Lassen sich Kunden mit dem Begleichen offener Rechnung zu lange Zeit, kann dies kleine Unternehmen und freiberufliche Dienstleister in die Insolvenz führen. Doch was gerade unerfahrene Selbstständige und Start-ups zu wenig berücksichtigen, ist: Häufig können die Abnehmer ihrer Waren oder Dienstleistungen die Rechnungen gar nicht begleichen, weil sie fehlerhaft ausgestellt wurden. Machen Sie sich daher an dieser Stelle damit vertraut, welche gesetzlichen Regelungen für das Erstellen und für das Aufbewahren von Rechnungen gelten und wie Ihnen eine entsprechendes Rechnungsprogramm bei der Erstellung von Rechnungen behilflich sein kann.
Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung
Damit Rechnungen vor den Augen des Gesetzgebers – und damit auch der Finanzbehörden – bestehen, müssen sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten.
- Es muss klar erkennbar sein, wer wem die Rechnung ausstellt. Es müssen also Name und Adresse des Rechnungsstellers wie auch des Rechnungsempfängers korrekt angegeben sein.
- Der Rechnungssteller fügt zudem seine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (sofern vorhanden) hinzu. In der Regel enthält der Briefkopf diese Angaben.
- Es folgen das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Eine wichtige Angabe ist die Rechnungsnummer. Diese muss Teil eines fortlaufenden Systems sein. Was bedeutet: Entweder Sie verwenden als Rechnungsnummer ausschließlich fortlaufende Zahlen, indem Sie beispielsweise die 13. Rechnung im Jahr 2013 als 13/2013 bezeichnen, die folgende als 14/2013 usw. Oder Sie verwenden für jeden Kunden eine eigene Rechnungsnummer, die aus einem Buchstabenkürzel und Ziffern besteht. So erhält dann beispielsweise der Kunde Alfred Müller das Kürzel AM und jede Rechnung wird fortlaufend notiert: AM.13.2013, AM.14.2013 usw. Die Art, wie Sie das fortlaufende System erstellen, ist nicht vorgegeben, wichtig ist aber, dass eine eindeutige Zuordnung erfolgen kann.
- Im Anschluss folgt der eigentliche Rechnungstext, das heißt, Sie benennen, was in welcher Menge geliefert oder geleistet und welcher Betrag vereinbart wurde. Dieser Bereich sollte leicht zu überblicken sein und wird daher häufig tabellarisch dargestellt.
- Sind Sie als Kleinunternehmer von der Berechnung der Mehrwert- und Umsatzsteuer befreit, so vermerken Sie dies.
- Andernfalls erfolgt die Angabe des Nettobetrages sowie des zu berechnenden Steuersatzes.
- Wurden weitere Absprachen getroffen, wird beispielsweise ein Rabatt oder eine andere Entgeltminderung gewährt, so ist dies ebenfalls aufzuführen.
- Wird die Rechnung in Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson ausgestellt, so muss sie einen Hinweis darauf enthalten, dass der Rechnungsempfänger diese zwei Jahre aufzubewahren hat.
Kleinbetragsrechnungen und hilfreiche Zusatzinformationen
Ausgenommen von diesen Regelungen sind lediglich sogenannte Kleinbetragsrechnungen, mit denen ein Betrag in Rechnung gestellt wird, der 150 Euro nicht übersteigt. Hier reicht es aus, wenn Name und Anschrift des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Lieferung sowie der Bruttobetrag und der angewandte Satz der Umsatzsteuer bzw. der Vermerk der Steuerbefreiung aufgeführt werden. Verzichten können Sie bei allen Rechnungsstellungen auf eine Unterschrift oder einen Stempel. Wird die Rechnung digital übermittelt, benötigen Sie auch keine spezielle Signatur mehr. Üblich ist es jedoch, den Kunden vorab zu fragen, ob er mit einem Rechnungsversand per Mail einverstanden ist oder eine postalische Zusendung erwartet. Um Ihren Kunden die Rechnungsbegleichung zu erleichtern, sollten Sie zudem Ihre Kontodaten in der Rechnung vermerken. Auch ein Fälligkeitsdatum sollte angegeben werden, eine Pflicht hierzu besteht jedoch von Seiten des Finanzamt nicht.
Rechnungen schreiben leicht gemacht: professionelle Rechnungssoftware
Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt, so kann der Kunde Nachbesserung verlangen, bevor er die Rechnung begleicht. Handelt es sich um ein Unternehmen, einen Kleinunternehmer oder einen Freiberufler, so muss er dies sogar tun, da er sonst ebenfalls Schwierigkeiten mit der Anerkennung der Rechnung durch das Finanzamt bekommen könnte. Als Rechnung stellendes Unternehmen sind Sie – neben der korrekten Ausstellung – zudem verpflichtet, jede Rechnung mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen innerhalb dieses Zeitraumes lesbar bleiben. Dies gilt auch für digitale Rechnungen.
Wer jetzt unsicher geworden ist, ob seine Rechnungen der Norm entsprechen, schaut sich am besten einmal gute Rechnungsvorlagen an oder eine entsprechende Software an. Mit einer Rechnungssoftware bzw. mit einem Rechnungsprogramm lassen sich Rechnungen einfach und gesetzeskonform erstellen. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass dies auch nach der nächsten Gesetzesänderung so bleibt. Ein weiterer Nutzen: Rechnungen werden häufig nicht nur inhaltlich fehlerhaft, sondern auch von der Optik her nachlässig erstellt. Bedenken Sie aber, dass jede Rechnung zugleich einen Teil Ihrer Corporate Identity ausmacht, so erkennen Sie klar den Vorteil, auf professionell gestaltete Vorlagen einer anspruchsvollen Rechnungssoftware zugreifen zu können.
