Elektronische Rechnungen: 8 Missverständnisse aufgeklärt

Schluss mit Vorurteilen! Die folgenden acht Missverständnisse hindern immer noch viele Unternehmer daran, die Zeit- und Kostenvorteile von elektronischen Rechnungen zu nutzen.

1.      Muss ich die Rechnungen nicht ausdrucken und abheften?

Nein, das ist nicht der Fall. Eine elektronische Speicherung in einem nicht-bearbeitungsfähigen Format (in der Regel PDF oder ZUGFeRD) genügt. Werden Rechnungen durch Scannen digitalisiert, können die Papierdokumente anschließend entsorgt werden.

2.      Bedeuten elektronische Rechnungen Mehraufwand?

Das Gegenteil ist richtig. Da elektronische Rechnungen automatisch generiert und weiterverarbeitet werden können, entfällt viel Zeitaufwand und fehleranfällige manuelle Arbeit. Materialkosten, Arbeitszeit und Postlaufzeiten werden gespart und die Zahlung trifft in aller Regel früher ein. Experten schätzen, dass sich die Kosten der Rechnungsstellung und – verarbeitung durch Digitalisierung um 20 Prozent senken lassen. Das ist ein beachtlicher Mehrwert.

Frühere bürokratische Hürden (z. B. das Erfordernis einer digitalen Signatur) wurden 2011 abgebaut und die elektronischen Rechnungen den papiergebundenen gleichgestellt.

3.      Was mache ich bei einer Steuerprüfung?

Die Finanzbehörde benötigt bei einer Steuerprüfung Einblick in Ihre Buchhaltung und Belege. Diese müssen unverfälscht und sicher 10 Jahre lang zur Verfügung gehalten werden. Das gelingt mit elektronischen Rechnungen in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum mit redundanter Speicherung einfacher als mit Papierrechnungen in einem Aktenschrank, der im Katastrophenfall mit dem Büro abbrennt.

Bei einer Prüfung entfällt Kopieraufwand und Ihre Mitarbeiter werden weniger durch Rückfragen in Atem gehalten.

4.      Gelten nicht besondere rechtliche Bestimmungen?

Wie alle Rechnungen müssen auch elektronische Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten und ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§14 UStG). Sie müssen revisionssicher archiviert und 10 Jahre aufbewahrt werden.

5.      Benötige ich nicht die Zustimmung des Kunden zu elektronischen Rechnungen?

Ja. Aber die kann auch implizit erteilt werden, indem der Kunde eine elektronische Rechnung einfach bezahlt. Es ist keine vorausgehende, gesonderte Vereinbarung nötig.

6.      Benötige ich eine teure Spezialsoftware?

Nein. Der Einstieg in elektronische Rechnungen ist mit einem Office-Programm, das PDFs generieren kann, und einer E-Mail schon vollzogen. Moderne Faktura-Programme können aus Daten, die in einem Produkt- und Leistungskatalog hinterlegt sind, elektronische Rechnungen generieren, oft schon im ZUGFeRD-Format, und viele Buchhaltungsprogramme können elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert verarbeiten.

Wer die Anschaffung einer Software scheut, kann sie übrigens auch mieten: Cloud-Lösungen kosten nur ein monatliches Nutzungsentgelt. Je mehr Funktionen eine Unternehmenssoftware integriert, umso besser lassen sich Prozesse automatisieren.

7.      Gelten dafür nicht besonders hohe Anforderungen?

Die Anforderungen sind leicht zu erfüllen. Hinter Wort-Ungetümen wie „Verfahrensdokumentation“, „verlässlicher Prüfpfad“ und „ersetzendes Scannen“ verbergen sich simple Schritte. Zum Beispiel muss klar sein, welchen Weg die Rechnung im Unternehmen geht, wer sie in Empfang nimmt, prüft, weiter verarbeitet – nicht anders übrigens als bei einer Papierrechnung. Werden Belege gescannt, sollte eine ausreichende Auflösung eingestellt sein und Heftklammern sollten vorher entfernt werden. Die Vollständigkeit und Lesbarkeit muss überprüft werden.

8.      Wie soll ich denn die ganzen Begleit-E-Mails aufbewahren?

Wenn Rechnungen als E-Mail-Anhang versendet werden, ist die E-Mail normalerweise nichts anderes als ein Briefumschlag: Sie kann weggeworfen werden. Eine Ausnahme gilt für E-Mails, die rechnungslegungsrelevante Zusatzangaben enthalten, wie z. B. eine Skontovereinbarung, einen Hinweis zu Zahlungsbedingungen oder eine steuerliche Information zur Rechnung.

Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Artikel zu den Vorteilen elektronischer Rechnungen gegenüber den traditionellen Papierrechnungen.