Digitale Rechnungen bieten gegenüber Papierrechnungen viele Vorteile. Wir haben die fünf wichtigsten zusammengestellt.
1. Kostenersparnis
Ein großer Vorteil von E-Mails ist, dass sie kein Porto kosten. Im Vergleich zu herkömmlichen Briefen können Unternehmen und Privatpersonen durch die Verwendung von E-Mails erhebliche Einsparungen erzielen.
Nicht nur das Porto wird gespart, sondern auch viele andere Kosten entfallen. Es müssen keine Briefumschläge und kein Papier mehr gekauft werden. Auch der Aufwand für die Herstellung von Geschäftspapieren entfällt. Ordner und Aktenschränke, die für die Aufbewahrung von Papieren benötigt werden, werden nicht mehr benötigt.
Ein weiterer Vorteil von E-Mails ist, dass hoch bezahlte Mitarbeiter keine Zeit mehr damit verschwenden müssen, Papiere in Kuverts zu stecken oder aus diesen wieder zu befreien. Diese Aufgabe kann jetzt von günstigeren Arbeitskräften übernommen werden, was wiederum Kosten spart.
Auch das Scannen von Eingangsrechnungen entfällt bei der Verwendung von E-Mails. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier und Druckkosten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Mails eine kostengünstige und effiziente Art der Kommunikation sind. Sie sparen nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ressourcen. Unternehmen und Privatpersonen sollten daher immer in Betracht ziehen, E-Mails anstelle von herkömmlichen Briefen zu verwenden.
2. Zeitgewinn = Liquiditätsvorteil
- Eine E-Mail-Rechnung ist im Nu übersandt, während Rechnungen auf dem Postwege durchaus einmal zwei Arbeitstage unterwegs sein können – im Inland. Wenn Ihr Geschäftspartner im Ausland sitzt, kann es leicht noch länger dauern.
- Somit verkürzt sich auch die Zeit bis zum Rechnungsausgleich um die eingesparte Postlaufzeit. Will heißen: Sie bekommen Ihr Geld früher und gewinnen Liquidität.
3. Verfügbarkeit
- Im Cloud-Speicher oder auf Ihrer Server-Festplatte kann ortsunabhängig auf die Rechnungen zugegriffen werden – etwa, wenn ein Vorgesetzter eine Rechnung prüfen muss, bevor sie überwiesen werden darf.
- Die internen Prüfungen, die Beantwortung von Rückfragen und die Weiterbearbeitung der Rechnung gehen durch die Verfügbarkeit schnell und reibungslos vonstatten.
- Gleichzeitig kann eine digitale Rechnung besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als eine papiergebundene. Rollen, Profile und Berechtigungseinstellungen in moderner Unternehmenssoftware machen es möglich. Wohingegen eine Papierrechnung jedem, der zufällig am Eingangskörbchen oder Aktenschrank vorbeikommt, ungeschützt preisgegeben ist.
4. Prozessverbesserungen
- Moderne Finanzbuchhaltungssysteme können elektronische Rechnungen einlesen und vorverarbeiten, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die wesentlichen Bestandteile von Rechnungen werden per Volltexterkennung ausgelesen und in das Buchungssystem übertragen. Wenn dort Regeln für die Behandlung und Buchung bestimmter Rechnungen vorgegeben sind, können sogar automatisiert Rechnungen gebucht und offene Posten ausgeglichen werden.
- War eine Mitarbeiterin krank oder in Urlaub, blieb früher ihre Eingangspost unbearbeitet auf dem Schreibtisch liegen. Elektronische Rechnungen können per E-Mail-Weiterleitung an Stellvertreter zur weiteren Bearbeitung übersandt werden.
5. Leichtere Archivierung
- Digitale Rechnungen werden nicht in Aktenschränken aufbewahrt, sondern auf Server-Festplatten, die noch nicht einmal bei Ihnen im Betrieb stehen müssen.
- Sie ist leicht auffindbar und vor Verlust besser geschützt, als ein papiergebundenes Dokument in einem Aktenschrank.
- Sie bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg gut lesbar und erfüllen damit ein wesentliches Kriterium für die Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten gemäß GoBD. Schlecht gedruckte Papierrechnungen hingegen können binnen Monaten bis zur Unleserlichkeit verblassen.
