Mittelständische Unternehmen setzen Faktura-Software ein, um ihre kaufmännischen Mitarbeiter bei der Auftragsabwicklung zu unterstützen. Vom Angebot bis hin zur Rechnung deckt ein Faktura-Programm den kompletten Abrechnungsprozess in elektronischer Form ab. Oft werden Faktura-Lösungen deshalb auch unter dem Stichwort Rechnungssoftware oder Rechnungsprogramm angeboten.
Wichtigste Funktionen einer Faktura
Zu den Grundfunktionen einer solchen Software zählen das Erstellen und Verwalten von Verkaufsdokumenten. So lassen sich mit Hilfe einer Faktura-Software Angebote schreiben, Aufträge generieren, Lieferscheine erzeugen und Rechnungen erstellen. Dabei werden sehr viele manuelle Arbeiten dank automatisierter Abläufe überflüssig. Dies wiederum führt zu mehr Effizienz in der Auftragsabwicklung.
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Kontaktverwaltung (Kunden- und Lieferantenverwaltung)
In der Kontaktverwaltung sind alle wichtigen Informationen wie etwa Anschrift, Kundennummer oder Bankverbindung zum einzelnen Kunden bzw. Lieferanten gespeichert. Darüber hinaus befinden sich dort die digitalen Kundenakten mit sämtlichen Vorgängen und Dokumenten zum einzelnen Kunden. Aus der Kontaktverwaltung werden kundenbezogene Informationen (z. B. Adresse) übernommen, wenn Angebote, Aufträge oder Rechnungen geschrieben werden.
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Produktverwaltung / Artikelverwaltung
Die Produktverwaltung speichert Angaben zu den Artikeln oder Dienstleistungen eines Unternehmens mit den zugehörigen Details wie Artikelnummern, Lagerangaben oder Verkaufspreisen. Wenn Mitarbeiter Verkaufsdokumente erstellen, entnehmen sie die Informationen zu den Positionen (z.B. Produktbeschreibung) aus der Produktverwaltung.
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Verkaufsdokumente erstellen und verwalten
Ein Rechnungsprogramm für den Mittelstand bietet die Möglichkeit, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen zu erstellen. Dabei greift der Anwender auf Dokumentvorlagen bzw. Briefmuster zurück, die er zuvor in der Faktura Software hinterlegt hat. In der Regel lassen sich Dokumenttypen mit wenigen Klicks ineinander überführen (z.B. ein Angebot in eine Rechnung). In der Regel können auch wiederkehrende Rechnungen wie z.B. Monatsrechnungen automatisiert erstellt werden. Die Faktura Lösung dient außerdem als zentrale Ablage für alle Belege und Dokumente. Sie liefert zudem Auswertungsmöglichkeiten, oft in Form von Übersichten, zum Beispiel über abgegebene oder abgelehnte Angebote, gezahlte oder offene Rechnungen.
Zusätzliche Funktionen einer Faktura-Lösung
Rechnungsprogramme für den Mittelstand enthalten zum Teil auch Module für das Bestellwesen. Sie bieten Funktionen, die für eine effiziente Abwicklung im Einkauf benötigt werden. Darüber hinaus enthalten manche dieser Lösungen auch eine Warenwirtschaft samt Lagerhaltung. Gerade die Warenwirtschaft wird aber häufig auch als Einzellösung unabhängig von der Rechnungssoftware angeboten.
