Buchhaltungssoftware richtig bewerten

Checkliste zur Bewertung einer Software

Vorschlag für eine Checkliste mit Bewertung:

1. Läuft das Buchhaltungsprogramm unter dem im Unternehmen eingesetzten Betriebssystem?
2. Für Einnahmeüberschussrechner: Bietet das Programm die EÜR an?
3. Ist die Software netzwerkfähig?

Sind diese grundlegenden Voraussetzungen vorhanden, können die detaillierten Eigenschaften der Programme betrachtet werden. Wenn der Käufer der Software sie nicht selbst verwendet bzw. nicht selbst bucht, muss der Buchhalter unbedingt in die Beurteilung mit einbezogen werden!

• Funktionen der Buchhaltungssoftware – jedes Modul ist zwei Punkte wert:
  • Buchführung
  • Rechnungserstellung
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Mahnwesen
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Banking
  • Anlagenbuchhaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Steuererklärungen
  • Reporting

• Wie viele Schnittstellen sind vorhanden? jede Schnittstelle ist zwei Punkte wert:
  • CSV
  • Excel
  • DATEV
  • GDPdU

• Verwendeter Sachkontenrahmen – jedes Merkmal ist ein Punkt wert:
  • Standardkontenrahmen des Unternehmens wird verwendet (beim Steuerberater erfragen!)
  • Kontenrahmen entspricht der Taxonomie der E-Bilanz
  • Weitere Sachkonten können angelegt werden
  • Das Buchen auf Unterkonten ist möglich

• Buchungs-Handling – jedes Merkmal ist ein Punkt wert:
  • Buchungsmaske entspricht den Vorkenntnissen des Nutzers
  • Hilfestellung für die einzelnen Felder wird gegeben
  • Stapelbuchen ist möglich
  • Wechsel zwischen verschiedenen Buchungs-Modi wird angeboten
  • Sachkonten mit Steuerautomatik vorhanden
  • Buchungsvorlagen können erstellt werden
  • Dauerbuchungen lassen sich anlegen
  • Anlagenbuchhaltung mit Erstellen einer Anlagenübersicht sowie automatische Berechnungen der Abschreibungsraten und deren Verbuchung ist möglich

• Berichtswesen – jede Eigenschaft ist erneut ein Punkt wert:
  • Vorläufige Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung wird ausgewiesen
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung für einzelne Perioden kann erstellt werden
  • Vorjahresvergleich wird angeboten
  • Auswertungen lassen sich individuell anpassen

• Anschaffungspreis und laufende Kosten – jedes Merkmal ist ein Punkt wert:
  • Die Anschaffungskosten oder monatlichen Lizenzgebühren sind angemessen.
  • Regelmäßige Updates werden kostenfrei angeboten
  • Schulungskosten für die Anwender fallen nicht an
  • Der Anbieter hat eine kostenfreie Hotline eingerichtet

Diese Liste lässt sich beliebig ergänzen. Genug Flexibilität, um z. B. debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren zuzulassen, muss vorausgesetzt werden. Die Software, die die höchste Bewertung erhält, passt zum Unternehmen. Erst wenn alle Fragen zur Zufriedenheit des Anwenders geklärt sind, sollte die Entscheidung für das Programm fallen.