Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen – profitieren Sie von flexiblen Lösungen

Die digitale Transformation der Unternehmensprozesse kennt keinen Masterplan –Unternehmenssoftware spielt jedoch fast immer eine wichtige Rolle. Ob als ERP-System für die Prozessoptimierung zum Beispiel in der Warenwirtschaft, als Unternehmenssoftware für die digitale Zeiterfassung oder als Analysesoftware im ganzheitlichen Einsatz auf verschiedenen Datenbanken – jedes mittelständische Unternehmen benötigt Business Solutions in Form von spezifischer oder standardisierter Unternehmenssoftware. Doch welche Softwarelösung empfiehlt sich für die Zeiterfassung, Buchhaltung oder Serviceleistung in Ihrem Anwendungsszenario?

Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung

Im Zuge der vierten industriellen Revolution hat Unternehmenssoftware in fast allen Unternehmensbereichen einen wichtigen Platz eingenommen. Im Controlling, Personalwesen, Produktionsprozess oder Außendienst – ganzheitliche ERP-Systeme agieren als Komplettlösung und vernetzen die wertschöpfenden Prozesse und administrativen Abläufe auf einer Softwareplattform. So versteht sich Unternehmenssoftware im mittelständischen Geschäftsstrukturen als universell einsetzbare Anwendungssoftware. Daneben gibt es spezifische Business Solutions – zum Beispiel für die Finanzbuchhaltung – und allgemeine Unternehmenssoftware, die sich im geschäftlichen, wie privaten Umfeld wiederfindet. In manchen Fällen ist keine klare Unterscheidung möglich – siehe Microsoft Office.

Die Entwicklung von Unternehmenssoftware kommt einer Evolution gleich. Befeuert vom steigenden Grad der Globalisierung nimmt auch die Vernetzung der Märkte und Branchen stark zu. Stetig entstehen neue und spezifischere Anforderungen an Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen. Infolgedessen müssen die Anwendungsarten in den unterschiedlichen Branchen(nischen) fortlaufend optimiert werden. Die Weiterentwicklung der Business Solutions wird beispielsweise auf der Benutzeroberfläche einer CRM- oder ERP-Software sichtbar. Die kontinuierliche Zunahme der Anforderungen lässt den Wunsch nach neuen und mehr Funktionalitäten in Komplexität wachsen. Dabei besitzen viele Betriebe im KMU-Segment nicht die erforderlichen Ressourcen, um selbst eine optimale Unternehmenssoftware zu entwickeln. Hier treten erfahrene Softwareunternehmen auf den Plan und programmieren ein ERP-System als individuell gestaltete Komplettlösung für die Geschäftsprozesse. Dabei werden die Softwarelösungen via Cloud-Computing auch extern betrieben und lassen sich zumeist über einen Webbrowser bedienen. In diesem Modell kommt Unternehmenssoftware einer Serviceleistung gleich. Sie wird dem Nutzer gegen eine Gebühr zur Verfügung gestellt. Stichwort: Software-as-a-Service (SaaS). Grundsätzlich bietet die Nutzung von Unternehmenssoftware viele Chancen für mittelständische Unternehmen:

• Höheres Maß der Automatisierung von Unternehmensprozessen
• Steigerung der Produktivität durch Prozessoptimierung
• Kostensenkung und Zeitersparnis
• Höhere Kundenzufriedenheit durch personalisierten Kundenservice
• Umsatzwachstum durch effizientere Geschäftsprozesse
• Engere Zusammenarbeit von Fachbereichen
• Mehr Transparenz in den Unternehmensprozessen

Unternehmenssoftware für unterschiedliche Geschäftsprozesse in der Übersicht

Das Angebot der heute am Markt verfügbaren Systeme lässt sich grob in Business Solutions zur betriebswirtschaftlichen Nutzung auf der einen Seite und zur technischen Anwendung auf der anderen Seite einteilen – ein Beispiel für ersteres ist ERP-Software und für letzteres Data Base Management Systeme (DBMS). Zu DBMS zählen unter anderem Computer-Aided-Systems (CAS) sowie Management-Informationssysteme (MIS).

Computer-Aided-Systems

Computer-Aided-Systems (CAS) werden auf die technischen Unternehmensprozesse angewendet. Ingenieure und Techniker sind die hauptsächlichen Nutzer. Die Anwendungsgebiete sind vielfältig und reichen von der Fertigung über die Konstruktionsplanung bis hin zur Qualitätssicherung. Oftmals haben sie Schnittstellen zu den betriebswirtschaftlichen Systemen in der IT-Infrastruktur eines mittelständischen Unternehmens.

Management-Informationssysteme

Management-Informationssysteme (MIS) kommen vor allem im Controlling und Personalwesen zur Anwendung. Sie greifen direkt auf die Datenbank einzelner Softwarelösungen im operativen Einsatz zu. Mittels integrierter Analysesoftware werden die Daten bewertet und Erkenntnisse für das Management gewonnen. Ziel ist es, der aufkommenden Big Data im digitalen Zeitalter Herr zu werden. Data Mining und Business Intelligence sind weitverbreitete Begriffe in diesem Anwendungsbereich.

Betriebswirtschaftliche Anwendungen

Diese Softwarelösungen bilden das Kernangebot an Unternehmenssoftware. Sie bieten On-Premise (also vor Ort installierte und betriebene) Business Solutions und SaaS-Lösungen als innovative Softwareplattform-Technologie für alle unternehmerischen Bereiche. Von der Buchhaltung über das Personalwesen und Projektmanagement bis ins Warenwirtschaftssystem gibt es spezifische Unternehmenssoftware – vorzugsweise als Komplettlösung. Dafür braucht es verschiedenen Bausteine. Im Vertrieb sind in erster Linie Systeme zum Customer-Relationship-Management (CRM) und im Marketing-Bereich zudem die Content-Management-System (CMS) einer Webapplikation zu erwähnen. Eine übergreifende Möglichkeit der software-gestützten Betriebssteuerung bietet das Enterprise Resource Planning (ERP). ERP-Systeme sind die häufigsten Vertreter von Unternehmenssoftware, da sie ein großes Maß an Funktionalität bieten und diverse Bereiche kombinieren können.

Der konkrete Einsatz von Unternehmenssoftware im mittelständischen Unternehmen

Die Vielfalt an verfügbarer Unternehmenssoftware nimmt auf dem deutschen Markt stetig zu. Dabei springen auch schon zahlreiche kleine und mittelständischen Unternehmen (KMU) auf den Zug der Digitalisierung mit auf – mitunter, um neben den großen Konzernen konkurrenzfähig zu bleiben. Dennoch werden die Vorteile von Unternehmenssoftware oftmals nur zu einem geringen Teil genutzt, doch ein Umbruch zeichnet sich bereits ab. Erste Hinweise sind die sich verändernden Rahmenbedingungen durch Politik und Justiz sowie ein sich veränderndes Konsumverhalten der Kunden. Der E-Commerce mit Online-Shops und digitalen Services boomt und eröffnet Waren und Dienstleistungen aus dem KMU-Segment bislang unbekannte Märkte. Hinzu kommen beispielsweise im Homeoffice die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0

Höchste Zeit für mittelständische Unternehmen – sie sollten jetzt reagieren, denn der Einsatz einer innovativen Branchenlösung hängt heute nicht mehr von der Größe eines Betriebs ab. Durch die Implementierung der richtigen Unternehmenssoftware lassen sich auch in KMU die Geschäfts- und Unternehmensprozesse beschleunigen oder für den autonomen Einsatz automatisieren. So ermöglichen es adäquate Softwarelösungen, das umfangreiche zeitliche Ressourcen im KMU-Betrieb freiwerden. Das Plus auf dem Zeitkonto kann wiederum in kreative Aktivitäten investiert werden, die zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Wertschöpfungsprozesse beitragen. Der Markt bietet dafür eine ungeheure Bandbreite von Business Solutions – ob im Projektmanagement und Kundenkontakt, für die digitale Zeiterfassung und Lohnabrechnung oder als Buchhaltungssoftware.

CRM-Software für mittelständische Unternehmen

Gute Kundenbeziehungen gehören im 21. Jahrhundert immer noch zu wichtigsten Faktoren, um im Wettbewerb allgemein erfolgreich zu sein. Deshalb ist ein IT-gestütztes Customer-Relationship-Management (CRM) unumgänglich. Dabei basiert der digitale Kundenkontakt auf einer Datenbank mit allen relevanten Informationen. Mit CRM-Systemen lassen sich Kunden fundiert betreuen und Interessenten gezielt ansprechen. Die Kundensegmentierung ist deutlich vereinfacht – beispielsweise für Vertriebskampagnen im E-Mail-Marketing.

ERP-Systeme: Die Komplettlösung für KMU

Das digitale Enterprise Resource Planning (ERP) ist heutzutage ein weiteres Muss für ambitionierte KMU. ERP-Systeme werden gerne als die ‘All-in-One-Lösungen’ der Betriebswirtschaft bezeichnet. Folglich haben sie ein besonders hohes Potenzial für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Keine andere Softwarelösung verknüpft Fachbereiche eines Unternehmens auf einem so hohen Level. Dabei braucht eine gute ERP-Software eine intuitive Benutzeroberfläche, um als Komplettlösung zu bestehen.

Document Management Software (DMS) für KMU

DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten. Im Personalwesen zum Beispiel entsteht ein großes Aufkommen an Dokumenten für die Lohnabrechnungen oder in der Zeiterfassung. Wenn das Zeiterfassungssystem und die Personaleinsatzplanung digital gepflegt werden, lassen sich parallel zu HR-Software über ein Dokumentenmanagementsystem alle relevanten Daten zentral speichern und nutzen. Die Anwendung erfordert oftmals kein personengebundenes Fachwissen und so können auch Kleinunternehmen beispielsweise in der Lohnbuchhaltung davon profitieren. Mit einer Schnittstelle zum ERP-System oder direkt in die Buchhaltungssoftware gestalten sich die dokumentarischen Abläufe zudem effizienter und transparenter. So optimiert die Einführung solch spezifischer Softwarelösungen im Zusammenspiel den Workflow nachhaltig.

Schritt für Schritt zur richtigen Unternehmenssoftware

Die Anwendungsmöglichkeiten von Unternehmenssoftware entwickeln sich in rasantem Tempo. Dies liegt hauptsächlich am starken Einfluss der Digitalisierung in Gesellschaft und Wirtschaft. Für mittelständische Unternehmen gilt es, die eigene Situation und die vorhandenen Softwarelösungen umfassend zu analysieren. Auf Basis der Erkenntnisse können Sie Ihren individuellen CRM-, ERP- oder DMS-Lösungen zielgerichtet auswählen und integrieren.

1. Verantwortlichkeiten und Rollen für den Umsetzungsprozess der Digitalisierung im Unternehmen festlegen.
2. Klare Abgrenzung der Bereiche und Aktivitäten, welche durch Unternehmenssoftware gestützt werden sollen.
3. Festlegen des verfügbaren Budgets für Digitalisierungsprojekte
4. Entscheidung über Art der Integration und Implementierung: Cloud-Lösung oder on-premise?
5. Screening des Marktes nach möglichen Angeboten für spezifische Business Solutions
6. Analyse der Kernauswahl:
   1. Erreichbarkeit des Kundenservice
   2. Intuitive Nutzung
   3. Kompatibilität auf genutzten Endgeräten
   4. Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit
   5. Schnittstellen zu bisherigen genutzten Systemen (wenn vorhanden)
7. Favoriten empfehlen lassen und auswählen: Ansprechpartner suchen!

Neue Herausforderungen erfordern neue Lösungen – Unternehmenssoftware von Scopevisio

Ob nun auf der Konzernebene oder in kleinen und mittelständischen Unternehmen – ohne den Einsatz von Unternehmenssoftware lassen sich die modernen Geschäfts- und Unternehmensprozesse kaum noch händeln. Eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit ist beinahe undenkbar, wenn sie nicht von innovativen Lösungen wie Cloud-ERP gestützt wird. Neben den zahlreichen Vorteilen ergeben sich aber auch Herausforderungen, die es bei der Umsetzung zu meistern gilt. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps und Anregungen:

• Expertisen einholen
• Umfassende Analyse der Unternehmenssituation und des Umfelds
• Gründliche Analyse der Angebote am Markt
• Klare Erfolgskriterien für die Umsetzung definieren
• Mitarbeiter kontinuierlich einbeziehen
• Transparente Zielvorgaben durch das Top-Management
• Keine ‘Hau-Ruck-Aktionen’: lieber Schritt für Schritt zur optimalen Unternehmenssoftware
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