Was ist bei der elektronischen Rechnung zu beachten?
Damit eine elektronische Rechnung vorsteuerabzugsfähig ist, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen. Diese Zustimmung kann auch implizit gegeben werden, z. B. einfach dadurch, dass der Empfänger die Rechnung akzeptiert.
- Die Rechnung muss in einem Datenformat ausgestellt werden, das nicht leicht nachträglich zu ändern oder zu verfälschen ist. Dazu gehören PDFs und Bilddatenformate wie z. B. JPEG, aber keine Office-Formate wie .docx.
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Herkunft der Rechnung muss durch eine digitale Signatur oder ein internes Kontrollverfahren beweisbar und nachvollziehbar sein.
- Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein.
- Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, die für Rechnungen vorgeschrieben sind.
Im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (StVereinfG 2011) wurde die Pflicht zu einer elektronischen Signatur abgeschafft. Stattdessen ist durch „ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest“ (siehe dazu auch den Gesetzentwurf, Artikel 5).
Digitale Eingangsrechnungen prüfen
Bei digitalen Rechnungen liegt die Beweispflicht für die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung beim Empfänger. Wenn das Finanzamt Fehler an der Rechnung findet, kann es den Vorsteuerabzug verweigern.
Außerdem müssen Rechnungsempfänger die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren beachten. Dabei reicht es nicht aus, Rechnungen auszudrucken und diese in Papierform abzuheften. Vielmehr sind sie verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. als E-Mail mit pdf-Anhang oder als Computer-Fax) aufzubewahren. Für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Rechnungen lesbar und maschinell auswertbar sein.
Achten Sie im Vorfeld darauf, eine geeignetes Rechnungsprogramm zu verwenden oder eine korrekte Rechnungsvorlage zu wählen, welche die Voraussetzungen für die Pflichtangaben auf einer Rechnung erfüllt.
Das Verfahren, mit dem Eingangsrechnungen empfangen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden, muss den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen, die vom Bundesministerium für Finanzen am 14.11.2014 herausgegeben wurden.
