ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Es kann im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr genutzt werden.
Vorteile von ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format – ausgeschrieben: Zentraler User Guide vom Forum elektronische Rechnung Deutschland – bringt Anwendern viele Vorteile:
- Die Digitalisierung von Rechnungen spart Porto, Papier, Aktenschränke, Archivierungsaufwand und viel Zeit, denn Computer durchsuchen digitale Archive schneller, als Menschen Papierberge.
- Die elektronische Verarbeitung digitaler Rechnungen spart Aufwand und eliminiert Fehlerquellen, da Daten nicht mehr manuell erfasst werden müssen.
- Die Digitalisierung beschleunigt Rechnungs- und Bezahlprozesse. Lieferanten stärken damit ihre Liquidität und Kunden können eher einmal Skonto in Anspruch nehmen.
- Digitale Daten ermöglichen viele Automatisierungen, von A wie Ablage im elektronischen Belegwesen bis Z wie Zuordnung von Bestellungen und offenen Posten.
Genug Gründe, um den eigenen Betrieb auf das neue Format umzustellen – aber wie funktioniert das?
ZUGFeRD für Rechnungssteller
Viele Unternehmen arbeiten heute bereits mit Faktura-Programmen. Diese Programme können elektronische Rechnungen erstellen. (Häufig erstellen sie noch eine Vielzahl anderer Belege, wie Angebote, Lieferscheine, Packzettel usw.)
Wer eigene Software-Lösungen verwendet, kann seine Entwickler oder den beauftragten Software-Hersteller bitten, ZUGFeRD-Funktionen in die Lösung zu integrieren.
Unternehmen, die eine Standardsoftware verwenden, haben gute Chancen, dass diese das ZUGFeRD-Format bereits unterstützt. In den Stammdaten oder Einstellungen zur Belegerstellung oder zum Generieren elektronische Rechnungen findet sich bei manchen Herstellern bereits ein Kontrollkästchen oder Button, der das System anweist, Rechnungen in diesem Format zu erstellen.
Ist dies nicht der Fall, wird der Software-Hersteller hoffentlich in nächster Zeit mit dem Wettbewerb gleichziehen. Das FeRD veröffentlicht eine Liste der Anbieter kompatibler Software.
ZUGFeRD für Rechnungsempfänger
An einer Buchführungssoftware kommt heute kein Betrieb mehr vorbei. Eine solche Software unterstützt jedoch nicht nur die Buchführung an sich, sondern auch das Einlesen, Prüfen, Freigeben und Archivieren von Eingangsrechnungen. Je besser die Eingangsdaten strukturiert und maschinenlesbar sind, umso einfacher lassen sie sich automatisiert weiter verarbeiten. Und strukturierter als die ZUGFeRD-XML-Datei geht’s nicht.
Unternehmen, die Eingangsrechnungen erhalten, sollten feststellen, in welcher Weise ihr System das ZUGFeRD-Format unterstützt. Häufig ergeben sich große Rationalisierungspotenziale, wenn wirklich die gesamte Bandbreite der automatisierten Funktionen rund um Rechnungsprüfung und -freigabe sowie Buchung und Datenabgleich ausgenutzt wird.
Wer seine Zahlungen per Online Banking leistet, sollte sich informieren, ob sein Banking-Programm Zahlungsverkehrsdaten aus Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format eingehen, automatisch übermitteln kann.
Wenn ein Steuerberater oder ein Servicepartner in die Buchhaltung involviert ist, sollte dieser mit ins Boot geholt werden. Für diese Art von Dienstleistern hat die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung nur Vorteile. Eventuell können ja auch die Mandanten an diesen Erleichterungen partizipieren.
