorteilhafter, denn erst sie öffnen die Tür für Digitalisierung und Prozess-Sicherheit in der Buchhaltung.
Daher sollten Sie Ihre digitalen Belege nicht auf Papier ausdrucken, sondern umgekehrt Papierbelege digitalisieren. Die Regeln zum “Ersetzenden Scannen” besagen, dass Sie die Papierbelege anschließend entsorgen können.
Damit Ihnen die Digitalisierung auch tatsächlich die erwarteten Kosteneinsparungen bringt, sollte Ihre Buchhaltungssoftware einfache und schnelle Funktionen für Belegimport und die Belegdigitalisierung anbieten.
Weitere Informationen: GoBD-konform Belege digitalisieren , Der Mehrwert GoBD-konformer, digitaler Rechnungen , Missverständnisse über elektronische Rechnungen .
Belegimport
Moderne Software-Lösungen bieten verschiedene Wegen für den Belegimport an:
- Belege werden direkt vom Scanner in die Fibu übertragen.
- Über Ordnersynchronisierung werden digitale Belege, die Sie in einem lokalen Ordner gespeichert haben, automatisch in die Buchhaltungssoftware hochgeladen.
- Sie können einen oder mehrere Belege mit der Maus in die Anwendung ziehen.
- Sie (oder Ihre Lieferanten) können Belege per E-Mail an die Anwendung schicken.
- Sie fotografieren Belege mit Ihrer Smartphone-Kamera ab und laden sie über eine mobile App in die Software hoch.
Ordnet Ihr Buchhaltungsprogramm hochgeladene Belege automatisch Ihrem Rechnungseingang zu? Es spart wertvolle Zeit, wenn die Belege direkt samt Buchungsvorschlag in Ihrer Belegeingangsliste aufpoppen.
Weitere Informationen: GoBD-konform Belege digitalisieren
Betriebsprüfung
Entspricht Ihre Buchhaltungssoftware in allen Belangen den GoBD? Dann können Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. Die Prüfung geht reibungslos vonstatten, wenn:
- der Datenzugriff der Finanzbehörde über ein spezielles Benutzerprofil im Einklang mit dem geltenden Recht möglich ist,
- die Belege in einer integrierten DMS-Software revisionssicher archiviert werden,
- die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle durch Protokolle und Workflows gewährleistet wird, die in der Software angelegt sind,
- weitere Dokumente und Informationen, die zum Verständnis notwendig sind, gleichfalls mit den Geschäftsvorfällen verknüpft werden,
- die Integrität und Manipulationssicherheit durch die Software bewahrt wird.
Kontrollen, Abstimmungen, Nachweise, all dies müsste mit Ihrer Buchhaltungssoftware kein Problem sein.
Weitere Informationen: Scopevisio ist GoBD-konform – Checkliste
Betriebswirtschaftliche Auswertung – BWA
Haben Sie jederzeit und in Echtzeit Zugriff auf Ihre BWA? Diese ist eine wichtige Unterlage zur Unternehmenssteuerung. Alle Fibu-Daten bis zum jetzigen Zeitpunkt werden in der BWA als Momentaufnahme abgebildet.
Weitere Informationen: Betriebswirtschaftliche Auswertung
Bilanz
Die Bilanz ermittelt den Erfolg des Unternehmens durch die Gegenüberstellung von Vermögenswerten (Aktiva) und Verbindlichkeiten (Passiva). An und für sich ist eine Bilanz eine Momentaufnahme, aber durch die Betrachtung der Bilanzentwicklung über einige Geschäftsjahre hinweg können Sie die Betrachtung in Form einer Bewegungsbilanz dynamisieren.
Ihre Buchhaltungssoftware sollte Ihnen folgende Erleichterungen bei der Aufstellung Ihrer Bilanz bieten:
- Gegenüberstellung mehrerer Perioden
- Schnellauswahl von Finanzberichten
- Ausgabe der Bilanz in mehreren Formaten, mindestens als PDF
- Import der Bilanz in Excel für weitere Auswertungen
- Gliederung und Kontenplan individuell anpassen
Weitere Informationen: BilRUG – die Neuerungen , Der Jahresabschluss steht vor der Tür ,
C
Cloud-Buchhaltung
siehe auch Online-Buchhaltung. Buchhaltungssoftware aus der Cloud hat die Vorteile aller Cloud-Anwendungen. Dazu gehören Echtzeit-Daten, laufende Aktualisierung im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, orts- und zeitunabhängiger Zugriff, Datenschutz über Berechtigungen und meist auch die Nutzung mobiler Apps. Darüber hinaus werden Cloud-Lösungen in Hochsicherheitsrechenzentren auf modernster Software von Fachpersonal betrieben und gewartet. Dem Nutzer bleiben dadurch eigene Investitionen in IT-Hardware und Fachkräfte erspart.
Cloud-Buchhaltungssoftware sollte in Deutschland gehostet und GoBD-compliant sein.
Weitere Informationen: Online-Buchhaltung – Innovative Lösungen , Leitfaden Cloud-Software für Unternehmen
Compliance
Gerade in der Buchführung sind viele gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Die Finanzbehörden haben in den GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) festgelegt, was sie von einer ordentlichen digitalen Finanzbuchhaltung erwarten.
Darüber hinaus ist seit Mai 2018 die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Steuerrechtliche Vorschriften, Verfahrensdokumentation, Funktionstrennung und Kassenvorschriften sind weitere Reizthemen in Bezug auf die Compliance im Rechnungswesen.
Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware sollten Sie den Anbieter fragen, ob er alle einschlägigen Compliance-Anforderungen erfüllt.
Weitere Informationen: Compliance in der Rechnungsbearbeitung , Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken , Compliance umsetzen, Verbandsstrafe vermeiden , Compliance im Unternehmen
Controlling
Controlling, übrigens eine deutsche Sprachschöpfung, bedeutet datengetriebene Unternehmenssteuerung. Durch den Abgleich von Plan- und Ist-Daten und die Analyse der Abweichungen lassen sich wichtige Erkenntnisse über die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens (oder einer kleineren Einheit, wie z. B. Bereich, Abteilung oder Team) gewinnen. Dazu ermittelt jedes Unternehmen die Kennzahlen oder Kennzahlensysteme, die für seine Belange sinnvoll sind. Durch Dynamisierung der Daten können Trends ermittelt und Prognosen aufgestellt werden.
In einer zunehmend datengetriebenen Wirtschaft gewinnt das Controlling an Bedeutung. Es steht nicht nur für Kontrolle, also die Frage, ob Unternehmensziele erreicht werden, sondern berät das Management auch strategisch, als zu der Frage, welche Unternehmensziele überhaupt erst gesetzt werden.
Controlling ist auf eine zuverlässige, konsistente und umfangreiche Datenbasis angewiesen. In vielen Unternehmen sind die Daten der Buchführung qualitativ am besten, da bisher der Datenqualität in anderen Bereichen weniger Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Das ändert sich jetzt. Neue ERP-Lösungen und die wachsenden Möglichkeiten, aus den im Unternehmen gesammelten Informationen handfeste Vorteile zu ziehen, lassen Daten, KPIs und Analytics stärker in den Fokus rücken.
Weitere Informationen: Controlling-Aufgaben , Controlling-Arten , Controlling-Ziele , Datenpool okay? – 7 Tipps für Ihr Datenmanagement
D
DATEV
Die DATEV eG ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen. Der Schwerpunkt liegt im Steuerberatermarkt.
Daher sollte eine Buchhaltungssoftware immer auch eine DATEV-Schnittstelle besitzen. Über diese Schnittstelle werden die Daten der Buchhaltung in einem DATEV-kompatiblen Format an den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übergeben.
Für Anwender von Cloud-Software hat die DATEV eine besondere Arbeitserleichterung geschaffen. Die Schnittstelle DATEVconnect online überspielt Ihre Buchführung direkt in die entsprechende DATEV Software Ihres Steuerberaters.
Weitere Informationen: Einfacher buchen mit DATEVconnect online , DATEVconnect online für Steuerberater
Dauerfristverlängerung
Das Finanzamt lässt Steuerzahlern wenig Zeit, um ihre Umsatzsteuervoranmeldungen (USt-VA) abzugeben. Schon zehn Tage nach Ablauf der Periode (Monat, Quartal oder Jahr) muss die Voranmeldung beim Finanzamt eingereicht werden.
Die meisten Unternehmer nutzen daher die Dauerfristverlängerung, um einen Aufschub um einen Monat für die Abgabe der USt-VA zu erwirken. Das Prinzip ist einfach: Sie zahlen ein Elftel der Umsatzsteuer des letzten Geschäftsjahres vorab und haben damit das Recht, die USt-VA einen Monat später abzugeben. Also für den Monat Februar am 10. April statt am 10. März und für das dritte Quartal am 10. November statt am 10. Oktober.
Nach Ihrer Umsatzsteuererklärung am Jahresende wird das Elftel, das Sie vorab gezahlt haben, mit Ihrer Umsatzsteuerschuld verrechnet.
Weitere Informationen: Dauerfristverlängerung nicht vergessen , Die Umsatzsteuervoranmeldung
Debitorenbuchhaltung
Moderne Buchhaltungsprogramme vereinfachen die Debitorenbuchhaltung. Forderungen werden automatisch eingebucht, sobald eine systemgenerierte Ausgangsrechnung an den Kunden herausgeschickt wurde. Im System können Sie verschiedene Zahlungsbedingungen, Skontoregelungen und vieles mehr individuell pro Debitor anlegen. Auch die Buchung der Umsatzsteuer wird automatisiert erledigt.
Ausgangsrechnungen und die Realisierung der Forderungen stehen im Zentrum der Debitorenbuchhaltung. Die Rechnungsstellung kann automatisiert erfolgen, oder Sie erstellen individuelle Rechnungen mit komplexen Rechnungsbestandteilen. Alle dieses können im System hinterlegt werden. So vermeiden Sie Fehler, vergessen keine Positionen bei der Rechnungsstellung und kommen im Endeffekt schneller an Ihr Geld.
Weitere Informationen: Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement ,
Digitalisierung
Die Buchhaltung ist ein idealer Kandidat für Digitalisierung. Warum? Weil ihre Verfahren und Regeln per Gesetz festgelegt und hochgradig standardisiert sind. Und weil die Daten der Buchführung zuverlässig und vollständig sind.
Die Rechnung ist der zentrale Beleg für die Digitalisierung von Unternehmen. Für den Einstieg in die digitale Transformation gibt es keinen besseren Ausgangspunkt.
Die neue Generation der Buchhaltungssoftware enthält schon “ab Werk” viele nützliche Digitalisierungshelfer: Digitalen Belegimport, Volltexterkennung in Belegen, Buchungsvorschläge. Dazu kommen interessante Workflows, die den Prozess nach vorne, hin zur Rechnungsprüfung und Freigabe, und nach hinten, hin zur Übergabe an den Steuerberater und zur Nutzung der Buchhaltung für das Reporting und Controlling verlängern.
Weitere Informationen: Rechnungen digitalisieren, Dokumente digitalisieren, Rechnungseingang digitalisieren, Belege digitalisieren
DSGVO
Die DSGVO – Datenschutzgrundverordnung – setzt seit Mai 2018 einen gemeinsamen Standart für das europäische Datenschutzrecht. International wird sie auch EU-GDPR (European Union-General Data Protection Regulation) genannt.
Einige Elemente sind darin neu oder wurden gegenüber dem vorherigen Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) verschärft. Das Recht des Verbrauchers an seinen Daten wurde betont, bis hin zum “Recht auf Vergessenwerden”, das darin mündet, dass eine Person die Löschung aller ihrer Daten aus den Speichern eines Unternehmens verlangen kann (soweit keine weitergehenden Regeln dem widersprechen, konkret: Für so etwas wie Rechnungen gilt nun einmal eine Aufbewahrungspflicht.)
Auch muss in jedem Fall eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden, wo eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag erfolgt.
Die DSGVO zielt mit den Grundsätzen der Datenminimierung und Speicherminimierung sowie mit empfindlichen Bußgeldern besonders auf die großen Internetkonzerne. Deren Datensammelwut soll gebremst werden. Ausdrücklich verboten ist es, sensible personenbezogene Daten zu einem kompletten Profil zu verdichten (sog. Profiling). Unternehmen müssen ein berechtigtes Interesse nachweisen können, um personenbezogene Daten zu speichern und zu verarbeiten. Immer gilt der Grundsatz: So viele Daten wie nötig, so wenige wie möglich. Das gilt auch für den Speicherzeitraum.
Weitere Informationen: Was ist neu an der Datenschutzgrundverordnung? , Wie unterstützt Scopevisio bei der Einhaltung der DSGVO?
E
E-Bilanz
Bilanzen bzw. Jahresabschlüsse müssen beim Finanzamt (und gegebenenfalls auch beim Bundesanzeiger) elektronisch eingereicht werden. Dafür schreibt die Finanzbehörde eine einheitliche Gliederung vor, die so genannte E-Bilanz-Taxonomie. Diese wird vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) vorgegeben und gilt immer so lange bis – nun ja – das BMF eine neue Taxonomie veröffentlicht.
Die E-Bilanz-Taxonomie besteht aus Teilen, die für alle Unternehmen verbindlich sind, und branchenspezifischen Teilen. Da viele Unternehmen ihren Standard-Kontenrahmen mit individuellen Konten ergänzt oder abgeändert haben, um ihre Geschäftsprozesse besser abbilden zu können, gibt es manchmal Probleme bei der Übergabe der Bilanzdaten aus der Buchhaltungssoftware an die E-Bilanz-Anwendung.
Grundsätzlich wird die E-Bilanz aus der Buchhaltungssoftware per ELSTER an die Finanzverwaltung übergeben. Damit das funktioniert, müssen die Softwarehersteller in ihrer Finanzbuchhaltungsanwendung die Schnittstelle ERiC implementieren (ERiC steht für Elster Rich Client, die ELSTER-Clientsoftware).
Weitere Informationen: Buchhaltungssoftware mit E-Bilanz
Eingangsrechnungen
Lieferanten schicken ihre Rechnungen mal auf Papier, mal als PDF. Die Papierrechnungen sollten ebenfalls digitalisiert werden, um den gesamten Eingangsrechnungs-Workflow, inklusive Prüfung und Freigabe durch die Verantwortlichen, in der Buchhaltungssoftware abbilden zu können.
Der Workflow für Eingangsrechnungen läuft üblicherweise wie folgt ab: Bei Eingang werden die Rechnungen digitalisiert und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Aktuelle Programme sind in der Lage, die Rechnungen automatisiert auszulesen und den Verantwortlichen zur Prüfung zuzuordnen. Die Prüf- und Genehmigungsvermerke werden protokolliert, die Rechnung wird kontiert und gebucht und zur Zahlung angewiesen. Der gesamte Vorgang lässt sich mit intelligenter Software sicher und zuverlässig automatisieren.
Weitere Informationen: Rechnungseingang mit Rechnungsprüfung , E-Rechnung als Point of Digitalization , Compliance in der Rechnungsbearbeitung , Workflow Management , Eingangsrechnung, Eingangsrechnung buchen, Eingangsrechnungen verwalten
ELSTER
Das elektronische Portal, über das die Finanzbehörden die Steuererklärungen erhalten wollen, heißt Elster. Elster dient der Abwicklung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet. Elster steht für “Elektronische Steuererklärung”. Ein Schelm, wer Böses dabei denkt, gilt doch die gleichnamige Elster als ein ausgesprochen habgieriges Wesen.
Fast jede Buchhaltungssoftware verfügt über eine Elster-Schnittstelle. Darüber können Steuererklärungen elektronisch abgegeben werden. Anwender sollten allerdings prüfen, welche Erklärungen genau von ihrer Software bewältigt werden können.
Weitere Informationen: Elster-Übermittlung mit Zertifikat
EÜR – Einnahmenüberschussrechnung
Die Einnahmenüberschussrechnung ist der Jahresabschluss “light” für Kleinbetriebe und Freiberufler (wer das ist, steht in § 18 EStG). Diese müssen keine doppelte Buchführung betreiben und sind auch nicht bilanzierungspflichtig. Stattdessen stellen sie in der EÜR ihre Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber. Sie buchen nach dem Zufluss- und Abflussprinzip, können keine Rückstellungen bilden und keine Jahresabgrenzung vornehmen. Außerdem haben sie die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung.
Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind an die Vorschriften der GoBD gebunden. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, Einnahmen und Ausgaben einfach in einer Excel-Liste zu erfassen. Stattdessen verwenden die meisten für ihre EÜR ebenfalls ein Buchhaltungsprogramm.
Da in kleinen Betrieben häufig Nicht-Fachleute die vorbereitende Buchhaltung übernehmen, sollte die Buchhaltungssoftware ihnen die Arbeit entsprechend leicht machen. Beispielsweise sollte die Möglichkeit bestehen, Geschäftsvorfälle zu buchen. Der Anwender sucht den passenden Geschäftsvorfall aus, zum Beispiel “Miete zahlen”, und die Software sucht die entsprechenden Konten heraus und weiß, welches im Soll und welches im Haben gebucht wird.
Weitere Informationen: Die Einnahmenüberschussrechnung ,
F
Fälligkeiten
Die Fälligkeiten für ein- und ausgehende Geldflüsse sind ein entscheidender Faktor für die Liquidität eines Unternehmens. Fälligkeiten der Ausgangsrechnungen (Debitoren) sind in der Offene-Posten-Liste für Debitoren vermerkt und die Fälligkeiten der Eingangsrechnungen in der Offene-Posten-Liste für Kreditoren. Diese dienen der Überwachung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge sowie der Kalkulation eines Liquiditäts-Forecast.
Den Debitoren-Fälligkeiten sind die Kreditoren-Fälligkeiten gegenüberzustellen. Eine intelligente Buchhaltungssoftware liefert spezielle Berichte über Fälligkeiten. Diese erleichtern es, die Zahlungstermine optimal zu managen und die Liquidität zu sichern.
Weitere Informationen: Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement , Liquidität steuern, Zahlungsfähigkeit sichern , Cash Flow
Finanzberichte
Die bekanntesten Finanzberichte sind Bestandteile des Jahresabschlusses: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für die meisten Unternehmen sowie die Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) für Kleinbetriebe und Freiberufler. Die Summen- und Saldenliste (SuSa) ist eine zentrale Informationsquelle für die Buchhaltung. Ein Anlagenspiegel liefert Finanzdaten zur Wertentwicklung des Anlagevermögens und zu Abschreibungen. Unterjährig gibt die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Aufschluss über die aktuelle Finanzsituation des Unternehmens. Der Kassenbericht ist gesetzlich vorgeschrieben.
Diese “Grundausstattung” reicht in der heutigen Zeit der Kennzahlen- und Daten-getriebenen Ökonomie nicht mehr aus. Daher sollte eine Buchhaltungssoftware noch weitere Standardberichte im Gepäck haben – etwa über Ergebnis, Kosten, Finanzierung, Umsatz, Investitionen, Eigenkapital und Liquidität.
Damit nicht genug: Aktuelle Fibu-Programme enthalten auch einen Berichtsgenerator, der Anwendern ermöglicht, individuelle Finanzberichte zusammenzustellen. Im Idealfall kommt eine Business Intelligence (BI)-Lösung hinzu sowie eine Funktion, um Buchhaltungsdaten direkt in Excel-Auswertungen zu übernehmen.
Weitere Informationen: Power BI plus ERP , Funktionen einer Buchhaltungssoftware ,
Finanzbuchhaltung – Fibu
In der Finanzbuchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens erfasst und auf Konten gebucht. Zumeist werden dafür die Standardkontenrahmen der DATEV verwendet und nach den betrieblichen Erfordernissen angepasst. Am Ende einer Rechnungsperiode, insbesondere eines Geschäftsjahres, werden die Konten saldiert und abgeschlossen. Aus den Schlussbeständen der Konten werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.
Unternehmen erstellen ihre Finanzbuchhaltung heute mithilfe von Buchhaltungssoftware. Diese ermöglicht auch unterjährig jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Finanzbuchhaltung. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind Teilbereiche der Finanzbuchhaltung.
Weitere Informationen: Die Finanzbuchhaltung , Externe Finanzbuchhaltung nahtlos integriert ,
Forderungsmanagement
Forderungsmanagement bedeutet, die Fälligkeiten der Forderungen eines Unternehmens zu beobachten und Maßnahmen bei ausbleibenden Zahlungen zu ergreifen.
Forderungsmanager behalten die offenen Posten und zugehörigen Fälligkeiten im Auge. Wenn Zahlungsziele überschritten werden, veranlassen sie, dass der Kunde gemahnt wird. Eventuell schließt sich ein gerichtliches Mahnverfahren an oder die Forderung wird an ein Inkassobüro abgegeben, das sich um die Beitreibung der offenen Posten kümmert.
Buchhaltungssoftware erleichtert das Forderungsmanagement in vielerlei Hinsicht. Die relevanten Programme geben Warnhinweise bei Überschreitung von Zahlungszielen und können auch automatisiert Mahnungen versenden. Zahlungsbedingungen, Mahntexte, Zinsberechnungen, Mahnrhythmus und viele andere Parameter können in der Software individuell eingestellt werden.
Weitere Informationen: Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement ,
Forecast
Ein Forecast ist eine Prognose von Daten für einen in der Zukunft liegenden Zeitraum oder Zeitpunkt. Sie ermöglichen eine Einschätzung, ob Abweichungen von Plandaten und Budgets zu erwarten sind. So kann ein Unternehmen rechtzeitig gegensteuern, wenn sich Ziellücken auftun oder Rahmenbedingungen verändern. Auf diese Weise erleichtern Forecasts die vorausschauende Planung und Unternehmenssteuerung. Sie gehören zum Handwerkszeug von Controllern und Managern.
ERP-Software und Buchhaltungsprogramme bieten eine verlässliche Datenbasis für solche Prognosen. Besonders ausgereifte Programme haben wichtige Forecasts bereits als vordefinierte Berichte im Gepäck. Ein Forecast kann zum Beispiel voraussagen, welcher Auftragseingang für die nächsten sechs Monate zu erwarten ist und wie die Liquidität am Ende des Quartal aussehen wird.
Weitere Informationen: Forecast – gesicherte Auftragsplanung
G
GDPdU
Die GDPdU – oder Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre digitalen Unterlagen aufbewahren und im Fall einer Betriebsprüfung den Prüfern zur Verfügung stellen müssen.
Seit 1. Januar 2015 sind die GDPdU in die GoBD eingeflossen bzw. wurden durch diese abgelöst.
Weitere Informationen: GDPdU und GoBD – rechtssichere Datensicherung ,
Genehmigungsworkflow
In den meisten Unternehmen werden Rechnungen erst nach formaler und sachlicher Prüfung und Freigabe gezahlt. Der Ablauf dieser Prüf- und Genehmigungsschritte bildet den Genehmigungsworkflow.
Eine Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, den Genehmigungsworkflow eines Unternehmens individuell abzubilden und durch Automatisierungen zu unterstützen. Dabei sollte es möglich sein, für unterschiedliche Sachverhalte unterschiedliche Workflows einzustellen. Je nach Höhe einer Rechnung kann diese von einem Einkäufer oder einem Prokuristen oder evtl. nur von zwei Geschäftsführern freigegeben werden. Für die sachliche Prüfung ist das Votum der zuständigen Abteilung erforderlich, die die Ausgabe initiiert hat.
Komfortable Buchhaltungsprogramme leiten Eingangsrechnungen anhand von individuellen Einstellungen den Bearbeitern zu und protokollieren alle Vermerke. Damit ist auch den Erfordernissen der GoBD und der Funktionstrennung (“Vier-Augen-Prinzip”) Genüge getan.
Weitere Informationen: Workflow Management , GoBD und Eingangsrechnungen , E-Rechnungen als Point of Digitalization
Geschäftsvorfälle
Geschäftsvorfälle sind Transaktionen, die den Jahresabschluss eines Unternehmens beeinflussen. Man unterscheidet bestandswirksame und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle. Bei den ersteren handelt es sich um solche Vorgänge wie Umbuchungen, bei denen keine Zu- oder Abflüsse von Geld oder Vermögenswerten erfolgen. Bei den letzteren handelt es sich um Geschäfte, bei denen Werte zu- oder abfließen, typischerweise durch Kauf oder Verkauf, das Zahlen von Gehältern oder Steuern usw.
Alle Geschäftsvorfälle werden gebucht. Buchhalter finden in ihrer Buchhaltungssoftware für typische Geschäftsvorfälle Buchungsvorschläge, bei denen die korrekten Konten angesprochen werden. Sie können aber auch eigene Geschäftsvorfälle in der Software individuell anlegen. Durch Buchungsregeln und Automatisierungen werden die meisten Geschäftsvorfälle in der Software schneller und präziser verarbeitet als es dem menschlichen Bearbeiter möglich wäre.
GoBD
Die GoBD sind die seit 2015 geltenden “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. In ihnen wurden die älteren GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst und modernisiert.
Die meisten Buchhaltungsprogramme halten mittlerweile die Vorschriften der GoBD ein. Interessenten sollten sich trotzdem vergewissern, dass die Software GoBD-konform ist.
Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass im Fall einer Betriebsprüfung nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle nach GoBD lückenlos dokumentiert und nachprüfbar sein müssen. Auch eine Verfahrensdokumentation ist zu erstellen. Eine integrierte Unternehmenssoftware gewährleistet die erforderliche Transparenz besser als eine reine Buchhaltungssoftware.
Weitere Informationen: GoBD Checkliste , Scopevisio ist GoBD-konform ,
GuV – Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach HGB ist ein obligatorischer Bestandteil des Jahresabschlusses für bilanzierende Unternehmen. In ihr wird durch die Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen der Gesamterfolg, d. h. Gewinn oder Verlust, des Geschäftsjahres ermittelt. Sie kann nach dem Umsatzkostenverfahren oder nach dem Gesamtkostenverfahren aufgestellt werden. In der GuV sind immer auch die relevanten Zahlen des Vorjahres auszuweisen.
Die Gliederung der GuV ist im HGB festgelegt. Auf Aufwands- und Ertragskonten (Erfolgskonten) werden die relevanten Posten gebucht. Am Ende des Geschäftsjahres werden diese Konten saldiert und das Resultat auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht.
Eine Buchführungssoftware erleichtert diesen Prozess. Sie ermöglicht auch eine unterjährige Ermittlung von Gewinn oder Verlust. Bei der Berechnung des Erfolgs nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) werden Bestandsänderungen periodengerecht verteilt und in den Erfolg einbezogen. Die Kosten werden nach Kostenarten aufgeschlüsselt.
Für die GuV nach Umsatzkostenverfahren (UKV) ist die Kostenstellenrechnung maßgeblich. Die Umsatzerlöse einer Periode werden den Umsatzkosten (Kosten, die für die Erstellung der Produkte oder Leistungen anfallen, jeweils nach Kostenstellen gruppiert) gegenübergestellt. Das ermöglicht eine Ermittlung des Erfolgs für einzelne Produkte oder Produktgruppen.
Weitere Informationen: Der Jahresabschluss , Jahresabschluss – alles, was Recht ist
HBCI
HBCI steht für Homebanking Computer Interface. Es handelt sich um eine Schnittstelle, über die Daten für das Electronic Banking ausgetauscht werden.
Das Banking-Modul einer Buchhaltungssoftware greift über HBCI auf elektronische Kontoauszüge und Funktionalitäten der angebundenen Bankkonten zu und ermöglicht es, direkt aus der Software mit der Bank zu interagieren, etwa, um Rechnungen zu begleichen oder Lastschriften einzuziehen.
HBCI ist ein offener Standard und damit bankenunabhängig. Es funktioniert mit einer Kombination aus PIN und iTAN oder mit einer Chipkarte. Beide Mechanismen erzeugen kryptographische Schlüssel, die die Transaktionen gegen Missbrauch absichern.
Weitere Informationen: Wichtige Funktionen einer Buchhaltungssoftware
Hochladen
In der digitalisierten Buchhaltung kommt dem Hochladen von Belegen und Dokumenten eine besondere Bedeutung zu. Je einfacher die Methoden zum Hochladen sind, umso besser wird die Software von den Anwendern akzeptiert.
Eine fortschrittliche Buchhaltungssoftware sollte daher das Hochladen direkt vom Scanner aus, per Ordner-Synchronisierung, als E-Mail-Anhang oder auch mobil über die Smartphone-Kamera ermöglichen.
Weitere Informationen: GoBD-konform Belege digitalisieren , E-Rechnung als Point of Digitalization
I
Inkasso
Inkasso bedeutet das Eintreiben fälliger Geldschulden. Es gehört zum Bereich des Debitoren- bzw. Forderungsmanagements.
Wenn Kunden ihr Zahlungsziel überschreiten, schreiben Unternehmen ihnen eine oder, wenn nötig, mehrere Mahnung(en). Hat dies keinen Erfolg, kann sich das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren anschließen. Oder es wird ein Inkassobüro beauftragt, das die Forderungen gegen Entgelt beitreibt.
In manchen Buchhaltungsprogrammen können Einstellungen getroffen werden, die diesen Prozess automatisieren. Dadurch wird nicht unnötig Arbeitskraft für die zeitraubende Inkasso-Aufgabe blockiert.
Weitere Informationen: Inkassokosten richtig erfassen und buchen
Innergemeinschaftlicher Erwerb / Innergemeinschaftliche Lieferung
Geschäfte mit anderen EU-Ländern werden als innergemeinschaftlich bezeichnet. Der innergemeinschaftlichen Lieferung steht ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegenüber. Diese unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer im Land des Erwerbers (sog. Bestimmungslandprinzip). Maßgeblich sind dabei die Gelangensvoraussetzung – die gelieferte Ware muss in den Staat des Erwerbers gelangen – sowie die Erwerbervoraussetzug – der Erwerber muss seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) vorweisen als Nachweis, dass er die Ware für sein Unternehmen erwirbt.
Umsatzsteuerlich ist dies eine komplexe Materie, angefangen von den besonderen Anforderungen an die Rechnungstellung bis hin zur Steuerdeklaration und Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung. Unternehmen, die innergemeinschaftliche Geschäfte abwickeln, sollten darauf achten, dass ihre Buchhaltungssoftware diese Art von Geschäftsvorfällen unterstützt.
Weitere Informationen: Innergemeinschaftliche Lieferung richtig abrechnen , Reverse Charge und Steuerdeklaration
J
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist der Finanzbericht, den ein Unternehmen zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres erstellen muss. Je nach Rechtsform gelten unterschiedliche Maßstäbe an die Rechnungslegung und Publizitätspflichten.
Bilanzierende Gesellschaften müssen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen. Kapitalgesellschaften müssen zudem einen Anhang und ggfs. einen Lagebericht erstellen. Große Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testieren lassen und im Bundesanzeiger offenlegen.
Der Jahresabschluss erfüllt mehrere Funktionen: Er informiert über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, er dokumentiert den Geschäftsgang anhand der Buchführung und er bildet die Bemessungsgrundlage für die Unternehmenssteuern.
Eine leistungsfähige Buchhaltungssoftware kann den Jahresabschluss eines Unternehmens generieren, sofern alle Vorgänge buchalterisch korrekt erfasst und periodengerecht aufgeschlüsselt wurden.
Weitere Informationen: Der Jahresabschluss steht vor der Tür , Jahresabschluss – alles, was Recht ist
Journal
Das Journal ist das Grundbuch der Buchhaltung. In ihm sind alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen und Abschlussbuchungen werden im Journal festgehalten. Mit letzteren werden die Buchungen ins Hauptbuch übertragen, das in Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten) gegliedert ist.
Durch die chronologischen Aufzeichnungen im Journal kann jeder Geschäftsvorfall inklusive Beleg nachvollzogen werden.
Eine Buchhaltungssoftware nimmt den Anwendern die Mühe ab, über die Zusammenhänge zwischen Journal und Hauptbuch und über die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle nachzudenken. Der Anwender erfasst seine Buchungen (immer mit Beleg!) und die Software erledigt den Rest.
K
Kassenbuch
Unternehmen erfassen ihre Bargeld-Bewegungen im Kassenbuch (manchmal auch in mehreren Kassenbüchern). In den meisten Fällen werden diese mithilfe von elektronischen Kassensystemen oder in der Buchhaltungssoftware geführt. Der Gesetzgeber stellt an die Kassenführung besonders strenge Anforderungen, weil der Umgang mit Bargeld besondere Risiken birgt. Dazu gehören: Revisionssicherheit, tägliche Erfassung, Chronologie, Einzelaufzeichnungspflicht und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle.
Ein elektronisches Kassenbuch sollte die GoBD-konforme Kassenführung unterstützen. Praktisch ist es, wenn Ihre Kassensoftware außerdem Möglichkeiten vorsieht, mit einer mobilen App Belege abzufotografieren und die Kassenbewegung unverzüglich zu erfassen.
Weitere Informationen: Was ist ein Kassenbuch?
Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein standardisiertes Verzeichnis aller Konten in einer Buchführung. Er kann vom einzelnen Unternehmen ergänzt und angepasst werden. Auf diese Weise entsteht der konkrete Kontenplan. Die Konten werden in Kontenklassen (erste Stelle der Kontonummer), Kontengruppen (zweite Stelle der Kontonummer) und Kontenarten bzw. Untergruppen (dritte und vierte Stelle der Kontonummern) gegliedert. Daran werden ggfs. noch zwei Strukturziffern angehängt, sodass sechsstellige Kontonummern entstehen.
Unternehmen verwenden häufig die Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Der SKR 03 orientiert sich an dem Prozessgliederungsprinzip und der SKR 04 an dem Abschlussgliederungsprinzip.
Für unterschiedliche Branchen und Institutionen existieren noch weitere Kontenrahmen, so zum Beispiel der SKR 70 für das Hotel- und Gaststättengewerbe und der SKR 99 für Krankenhäuser.
Buchhaltungsprogramme bieten in der Regel mehrere Kontenrahmen an. Es ist wichtig, zu wissen, welcher Kontenrahmen benutzt werden soll, denn ein nachträglicher Wechsel ist äußerst schwierig. Im Zweifel sollte der Steuerberater konsultiert werden.
Weitere Informationen: Was sind Standardkontenrahmen? , Buchhaltungssoftware mit Kontenrahmen SKR 03
Kontoauszug, elektronischer
Banken stellen heute Kontoauszüge in elektronischer Form bereit. Über eine Banking-Schnittstelle werden diese in die Buchhaltungssoftware importiert. Zwei Formate sind besonders verbreitet: MT 940 und HBCI. Diese Formate sollte jedes Fibu-Programm unterstützen.
Wenn der elektronische Kontoauszug importiert wurde, kann er in der Software weiterverarbeitet werden. In einem Buchhaltungsprogramm können Sie Regeln definieren, um die Buchung zu automatisieren. Mithilfe dieser Regeln kann die Software die Bankbewegungen korrekt interpretieren, Belege zuordnen und den gesamten Geschäftsvorfall kontieren.
Zunehmend kommt in der Erkennung und Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen und digitalen Belegen künstliche Intelligenz zum Einsatz. Selbstlernende Software kann Muster in den Daten erkennen und daraus die richtigen buchhalterischen Vorgänge erschließen.
Weitere Informationen: Erfahrungen mit Scopevisio – Anwender berichten
Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchhaltung, der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern abbildet und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Zahlungsausgängen verwaltet.
Dazu gehören die Pflege der Debitorenstammdaten, der gesamte Eingangsrechnungs-Workflow einschließlich Rechnungsprüfung und Freigabe sowie die Kontierung und Zahlung der Eingangsrechnungen. Zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehören auch die Überwachung der Fälligkeiten, eventuelle Inanspruchnahme von Skonto oder Ausnutzung von Zahlungszielen je nach Firmenpolitik und Liquiditätslage, sowie die revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen inklusive der zugehörigen Geschäftsvorfälle. All diese Parameter und Funktionen lassen sich in einer guten Buchhaltungssoftware einstellen.
Die Kreditorenbuchhaltung verhält sich spiegelbildlich zur Debitorenbuchhaltung, in der die Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge des Unternehmens verwaltet werden.
L
Liquidität
Ein Unternehmen ist liquide, wenn es seinen Zahlungsverpflichtungen jederzeit fristgerecht nachkommen kann. Liquidität bedeutet also, dass ausreichende liquide Mittel (Kontenguthaben, Bargeld, börsengängige Wertpapiere und ggfs. auch kurzfristige Forderungen) für den Geschäftsbetrieb verfügbar sind.
Verschiedene Liquiditätskennzahlen bemessen, wie liquide ein Unternehmen ist. Dazu gehören die Liquidität ersten, zweiten und dritten Grades sowie die Periodenliquidität, durchschnittliche Laufzeit von Kundenforderungen im Vergleich zu Lieferantenverbindlichkeiten und einige mehr.
Es ist wichtig, die Liquidität im Auge zu behalten, weil ein Unternehmen, das seine Verbindlichkeiten nicht mehr begleichen kann, insolvent ist. Daher betrachten Controller permanent die Liquiditätsentwicklung und erstellen Liquiditäts-Forecasts.
Eine Buchhaltungssoftware liefert belastbare Zahlen für die Steuerung der Liquidität. Programme, die vordefinierte und individuelle Liquiditätsberichte und Forecasts generieren können, erleichtern die Unternehmenssteuerung enorm. Im Idealfall ist die Buchhaltungssoftware in ein ERP integriert, das auch die Bereiche Umsatzentwicklung, Auftragseingang und Disposition abdeckt. Das steigert die Qualität der Prognosen.
Weitere Informationen: Liquidität steuern, Zahlungsfähigkeit sichern , Liquiditätsrisiken erkennen, Insolvenz abwenden
M
Mahnwesen
Zum Forderungsmanagement gehört es, die Fälligkeiten der offenen Posten zu überwachen und Kunden gegebenenfalls zu mahnen. Das Eintreiben fälliger Forderungen ist unerlässlich für den Erhalt Ihrer Liquidität.
Je nach Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Firmenkultur können Sie ein ein- oder mehrstufiges Mahnwesen etablieren und Mahngebühren oder Zinsen für verspätete Zahlungen verlangen. Unternehmen mit Tausenden von gleichartigen Kunden, zum Beispiel Versandhändler oder Telekommunikationsanbieter, können in moderner Buchhaltungssoftware ein vollautomatisiertes Mahnwesen einrichten. Sogar die Übergabe ausgemahnter Posten an ein Inkassobüro kann automatisiert erfolgen. Betriebe mit einzelnen, großen Kunden würden mit säumigen Zahlern individueller umgehen und zunächst einmal telefonisch nachfragen. Doch auch individualisierte Mahneinstellungen können in einer Buchhaltungssoftware hinterlegt werden. Das spart Kundenbetreuern die Zeit und Mühe, jedesmal von Neuem formvollendete Mahnschreiben zu formulieren und den Erfolg nachzuhalten.
Weitere Informationen: Mahnungen – Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Mandantenfähigkeit
Eine mandantenfähige Software kann auf derselben Hardware- und Software-Plattform mehrere Firmen und Organisationen völlig getrennt voneinander verwalten. So können beispielsweise Steuerberater die Buchführungen ihrer Mandanten in derselben Software bearbeiten. Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften können diese als separate Mandanten in demselben ERP-System führen. Für viele Unternehmen ist die Mandantenfähigkeit ihrer Business Software ein wichtiges Auswahlkriterium.
Mandantenfähige Software ist aus folgenden Gründen wirtschaftlich:
- Übergreifende Konfigurationseinstellungen müssen nur einmal festgelegt werden.
- Es muss nur eine Instanz der Software gekauft oder als SaaS gemietet werden.
- Damit haben Sie einen festen Kostenbetrag. Ihre Kosten steigen nicht, wenn weitere Mandanten-Gesellschaften hinzukommen.
- Ressourcen werden geschont, da sie in einem Ressourcenpool auf mehrere Mandanten verteilt werden. Lastverteilung sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Rechen- und Speicherkapazitäten.
Ein cloudgestütztes ERP-System hat darüber hinaus den Vorteil der Skalierbarkeit . Die IT-Infrastruktur wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kosten für Hardware, Wartung, Serveradministration, Entwicklung, Updates und Sicherheit sind in der SAAS-Miete enthalten und werden damit pro Instanz gezahlt – nicht pro Mandant.
MT940
Gute Buchhaltungssoftware bietet im Rahmen des Online Bankings den Import von Kontoauszügen nach unterschiedlichen Standards an. Der häufigste Standard ist HBCI, aber manche Banken stellen ihre Kontoauszüge auch als MT940-Dateien zur Verfügung. Darüber hinaus sollte das Programm auch Umsätze auf PayPal-Konten sowie Lastschriften und Überweisungen über seine Online-Banking-Schnittstelle verarbeiten können.
Weitere Informationen: Wichtige Funktionen einer Buchhaltungssoftware
N
Nebenbücher
Die kaufmännische Finanzbuchhaltung besteht aus Grundbuch (Journal), Hauptbuch und Nebenbüchern. In den Nebenbüchern werden Geschäftsvorfälle detailliert aufgezeichnet und dokumentiert, die im Hauptbuch nur summarisch wiedergegeben werden.
Die wichtigsten Nebenbücher sind
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lagerbuchhaltung
- Kassenbuch
- Wechselbuch
Eine umfassende kaufmännische Buchhaltungssoftware sollte diese Nebenbücher einbeziehen. Vielfach bieten die Hersteller eine Möglichkeit, über Schnittstellen solche Dinge wie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung und die Lagerbuchhaltung anzubinden. Das ermöglicht den Anwendern, die jeweils besten Softwareprodukte für ihren Geschäftsbetrieb einzusetzen und miteinander zu integrieren.
Weitere Informationen: Buchhaltungssoftware in Unternehmen
O
Offene Posten – OPOS
Die Offene-Posten-Liste (OPOS) ist eine Grundlage für das betriebliche Liquiditätsmanagement. Aus den Fälligkeiten bzw. den voraussichtlichen Zahlungsein- und -ausgängen der offenen Posten von Debitoren und Kreditoren kann die Liquidität für die nähere Zukunft extrapoliert werden.
Ihre Buchhaltungssoftware ist in der Lage, Liquiditäts-Forecasts für jeden Zeitpunkt selbständig zu berechnen. Außerdem existieren Einstellungen, die bei Fälligkeit einer Zahlung oder bei Überschreitung eines Zahlungsziels den Kundenbetreuer alarmieren oder vollautomatisch das Mahnverfahren einleiten.
Weitere Informationen: Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement , 9 Tipps, wie Sie Forderungen zu Geld machen
Online-Buchhaltung
Online-Buchhaltung ist die Buchhaltung mit Software aus der Cloud. Die früheren Vorbehalte gegenüber von Cloud-Lösungen haben sich in jüngster Zeit umgekehrt: Heute gelten Cloud-Lösungen als eminent sicher. Sie werden in hochsicheren Server-Farmen betrieben und redundant, das heißt ausfallsicher auf mindestens zwei Systemen, gehostet. Moderne Sicherheitstechnologien, professionelle Wartung und laufende Aktualisierung der Systeme garantieren für einen reibungslosen Betrieb und ersparen den Nutzern eigene IT-Investitionen.
Online-Buchhaltung bietet zudem den Vorteil der Standortunabhängigkeit. So kann die Finanzbuchhaltung in einer Firmenzentrale stattfinden, während die Niederlassungen ihre Nebenbücher führen. In der Cloud werden alle Daten der Buchhaltung in Echtzeit synchronisiert. Manager können auf Dienstreisen Daten abfragen, Buchhalter im Home Office arbeiten, Vertriebler von unterwegs Spesenbelege einreichen.
In der Online-Buchhaltung sorgen detaillierte Berechtigungseinstellungen dafür, dass die Mitarbeiter nur so viel Zugriff wie nötig haben.
Weitere Informationen: Online-Buchhaltung: Innovative Lösungen
P
Papierlose Buchhaltung
Dank Digitalisierung ist eine papierlose Buchhaltung heute möglich. Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Debitorenlisten – alles, was früher papiergebunden war, wird heute in elektronischer Form sicherer, aktueller und effizienter verarbeitet.
Buchhaltungssoftware kann digitale Rechnungen automatisch einlesen und kontieren. Über Buchungsregeln und Workflows werden Geschäftsvorfälle schnell und präzise automatisiert erfasst. Gleichzeitig erstellen die digitalen Buchführungssysteme die nach GoBD erforderlichen Dokumentationen und Verknüpfungen im Hintergrund. Die Produktivität wächst und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter sinkt.
Weitere Informationen: 6 Tipps für das papierlose Büro , 20 Praxistipps für Teamwork-DMS ,
R
Rechnungen
Die Rechnung ist der wichtigste kaufmännische Beleg. Im Rechnungswesen werden Ausgangsrechnungen erstellt, versandt und kontiert und Eingangsrechnungen erfasst, kontiert und bezahlt. Zunehmend werden Rechnungen mithilfe von Buchhaltungssoftware oder Faktura-Programmen automatisiert digital erstellt und versandt. Besonders effizient ist es, wenn die Rechnungen aus den Vorbelegen, wie Angebot und Auftrag, weitergeführt werden. Die notwendigen gesetzlichen Rechnungsbestandteile müssen nur einmal in der Vorlage berücksichtigt werden; anschließend werden die Rechnungen aus dieser Vorlage fehlerfrei generiert.
Auch die Rechnungsverarbeitung erfolgt voll digitalisiert. Das spart Zeit, Erfassungsaufwand und Fehler und sorgt für eine reibungslose Abwicklung des Geschäftsverkehrs.
Manche Unternehmer formulieren Rechnungen immer noch selbst und erstellen diese manuell. Dabei sind jedesmal die gesetzlichen Rechnungsbestandteile zu beachten, ferner kann es passieren, dass Posten vergessen oder falsch addiert werden. Aktuelle Softwarelösungen können auch komplexe Rechnungen korrekt stellen, wenn alle Rechnungspositionen richtig erfasst worden sind.
Weitere Informationen: Rechnungsprogramme für jede Unternehmensgröße , Rechnungsvorlagen und Rechnungsmuster
Rechnungseingangsbuch – Rebu
Das Rechnungseingangsbuch ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. In ihm werden Eingangsrechnungen erfasst und gebucht. Moderne Buchhaltungssysteme können Eingangsrechnungen, sobald sie digitalisiert sind, aus verschiedenen Quellen direkt in das Rebu hochladen: Vom Scanner, vom Faxgerät, aus dem E-Mail-Eingang, von einem Laufwerk oder synchronisierten Ordner.
Im digitalen Rechnungseingangsbuch werden die Rechnungen automatisch eingelesen und, soweit Buchungsregeln hinterlegt wurden, direkt kontiert. Buchhalter haben nur ein Minimum an Erfassungsaufwand und müssen letztlich nur noch die Buchungsvorschläge überprüfen.
Da Eingangsrechnungen immer einen internen Prüf- und Genehmigungsworkflow durchlaufen, können fortgeschrittene Buchhaltungsprogramme auch diesen Workflow einrichten und digitalisiert abarbeiten. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Buchhaltungssoftware mehrere solcher Workflows ermöglicht, denn je nach Betrag und Gegenstand der Eingangsrechnung können die Zuständigkeiten sehr unterschiedlich sein.
Weitere Informationen: E-Rechnungen als Point of Digitalization , Eingangsrechnungen automatisiert hochladen , Workflow Management
S
Schnittstellen
Die gesamte im Unternehmen eingesetzte Software sollte wie aus einem Guss funktionieren. Eine integrierte Unternehmenssoftware, die neben der Finanzbuchhaltung auch Kontaktmanagement, Kundenbeziehungen, Projekte, Abrechnung und Business Intelligence umfasst, geht bereits einen großen Schritt in diese Richtung. Doch eine häufige Anforderung von Unternehmen ist es, dass sich vorhandene IT-Systeme an die Buchhaltungssoftware oder an eine größere Software-Lösung anbinden lassen.
Zu diesem Zweck benötigt Ihre Software geeignete Schnittstellen oder APIs. API bedeutet Application Programming Interface, d. h. Schnittstelle für die Anwendungsprogrammierung.
Eine professionelle Buchhaltungssoftware sollte über eine solche Schnittstelle verfügen, um die Integration in die Unternehmenssoftware zu erleichtern. Entwickler verwenden die API, um Schnittstellen zu programmieren, die eine Datenübergabe zwischen den verbundenen Systemteilen ermöglichen.
Darüber hinaus bringt jedes Buchhaltungsprogramm von Haus aus verschiedene fertige Schnittstellen mit, etwa für das Online Banking, die Übergabe von Finanzdaten an das Steuerportal ELSTER und für die Verwendung der Buchhaltungsdaten in DATEV.
Weitere Informationen: OpenScope API einfach erklärt
Skonto
Viele Rechnungssteller gewähren bei schneller Zahlung Skonto – einen prozentualen Rabatt auf den Rechnungsbetrag. Kunden mit guter Liquidität nutzen dieses Skonto gerne, denn keine Geldanlage kann derzeit mit dem Skonto-Ertrag konkurrieren. Wird beim Zahlen einer Rechnung Skonto abgezogen, weichen der Rechnungsbetrag und die Zahlung naturgemäß voneinander ab.
Ihre Buchhaltungssoftware sollte Ihnen erlauben, Skontozahlungen ebenso automatisiert zu verarbeiten wie andere Zahlungen auch. Sowohl bei Eingangsrechnungen als auch bei Ausgangsrechnungen sollte die Software Voreinstellungen anbieten, um Zahlungstoleranzen, zu denen auch Skonto gehört, korrekt zu erkennen und zu buchen.
Weitere Informationen: Skontobuchung – So machen Sie es richtig
Steuerberater
Für Steuerberater ist die Digitalisierung eine große Chance, um Routineaufgaben wie die Buchhaltung zu automatisieren. Gleichzeitig können sie sich auf das Kerngeschäft der betriebswirtschaftlichen Beratung konzentrieren. Immer mehr Steuerberater bieten ihren Mandanten den digitalen Belegaustausch über ein Mandantenportal an.
Dieser funktioniert umso besser, wenn auch die Mandanten eine kompatible Buchhaltungssoftware verwenden. Über eine Schnittstelle wie DatevConnect online kann die Buchhaltung Cloud-gestützt an den Steuerberater übergeben werden. Gleichzeitig kann dieser Berichte und Auswertungen in elektronischer Form zur Verfügung stellen.
Bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung sollten Sie daher darauf achten, dass diese die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater unterstützt.
Weitere Informationen: Digitale Schnittstelle zum Steuerberater , Chancen der Digitalisierung für Steuerberater , Belegportal hilft Steuerberatern und Mandanten , DatevConnect online
Summen- und Saldenliste (SuSa)
Die Summen- und Saldenliste ist eine wichtige Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen. Sie zeigt alle Konten mit Anfangs- und Endsalden und Kontobewegungen über einen gewählten Zeitraum an. Ihre Gliederung folgt dem vom Unternehmen verwendeten (und gegebenenfalls modifizierten) Kontenrahmen, also am häufigsten SKR03 und SKR04.
Ausgewiesen werden aktive und passive Bestandskonten, Debitoren- und Kreditorenkonten sowie die Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Konten sind nach Kontenklasse, Bezeichnung und Kontonummer aufgegliedert. Bei den Bestandskonten werden ferner die Eröffnungsbilanzwerte ausgewiesen. Üblicherweise zeigt die SuSa die Kontobewegungen des laufenden Berichtsmonats an und darüber hinaus die kumulierten Werte für das gesamte Geschäftsjahr bis zum Abruf der SuSa-Werte.
Ihre Buchhaltungssoftware sollte eine SuSa für variable Berichtszeiträume mit Echtzeitdaten bereitstellen können.
Support
Bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware wird das Thema Support oft übersehen. Die verschiedenen Software-Hersteller bieten sehr unterschiedliche Support-Leistungen. Bei manchen bekommen Sie ein komplettes Onboarding, Webinare und Unterstützung bei der Migration, bei anderen nur eine chronisch überlastete Hotline. Dabei ist ein guter Support eine Grundvoraussetzung, um mit Ihrer Buchhaltungssoftware schnell produktiv arbeiten zu können. Wer an der Schulung spart, zahlt später bei den Gehältern drauf.
T
Transparenz
Der Gesetzgeber und besonders die Finanzbehörden verlangen, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und belegbar sind. Transparenz gibt es nicht erst seit dem Einzug der Digitalisierung, schon vorher gehörte sie zu den Pflichten des ordentlichen Kaufmanns und zur ordnungsgemäßen Buchführung. Seitdem Unternehmen Buchhaltungssoftware verwenden, sind die Anforderungen allerdings strenger geworden (Stichwort GoBD).
Ihre Buchhaltungssoftware sollte daher alle erfassten Geschäftsvorfälle dokumentieren. Unter Umständen reicht ein Buchungsbeleg dazu nicht aus. Auch Schriftwechsel und Absprachen mit Kunden und Lieferanten sollten mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen verknüpft sein. Das ist ein starkes Argument für eine integrierte Unternehmenssoftware, die auch ein Dokumentenmanagementsystem umfasst und Prozesse ohne Medienbruch protokolliert. Vom ersten Kundenkontakt bis zur letzten Mahnung.
Die Transparenz einer einheitlichen Software und Datenbasis kommt auch der Unternehmenssteuerung zugute. Das Management hat mehr Daten, um Prozesse zu justieren und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu beheben. Gegenüber wichtigen Stakeholdern oder Kreditgebern ist es jederzeit auskunftsfähig.
Transparenz bedeutet nicht, dass jeder alle Informationen abrufen kann. Eine ausgeklügelte Zugriffssteuerung verhindert in moderner Software, dass Unbefugte sensible Daten abrufen können.
Weitere Informationen: Integration statt Tunnelblick , Unternehmenssteuerung Teil I – Transparenz
U
Überweisungen
Überweisungen werden heute ebenso digital erledigt wie alle anderen Vorgänge im Geschäftsverkehr. Nach Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen werden diese in Ihre Offene-Posten-Liste Kreditoren übernommen. Aus dieser Liste können Sie automatisiert oder manuell eine Zahlungsliste für einen Überweisungslauf zusammenstellen. Die Dateien und Buchungen für den Überweisungslauf werden per Knopfdruck generiert und die Zahlungen über Ihre Online-Banking-Schnittstelle an die Hausbank übermittelt.
Fortgeschrittene Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, die Überweisungen automatisiert von mehreren Banken auszuführen. Je nach Liquidität und Kreditlinie werden Zahlungen zuerst von der Bank 1, dann von der Bank 2 usw. ausgeführt. Auf diese Weise werden Konten nicht unzulässig überzogen. Die vorhandene Liquidität wird genutzt und Debitzinsen werden eingespart.
Weitere Informationen: Die Finanzbuchhaltung
Umsatzsteuer-Verprobung
Vor der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung überprüfen Sie, ob alle Ihre Buchungen steuerlich korrekt waren oder ob sich Buchungsfehler eingeschlichen haben. Das Instrument dafür ist die Umsatzsteuer-Verprobung.
Dabei werden die in den Umsatzsteuervoranmeldungen bzw. in der Umsatzsteuererklärung angegebenen Werte mit den Werten aus dem Jahresabschluss abgeglichen. Diese Verprobung wird sowohl für die Umsatzsteuer als auch für die Vorsteuer durchgeführt. Bei Abweichungen liegen aller Voraussicht nach Buchungsfehler vor, die vor Abgabe des Jahresabschlusses korrigiert werden müssen.
Es ist hilfreich, wenn Ihre Buchhaltungssoftware die Funktionalität einer Umsatzsteuerverprobung anbietet. Eine manuelle Umsatzsteuerverprobung ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Umsatzsteuervoranmeldung – USt-VA
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Buchhaltungssoftware. Anhand der Buchungen des Voranmeldungszeitraums ermittelt Ihr Programm automatisch die relevante Umsatzsteuer und Vorsteuer. Über die Elster-Schnittstelle werden die Daten an das zuständige Finanzamt übertragen. Gleichzeitig erstellt die Software ein Übertragungsprotokoll und einen Buchungsbeleg, damit Sie die Vorsteuer-Zahlung korrekt buchen können.
Weitere Informationen: Die Umsatzsteuervoranmeldung , Buchhaltungssoftware und die Umsatzsteuervoranmeldung
V
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen von Anwendern digitaler Buchhaltungssysteme, dass diese eine Verfahrensdokumentation erstellen. Darin wird genau beschrieben, wie das Unternehmen Papierbelege digitalisiert, verarbeitet und rechtssicher archiviert. Alle Prozessschritte des Ersetzenden Scannens sind darin festzuhalten, ferner, welche Hard- und Software verwendet wird und welche Mitarbeiter jeweils zuständig sind.
Sinn der Verfahrensdokumentation ist es, die Authentizität und Integrität der Buchhaltungsbelege über ihren gesamten Lebenszyklus sicherzustellen. Eine Buchhaltungssoftware, die alle Verarbeitungsschritte samt der beteiligten Akteure protokolliert, erleichtert die Verfahrensdokumentation wesentlich.
Weitere Informationen: Die Verfahrensdokumentation , Ersetzendes Scannen
W
Workflows
Moderne Unternehmenssoftware bildet ganze Prozesse ab und nicht nur einzelne Funktionen, wie es früher der Fall war. Diese Prozesse sind in Form von Workflows hinterlegt. Auch in der Buchhaltungssoftware werden zunehmend Workflows abgearbeitet. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung und Genehmigung von Eingangsrechnungen, das Erfassen, Kontieren und Buchen von Geschäftsvorfällen und der Zyklus von Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnungsstellung.
Workflows sind standardisierte Abläufe und lassen sich als solche leichter automatisieren als herkömmliche, nicht-standardisierte Vorgänge.
Weitere Informationen: Erfahrungen mit Scopevisio , Workflow-Management
Z
Zahlungstoleranzen
Zahlungstoleranzen können aus Skonto herrühren, aber sie können auch durch kleine Zahlendreher oder sonstige Gründe entstehen. Wenn Rechnung und Zahlungseingang voneinander abweichen, fällt das beim Ausziffern auf.
Manche Buchhaltungsprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit, Zahlungstoleranzen automatisch zu buchen. Sie geben ein Erlös- und ein Kostenkonto für Zahlungstoleranzen an und die Software macht den Rest. Das erspart Ihnen zeitraubende manuelle Buchungen.
Auch für Skonto können Sie in manchen Programmen die automatische Buchung, eventuell auch über ein Verrechnungskonto, in den Standardeinstellungen hinterlegen.
Weitere Informationen: Zahlungstoleranzen – Wenn Rechnung und Zahlung abweichen
Zusammenfassende Meldung – ZM
Unternehmer, die Lieferungen und Leistungen in andere EU-Länder ausführen, müssen über diese Umsätze eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben.
Darin werden drei Sachverhalte aufgelistet:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen ( § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG ) an Abnehmer mit USt-ID,
- Nicht steuerbare sonstige Leistungen gem. § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG
- Lieferungen des ersten Abnehmers bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften ( § 25b Abs. 2 UStG )
Zu den einzelnen Positionen sind anzugeben:
- die Umsatzsteuer-ID des Erwerbers
- die Bemessungsgrundlage, d. h. der Netto-Rechnungsbetrag
- die Art des Umsatzes
Wichtig ist, dass der Erwerber Ihnen eine gültige Umsatzsteuer-ID vorweisen kann. Die Umsatzsteuer wird nach dem so genannten “Reverse Charge”-Verfahren vom Erwerber in dessen Land gezahlt, während Sie als Lieferant oder Leistungserbringer keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
Die ZM für innergemeinschaftliche Lieferungen muss bis zum 25. des auf den zu meldenden Umsatz folgenden Monats über das Elster-Portal abgegeben werden. Wenn Sie also innergemeinschaftliche Umsätze tätigen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware in der Lage sein, die ZM für Sie automatisch zu generieren und per Elster zu übermitteln.
Weitere Informationen: Zusammenfassende Meldung
