Mahnungen schreiben: Tipps zur Durchsetzung offener Forderungen

Vor allem Kleinunternehmer sind stark darauf angewiesen, dass ihre Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen begleichen. Doch einige Zeit nach der Rechnungsstellung fällt in der Debitorenbuchhaltung oft auf, dass die Forderung nicht beglichen wurde. Gerade Freiberufler mit stark schwankenden Einkünften stoßen an ihre Grenzen, wenn Zahlungen ihrer Kunden ausbleiben. Wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt, kann das aber auch die Liquidität der Kleinunternehmer oder sogar die von größeren Unternehmen beeinträchtigen, denn leicht kann es dazu kommen, dass mehrere Schuldner gleichzeitig eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen und zu spät oder überhaupt nicht zahlen.

Um das Schreiben einer einer Mahnung kommt man kaum herum. Nun möchte man seinen Kunden aber auch nicht verärgern, insbesondere dann, wenn der Kundenstamm am Anfang der Selbständigkeit noch nicht so groß ist. Welche Möglichkeiten gibt es, an sein Geld zu kommen? Was man muss man beim Schreiben einer Mahnung beachten? Wie kann man mahnen, ohne die Kunden zu verschrecken?

Das Gespräch suchen, bevor Mahnungen geschrieben werden!

Ein freundliches Gespräch hat schon so manches Problem gelöst. Bevor Mahnungen geschrieben werden, sollten Sie den Kontakt mit dem Kunden suchen. Vielleicht wird dann schnell klar, dass die Rechnung nicht angekommen ist. Mit Blick auf eine langfristige Kundenbeziehung ist es immer empfehlenswert, vor dem Schreiben einer Mahnung eine gemeinsame Lösung mit dem Kunden zu finden, z.B. in Form eines Zahlungsaufschubs.

Die schriftliche Zahlungserinnerung – Mahnstufe 1

Sollte das Gespräch zu nichts führen, so schicken Sie Ihrem Kunden nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist – für gewöhnlich 10 bis 14 Tage –  ein Erinnerungsschreiben, in dem Sie den Kunden schriftlich an die noch ausstehende Zahlung erinnern.

Diese schriftliche Zahlungserinnerung ist noch nicht mit Mahngebühren verbunden.

Dabei sollten Sie eine neue Frist von fünf bis zehn Tagen setzen. Es kommt darauf an, die Zahlungserinnerung möglichst freundlich zu formulieren, etwa so:

„Sicherlich haben Sie übersehen, dass die o.g. Rechnung noch nicht beglichen wurde. Wir bitten Sie die Regulierung nachzuholen und haben diesem Schreiben eine Rechnungskopie beigefügt.”.

Das Erinnerungsschreiben sollte eine genaue Bezeichnung des Auftrages oder des Vertrages enthalten, die Höhe der Forderung, das Datum der Fälligkeit sowie das Lieferdatum und die Rechnungsnummer.

Eine solche Zahlungserinnerung hat vor Gericht den gleichen Wert wie eine Mahnung.

Die zweite Mahnung: Mahnstufe 2

Mahnstufe 2 sollte im Wortlaut ausdrücklicher ausfallen. Hier werden erstmals Mahngebühren angedroht. Die 2. Mahnung könnte wie folgt beginnen:

„Wir bitten Sie, den offenen Rechnungsbetrag umgehend zu begleichen. Sofern Sie die Zahlungsfrist zum [tt.mm.jjjj] nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen.”

Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens: Mahnstufe 3

Die 3.  Mahnstufe ist i.d.R. die letzte Mahnung; sie kündigt das gerichtliche Mahnverfahren an und beginnt beispielsweise mit:

„Sollten Sie diese Zahlungsfrist unbeachtet verstreichen lassen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einzuleiten.”

Hier kommt es darauf an, dem Kunden mit der Mahnung deutlich zu machen, dass alle weiteren Schritte für ihn mit Kosten verbunden sind. Neben Mahngebühren können bei Überschreiten der Fälligkeit und bei Zahlungsverzug Gebühren für Gerichtsverfahren anfallen. Der Schuldner ist nun in Verzug, da er nach der Fälligkeit seiner Leistung gemahnt wurde und nach dem Erhalt der Mahnung noch immer nicht bezahlt hat. Es empfiehlt sich, die dritte und letzte Mahnung als Einschreiben zu versenden. Mit der letzten Mahnung verdeutlichen Sie Ihrem Gläubiger, dass Kosten auf ihn zukommen werden, wenn seine Zahlung weiterhin ausbleibt.

Mahnung per E-Mail

Mahnungen bedürfen grundsätzlich keiner bestimmen Form. Deshalb könnte eine Mahnung rein theoretisch auch mündlich oder in Form einer E-Mail erfolgen. Sollte es jedoch zu einem Gerichtsprozess kommen, wird die Beweislage in diesem Fall schwierig. Ihr Kunde könnte behaupten, die E-Mail mit der Mahnung sei bei ihm nicht angekommen oder in seinem Spam-Filter gelandet. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wenn Sie mahnen, sollten Sie also lieber einen Brief schreiben.

Kurzzeitiger Lieferstopp für säumige Kunden!

Geplante Lieferungen an den Kunden sollten vorerst gestoppt werden, bis die Zahlung erfolgt ist.

Auf die Verhältnismäßigkeit der Mahnung achten!

Achten Sie stets auf die Verhältnismäßigkeit. Pflegen Sie eine sehr persönliche Beziehung zum säumigen Zahler, reicht vielleicht bereits ein freundlicher Anruf.  Ist Ihr Kundenstamm sehr groß oder die Kundenbeziehungen nicht so eng, beispielsweise im E-Commerce, kommen Sie nicht um ein professionelles Forderungsmanagement herum, da das Kundengeflecht schlicht zu groß sein wird. Als Unternehmer können Sie i.d.R. Ihre Kunden am besten einschätzen und das passende Vorgehen wählen. Wenn Sie sich dazu entscheiden zu mahnen, seien Sie in den Mahnschreiben stets freundlich, aber bestimmt. Mahngebühren müssen etwa nicht unbedingt schon mit der ersten Mahnung einhergehen. Falls Sie eine Vorlage bzw. ein Muster für Ihre Mahnung suchen, finden Sie online verschiedene kostenlose Mahnungsvorlagen zum Download.

Üblich, aber nicht Pflicht!

Die genannten Mahnstufen sind allerdings gesetzlich nicht vorgeschrieben! Sie können so vorgehen, müssen es aber nicht. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf eine Mahnung verzichtet werden:

1. Ist die Rechnung mit einem nach dem Kalender bestimmbaren Zahlungsziel versehen, kommt der Schuldner automatisch in Verzug. Mögliche Formulierungen sind: “Zahlbar innerhalb 30 Tagen nach Rechnungserhalt”, “Sofort zahlbar”, “Zahlbar bis [tt.mm.jjj]“, “zahlbar in KW 22“.
2. Hat der Schuldner die Zahlung endgültig und ernsthaft verweigert, kommt dieser automatisch in Verzug. Dies ist auch der Fall, wenn der Schuldner die Leistung kurzfristig zusagt, aber nicht einhält oder der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist, z.B. bei der Reparatur eines Wasserbruchs.
3. Ist der Schuldner Verbraucher, tritt der Verzug automatisch ein, wenn er in der Rechnung darauf hingewiesen wurde (Punkt 2.). Ist der Schulder kein Verbraucher kommt er automatisch 30 Tage nach Empfang/Erhalt der Lieferung/Leistung in Verzug.

Die gesetzlichen Regelungen finden Sie in § 286 BGB.

Die Alternative zum klassischen Mahnverfahren

Wenn Sie weniger Geduld mit säumigen Zahlern an den Tag legen wollen, können Sie das ganze Verfahren auch etwas straffen. Dazu empfehlen sich klare Ansagen direkt im Rechnungsschreiben.

1. Sie schreiben in Ihre Rechnung einen unmissverständlichen Zahlungshinweis, der beispielsweise so lauten könnte:“Der Rechnungsbetrag ist 14 Tage nach Rechnungsdatum fällig. Um Ihnen und uns unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Sollten Sie diese Rechnung im Laufe der nächsten 14 Tage nicht begleichen, geraten Sie gemäß § 286 BGB automatisch in Zahlungsverzug. Ab diesem Zeitpunkt können wir Verzugszinsen in Höhe von 8,12 Prozent p.a. berechnen. Außerdem müssen alle Kosten eines anschließenden gerichtlichen Mahnverfahrens von Ihnen getragen werden. Bitte setzen Sie sich daher bei absehbaren Zahlungsverzögerungen rechtzeitig mit uns in Verbindung.”
2. Sollte der Kunde nicht zahlen, suchen Sie auch hier das Gespräch. So können Sie ganz einfach feststellen, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist. Sie können auf diese Weise herausfinden, wo es hakt und eine gemeinsame Lösung suchen.
3. Sollte dies nicht fruchten, schicken Sie dem Schuldner eine Mahnung (und zwar nur eine). Darin weisen Sie nochmals auf die gesetzliche Grundlage des Zahlungsverzugs hin und nennen den Termin, an dem Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten wollen.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das Mahnverfahren ist ein Gerichtsverfahren, mit dem Geldforderungen auf vereinfachte und verhältnismäßig schnelle Art und Weise – ohne Klageerhebung – durchgesetzt werden können. Durchgeführt wird das Verfahren von einem Rechtspfleger (bzw. voll automatisiert), wobei nur auf Plausibilität geprüft wird, nicht aber, ob dem Antragsteller der Zahlungsanspruch auch wirklich zusteht.

Wie läuft das Mahnverfahren vor Gericht ab?

Zuständig für das Mahnverfahren ist in der Regel das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Antragsteller seinen Wohnsitz/Firmensitz hat. Die Kosten für den Antrag auf einen Mahnbescheid, die zunächst der Antragsteller tragen muss, finden Sie in der Gerichtskostentabelle.

• Bei Ihrem zuständigen Mahngericht reichen Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides ein. Den Antrag gibt´s im Schreibwarenhandel. Alternativ können Sie auch online einen Mahnantrag stellen. Das Antragsformular drucken Sie aus und schicken es an Ihr zuständiges Mahngericht. Sie können das Formular auch gleich online verschicken. Dazu bedarf es allerdings einer digitalen Signatur. Dafür wiederum benötigen Sie eine Signaturkarte.
• Das Gericht prüft Ihren Antrag auf Plausibilität und stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu.
• Nachdem dem Schuldner der Mahnbescheid zugestellt wurde, hat er 14 Tage Zeit, vor Gericht Widerspruch einzulegen. Geht er diesen Weg, können Sie überlegen, ob Sie mit einem „richtigen” Gerichtsverfahren, also einer Zivilklage zu Ihrem Recht kommen wollen.
• Falls der Schuldner nicht widerspricht, können Sie unmittelbar anschließend einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen. Der Vollstreckungsbescheid wird vom dem Schuldner durch das Gericht zugestellt oder durch einen vom Gläubiger beauftragten Gerichtsvollzieher. Danach beginnt erneut eine 14-tägige Widerspruchsfrist. Wird kein Einspruch eingelegt, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig und Sie haben die Möglichkeit, Ihre Forderungen mit Zwangsvollstreckungsmaßnamen einzutreiben.

Weitere Informationen und Tipps zum gerichtlichen Mahnverfahren bietet die IHK. Dort finden Sie außerdem kostenlose Vorlagen und Muster für Mahnungen als PDF.