Der Vorgang der Reisekostenabrechnung ist mühsam und zeitaufwendig. Eine moderne Reisekostenabrechnungssoftware kann den gesamten Prozess digital abbilden, teils automatisieren und dadurch vereinfachen. Im Folgenden skizzieren wir die Vorteile für die Reisekostenabrechnung, benennen Funktionen und geben Ihren Auswahlkriterien an die Hand.
Warum ist Reisekostenabrechnungssoftware wichtig?
Die “herkömmliche” manuelle Reisekostenabrechnung erschwert den Überblick über die Reiseausgaben. Dazu kommt, dass die Fehleranfälligkeit und der Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung steigen. Das führt unter anderem dazu, dass Reisespesen verspätet an Mitarbeitende ausgezahlt werden. Auch die eventuelle Weiterberechnung an den Kunden kann sich dadurch verzogern.
Eine moderne Reisekostenabrechnungs-Software empfiehlt sich deshalb für viele Unternehmen. Sie sorgt für mehr Effizienz im gesamten Abrechnungsprozess und bietet sowohl dem Reisenden als auch der Verwaltung viele Vorteile.
Die wichtigsten Funktionen
Eine Reisekostenabrechnungssoftware bietet mehrere Funktionen, mit denen Firmen Ihre Reiseprozesse und das Ausgabenmanagement verbessern können:
- Automatische Datenerfassung und Verarbeitung durch OCR-Technologie. Dies steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit und reduziert Fehler.
- Belege können über eine Smartphone-App eingereicht werden.
- Steuersätze und Pauschalen werden automatisch und aufgrund der aktuellen Rechtsvorgaben berechnet.
- Es besteht die Möglichkeit, Kreditkartenumsätze zu importieren und sie direkt den einzelnen Belegen und Rechnungen zuzuordnen.
- Eine elektronische Belegspeicherung ist verfügbar.
- Vorkonfigurierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Integration in gängige bestehende Unternehmenssysteme.
- Eine DSGVO- und GoBD-konforme Abrechnung wird unterstützt.
Die wichtigsten Vorteile
Wenn sich Unternehmen für eine digitale Reisekostenabrechnung entscheiden, können sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Dazu zählen:
- Ein besserer Überblick über die Reisekosten. Das führt oft zu einer verbesserten Kostenplanung und -kontrolle sowie einer optimierten Budgetplanung.
- Ein effizienter Genehmigungsprozess, der zu einer schnellern Erstattung an den Reisenden führt.
- Erhebliche Zeitersparnis für Mitarbeitende beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung.
- Eine deutliche Reduzierung von Fehlern, die durch eine automatische Berechnung ermöglicht wird.
- Eine jederzeitige Verfügbarkeit von aktuellen Daten – beispielsweise für das Controlling.
- Compliance mit internen Reisekostenrichtlinien und aktuellen gesetzlichen Vorgaben (z. B. Mehrwertsteuersätzen und Kilometergeldregelungen).
- Ein geringerer Papierverbrauch, der das Unternehmen ein Stück näher zum Ziel des papierlosen Büros bringt.
- Unterstützung der Buchhaltung, die den Monatsabschluss schneller erstellen kann und eines ganzheitlichen Reisekostenmanagements
Tipps für die Auswahl von Reisekostenabrechnungssoftware
Bei der Auswahl einer passenden Geschäftssoftware hat sich ein systematisches Vorgehen bewährt. Dies gilt auch bei einer Entscheidung für eine Reisekostenabrechnungssoftware. Demzufolge sollten Unternehmen im Vorfeld insbesondere die folgenden Fragen berücksichtigen:
- Wie bedienungsfreundlich ist die Lösung?
- Werden mobile Arbeitsprozesse unterstützt? Besser noch: Ist eine Reisekosten-App verfügbar, die wichtige Funktionen bietet wie das Scannen von Papierbelegen?
- Ist die Lösung DSGVO- und GoBD-konform?
- Bietet die Lösung sprachliche Unterstützung und andere länderspezifische Funktionen für alle Länder, in die Geschäftsreisen erfolgen?
- Wie einfach ist die Integration der Reisekostenabrechnungs-Software in die im Unternehmen vorhandenen Software-Systeme?
- Stellt der Anbieter eine Testversion zur Verfügung?
- Wie gut ist der Support?
Reisekostenabrechnungssoftware (mit Beispielen)
Reisekostenabrechnungssoftware ist als Stand-alone-Lösung erhältlich, häufig jedoch Teil einer umfangreicheren Lösung etwa für HR, ERP oder Reisemanagement.
Reisekosten-Apps
Mit Hilfe einer Reisekosten-App können Geschäftsreisende Ausgaben bereits auf Reisen schnell und einfach erfassen. Belege werden mit dem Smartphone abfotografiert und zur erfassten Reise hochgeladen.
Automatismen und Assistenzfunktionen machen die Erfassung einfach:
- Tagespauschalen werden automatisch ermittelt.
- Kilometerpauschalen werden automatisch kalkuliert.
- Belegdaten werden automatisch extrahiert.
Ein Beispiel für eine Stand-alone Reisekosten-App ist Circula.
Wichtig ist, dass sich Apps in die vorhandene Systemlandschaft einbetten lassen. Dies geschieht in der Regel über Schnittstellen zu Anbietern von ERP-, Buchhaltungs- und HR-Software sowie zu Buchungssystemen wie Onesto.
Reisekostenabrechnungssoftware On-Premises
Reisekostenabrechnungssoftware, die auf dem Rechner installiert und On-Premises genutzt wird, ist ebenfalls am Markt erhältlich. Ein Beispiel ist Lexware reisekosten. Die Software steht jedoch nur Windows-Nutzern zur Verfügung. Eine App wird als Add-on bereitgestellt.
Reisekostenabrechnung als Baustein einer Gesamtlösung
Die Reisekostenabrechnung ist oft Teil einer umfangreicheren Lösung.
Reisemanagement-Software
All-in-One-Lösungen für Geschäftsreisen wie TravelPerk bieten von der Buchung bis zur Verwaltung vielfältige Funktionen. Sie sind in erster Linie Buchungssysteme für Geschäftsreisen. Oft ist die Reisekostenabrechnung ein weiterer Bestandteil.
Ein Konkurrent von TrevelPerk im Bereich der großen Unternehmen und Konzerne ist SAP Concur.
HR-Software
Reisekostenabrechnung kann auch Teil von HR-Software sein. Als Beispiel sei hier HR-Works genannt, eine HR-Software für die Personalverwaltung, bei der die Reisekostenabrechnung ein Funktionsbaustein ist, der somit nicht separat bezogen werden kann.
ERP-Software
Wer Schnittstellen-Probleme vermeiden möchte und auf durchgängige Prozesse setzt, wählt eine integrierte Lösung. Ein Beispiel für eine Software, die den Prozess der Reisekostenabrechnung durchgängig abbildet, ist die cloudbasierte ERP-Lösung von Scopevisio.
Reisekosten können sowohl im Scopeviso-Client als auch über die mobile App Scopeviso2Go erfasst werden. Ein besonderer Vorteil ist, dass die Reisekosten in der App direkt mit einem Projekt verbunden werden können. Das erweist sich in der Faktura später als Vorteil, wenn es darum geht, Reisekosten an den Kunden weiter zu berechnen.
Folgender Screenshot zeigt eine Teil-Ansicht der Reisekosten-Erfassung in SCOPEVISIO2GO.
Im integrierten DMS von Scopevisio werden die Reisekostenbelege anschließend GoBD-konform archiviert.
Dank der Anbindung an die Faktura (Modul Scopevisio Abrechnung) können Reisekosten – sofern vereinbart – direkt projektbezogen an den Kunden weiterberechnet werden.
Fazit
Reisekostenabrechnungssoftware dient der digitalen Reisekostenabrechnung. Sie optimiert den oft langwierigen und fehleranfälligen Prozess, was sich positiv für alle Beteiligten auswirkt.
Eine moderne Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, mobile Arbeitsprozesse unterstützen, die aktuellen Reisekostenbestimmungen berücksichtigen sowie eine GoBD-konforme Nutzung ermöglichen. Darüber hinaus sollten sie Schnittstellen für die Anbindung an andere Anwendungen im Unternehmen bieten.
Die effizienteste Lösung es allerdings, auf End-to-End-Prozesse beim Thema Reisekosten zu setzen. Ein ERP-System wie Scopevisio ermöglicht genau dies. Nur in einem integrierten System lassen sich die alltäglich anfallenden Prozesse tatsächlich durchgängig und konsequent vereinfachen und automatisieren.
