Die Einführung eines ERP-Systems ins Unternehmen stellt ein komplexes Projekt dar. Viele Herausforderungen müssen gemeistert werden. Eine genaue Vorbereitung und Planung hilft.
Vorbereitungsphase
Vor der Einführung einer ERP-Software werden im Idealfall folgende Vorbereitungen getroffen:
Roadmap erstellen
Die grobe Planung der ERP-Einführung sollte von Anfang an in einer Roadmap festgehalten werden. Nach Projektfortschritt kann diese Planung sukzessive verfeinert werden, sobald neue Erkenntnisse auf dem Tisch liegen.
Analyse der bestehenden IT-Landschaft
In den meisten Unternehmen sind bereits Anwendungen im Einsatz, die einen Teilbereich von ERP abdecken. Dazu gehören z. B. CRM-Systeme, Projektmanagement-Software, Lösungen für Warenwirtschaft und Logistik, Beschaffung, Personalwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Viele IT-Umgebungen sind historisch gewachsen und entsprechend zerklüftet. Es sind separate Datensilos entstanden, deren Daten teilweise inkonsistent sind. Andererseits sind einige Anwendungen möglicherweise fest mit den unternehmenseigenen Prozessen verdrahtet.
Die Stärke einer ERP-Lösung besteht darin, die künstliche Trennung zwischen Unternehmensbereichen aufzuheben und Daten konsistent quer durch das Unternehmen verfügbar zu machen. Daher stellt sich die Frage: Welche der alten Lösungen sollten abgelöst, welche beibehalten werden? Wenn die neue ERP-Software in eine gewachsene IT-Umgebung integriert werden soll, sind Schnittstellen wichtig, die eine solche Integration erlauben.
Bedarfsanalyse / Anforderungen
An welche Stellen besteht Verbesserungsbedarf für die bestehenden Prozesse? Welche Ressourcen werden nicht optimal genutzt? Was möchte das Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Welche Stärken und Schwächen hat es? Welche Prozesse sollen mit der neuen ERP-Lösung abgebildet werden? Diese Fragen stehen am Anfang einer Anforderungsanalyse.
Die Anforderungen sind so vielfältig wie Unternehmen und ihre Kulturen. Mögliche Zielsetzungen wären z. B. den Vertriebsprozess zu straffen, das Dokumentenmanagement revisionssicher zu machen, die Bestellabwicklung zu rationalisieren oder ein gestiegenes Buchungsvolumen ohne Neueinstellungen zu bewältigen.
Analyse der eigenen Geschäftsprozesse
Eine Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) Ihres Unternehmens liefert wertvolle Erkenntnisse. Vielleicht ist Ihr Vertrieb äußerst leistungsfähig, aber die interne Abwicklung hinkt hinterher. Oder bei der Rechnungstellung werden immer mal wieder Positionen vergessen. Oder die Erstellung von Angeboten dauert übermäßig lange. Oder es werden Compliance-Regeln nicht richtig eingehalten. Die Liste ließe sich fortsetzen.
Wenn Prozesse im Unternehmen dokumentiert werden, fällt auf, wo Optimierungsbedarf ist. So wird z. B. Arbeit umständlich oder doppelt erledigt oder das Vier-Augen-Prinzip wird in der Rechnungsbearbeitung nicht eingehalten. Eine neue ERP-Lösung bietet die Chance, solche Schwächen zu beheben.
Buy-in der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter sollten möglichst früh in den Change-Prozess eingebunden werden. Sie sind es, die am besten über ihre Prozesse und Ressourcen Bescheid wissen und die letztlich mit der neuen Software arbeiten müssen. Es ist wichtig, in der Belegschaft Fürsprecher und Multiplikatoren zu finden, da manche Mitarbeiter konservativ sind und Änderungen nicht gerne sehen.
Argumente gibt es genug: ERP-Systeme sparen überflüssige Schritte ein, automatisieren stupide Routinearbeiten und eliminieren Fehlerquellen. Sie verbessern die Tranparenz und den Informationsfluss. Die Mitarbeiter bekommen mehr Erfolgserlebnisse, langweilen sich weniger und müssen nicht so viele Überstunden machen. Das alles wirkt motivierend und bessert das Arbeitsklima.
Marktanalyse der Anbieter
Sobald die Marschrichtung klar ist, kann der Markt evaluiert werden. Es gibt Branchenlösungen und Standard-Software, die an viele Unternehmensumgebungen angepasst werden kann. ERP-Systeme sind häufig modular aufgebaut. Anwendungen für Projektmanagement, Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Personalwirtschaft werden einzeln oder als Komplettlösung (Suite) angeboten.
Basierend auf den Anforderungen werden die ERP-Systeme z. B. auf folgende Fragen untersucht:
- Werden die von uns benötigten Funktionen angeboten?
- Lässt sich die Software an unsere Prozesse anpassen?
- Müssen wir eventuell Prozesse an die Software anpassen?
- Bietet sie die notwendigen Schnittstellen, um in unsere IT integriert zu werden?
- Welche Kosten entstehen für Lizenzen, IT-Hardware, Administration und Rechenkapazitäten?
- Wie flexibel, skalierbar und erweiterbar ist die Lösung?
Entscheidung über Cloud- oder On-Premise-Lösung
Cloud-gestützte Systeme haben den Vorteil, dass keine hohen Investitionskosten für Server und Administration entstehen. Die Anwendungen werden als „Software as a service“ (SaaS) gemietet und vom Anbieter ständig aktualisiert. Sie sind beliebig skalierbar und können durch die Buchung von Lizenzen pro Mitarbeiter und Monat flexibel an den Unternehmensbedarf angepasst werden. Darüber hinaus unterstützen sie die standortunabhängige Online-Zusammenarbeit.
Bei Lösungen aus der Cloud sollte darauf geachtet werden, dass die Datenhaltung und –verarbeitung in Deutschland angesiedelt ist. Damit unterliegen die Unternehmensdaten dem deutschen Datenschutzrecht.
On-Premise-Lösungen müssen angeschafft, im Unternehmen gehostet und administriert werden. Dadurch sind die Anlaufkosten höher und die Skalierbarkeit und Flexibilität ist geringer als bei SaaS-Lösungen.
Branchensoftware oder Standardsoftware
Manche Software-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert, etwa auf Lohnfertigung, Versandhandel, Metallverarbeitende Industrie oder die Finanzbranche.
Andere bieten eine Standardsoftware an, die hoch konfigurierbar ist und sich an unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anpassen lässt.
Einige Lösungen, z. B. Scopevisio, ermöglichen es, die ERP-Software nach den Anforderungen von Unternehmen und Benutzern zu konfigurieren und diese Konfigurationen zu speichern, um sie blitzschnell unternehmensweit auf andere Arbeitsplätze zu übertragen.
Unter all diesen Angeboten gilt es, eine Vorentscheidung für die besten Kandidaten zu treffen – unter enger Einbeziehung der Mitarbeiter.
Entscheidung für eine bestimmte Software
Nun ist der Zeitpunkt da, Testversionen der in Frage kommenden Software-Lösungen zu installieren, um ihre Eignung zu untersuchen. Am besten ist es, die Anwendungen zunächst in einer Testumgebung mit Testdaten auszuführen. Die Mitarbeiter sollten ausprobieren können, wie sie mit der Software zurechtkommen. Die Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit spielen hier eine wichtige Rolle.
An diesem Punkt ist es oft sinnvoll, den Service und Support des Software-Anbieters gleich mit zu testen. Werden Schulungen angeboten? Werden alle Fragen beantwortet? Gibt es eine Präsentation oder eventuell eine Einführung vor Ort?
In dieser Phase zeigt sich auch, ob und wo man die Software an Prozesse oder die Prozesse an die Software anpassen muss.
Am Ende dieses Schrittes steht die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Lösung und letztlich der Vertragsabschluss und Kauf der Software.
Implementierungsphase
Zunächst wird das neue System eine Zeitlang parallel zum alten betrieben, bis es schließlich in der Produktion eingesetzt wird.
Datenmigration
Oft hilft das Service-Personal des Anbieters, die Daten von dem alten auf das neue System zu übertragen. In der Regel müssen die Datenstrukturen etwas angepasst werden. Es können Daten von allen Systemteilen übernommen werden: Produkte, Abrechnungsdaten, Buchhaltungsdaten, Kontaktdaten usw.
Anpassung der Software
Um die neue Software an die eigenen Prozesse und Bedürfnisse optimal anzupassen, ist wieder die Hilfe der eigenen Mitarbeiter notwendig. Die Menüs und Funktionen lassen sich sehr individuell zuschneiden. So sieht eine Buchhalterin eine völlig andere Bedienoberfläche als ein Vertriebsmitarbeiter und ein Dienstleistungsbetrieb andere Funktionen als ein Industriebetrieb, obwohl alle mit derselben Software arbeiten.
Anpassung der eigenen Prozesse
Wenn sich ein Prozess nicht mit der ERP-Software abbilden lässt, muss er „passend gemacht“ werden. Manchmal geht es nur darum, umständliche Zwischenschritte abzuschaffen, fehlende Schritte einzuführen oder Schritte besser voneinander abzugrenzen. Manche Software-Lösungen enthalten Workflows, die sich an Best Practices orientieren und möglicherweise eine bessere Lösung bieten, als die im Unternehmen tradierten Vorgehensweisen.
Mitarbeiterschulung
Unternehmenssoftware kann komplex sein. Trainings und Webinare sind notwendig, damit die Mitarbeiter die Umstellung akzeptieren und sich weiterhin auf ihren Arbeitsplätzen kompetent und vollwertig fühlen. Die Mitarbeiter sollten für ihre Trainings und die Umgewöhnung auf das neue System Zeit bekommen.
Auch die Administratoren müssen neues Wissen erwerben, etwa um Benutzer und Berechtigungen in der neuen Software richtig einzurichten.
Roll-out
Wenn alle Systeme laufen, alle Daten migriert wurden, alle Tests zur Zufriedenheit abgelaufen sind und alle Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben, ist der Zeitpunkt gekommen, das neue System in Produktion zu übernehmen. Eventuelle Störungen zeigen sich meist relativ kurze Zeit nach der Umstellung. Um schnell reagieren zu können, sollte das Roll-out nicht am Freitagabend stattfinden.
Modulare Lösungen können auch in mehreren Teilschritten eingeführt werden, um die Umstellung möglichst reibungslos zu bewerkstelligen.
Evaluation
Sobald das neue ERP-System produktiv ist, sollte es auf Grundlage der zuvor formulierten Erwartungen evaluiert werden. Welche Verbesserungen werden erreicht? Welche werden nicht erreicht und warum? Welche Funktionalitäten der neuen Software werden nicht oder nicht richtig genutzt? Welche Probleme haben die Mitarbeiter? Gibt es noch einfachere Wege, um einen Vorgang zu bearbeiten? Sind weitere Schulungen notwendig? Ist es sinnvoll, das System um weitere Module zu erweitern, die eventuell ältere Komponenten der IT-Landschaft ablösen? Diese Fragen können Bestandteil einer Evaluation sein.
Sammeln und Umsetzen von „Lessons learnt“
Gerade zu Anfang wird an einem neuen System noch viel „gebastelt“. Es ist sinnvoll, Erfahrungswerte zu sammeln und Verbesserungsvorschläge nach einem strukturierten Prozess zu bewerten und umzusetzen. Die „Lessons Learnt“-Sitzung dient nicht nur der laufenden Verbesserung in diesem Projekt, sondern kann auch die Vorbereitung zukünftiger, ähnlicher Projekte erleichtern.
