Kleinere Unternehmen lassen ihre Buchführung meist vom Steuerberater erledigen. Um dies zu ermöglichen, müssen sie ihre Rechnungen und Kassenblätter auf irgendeine Weise zum Steuerberater befördern.
Noch immer reichen viele dem Berater ihre papiergebundenen Originalbelege ein; einige senden ihm digitalisierte Belege direkt per E-Mail oder über eine Transferschnittstelle zu.
Der Steuerberater scannt die Belege dann – soweit noch nicht geschehen – ein, sortiert sie, kontiert sie und bucht sie. Vieles davon ist lästige Routine, zeitraubend und fehleranfällig.
Nachteile des alten Verfahrens
Diese Vorgehensweise hat etliche Nachteile, die zu Lasten von Mandanten und ihren Steuerberatern gehen.
- Transportaufwand
- Risiko des Verlusts von Belegen
- Vollständigkeit kaum überprüfbar
- Mehrarbeit für den Steuerberater kostet Geld
- Ineffiziente Routinearbeiten
- Originalbelege nicht mehr verfügbar oder unnütze Kopien
Zeit und Kosten sparen mit DATEVconnect online
Die meisten Steuerberater buchen mit DATEV. Um ihnen und ihren Mandaten das Leben leichter zu machen, hat die DATEV eine Möglichkeit entwickelt, Belege vollständig papierlos zu übertragen und zu verarbeiten: DATEVconnect online. Das Projekt befindet sich in der Pilotphase und startet Anfang 2016.
Eine Besonderheit, die DATEVconnect online von früheren Methoden des Datentransfers unterscheidet, besteht darin, dass mit den Belegen gleich die passenden Buchungssätze bzw. mit den Buchungssätzen die Belegbilder an den Steuerberater übermittelt werden.
Dafür muss der Softwareanbieter, der z.B. die Faktura-Software liefert, dieses neue Schnittstellenformat der DATEV unterstützen.
Die derart vorkontierten Daten können beim Steuerberater schneller verarbeitet werden. So bleibt diesem mehr Zeit, sich auf seine Kernaufgabe zu fokussieren – nämlich Ihnen die bestmögliche Beratung zu geben.
Vorteile im Überblick
Das neue Verfahren ist…
- schnell, weil es Verwaltungsaufwand spart, Routinearbeiten automatisiert und die Übertragung rationalisiert
- mandantenfreundlich, weil der Steuerberater mehr Zeit für die eigentliche Beratung hat
- sicher, weil die Daten verschlüsselt und in hoher Qualität übertragen werden
- vollständig, weil nichts mehr verloren gehen oder unleserlich werden kann
- zukunftsfähig, weil die Digitalisierung von Arbeitsabläufen Unternehmen wettbewerbsfähig macht
- rechtssicher, weil die Unternehmenssoftware die Einhaltung der Vorschriften (z.B. GoBD) für eine regelkonforme zeitnahe Buchung garantiert
- wirtschaftlich, weil der Zeit- und Ressourceneinsatz sinkt
- praktisch, weil die Originalbelege im Unternehmen verbleiben
Zeitersparnis durch Automatisierung
Die folgenden Prozesse lassen sich z.B. mit der Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio und DATEVconnect online automatisieren:
- Ausgangsrechnungen werden softwareseitig in einem durchgängigen Prozess aus Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen entwickelt und gedruckt oder per E-Mail versendet.
- Eingangsrechnungen werden, sobald sie digitalisiert sind, automatisch hochgeladen und durchlaufen einen Prüfungs- und Freigabeworkflow.
- Kassen werden professionell geführt und entsprechen den Vorgaben der Finanzverwaltung (GoB, GoBD).
