Der Nutzen der ERP-Systemanwendungen (Enterprise Resource Planning) liegt darin, die Ressourcenplanung für Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf eine solide, anwenderfreundliche Grundlage zu stellen. Vor der Einführung muss eine gründliche Analyse erfolgen. Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Was leistet das System?
- Welche Geschäftsbereiche sollen das ERP-System nutzen?
- Welche Funktionen müssen abgedeckt werden?
- Wie erfolgt die Evaluation und Integration?
- Was ist vorteilhafter: eine integrierte Lösung oder eine über Schnittstellen?
- Aufbau einer eigenen Infrastruktur oder Lösungen aus der Cloud?
Wo kommt ERP-Software zum Einsatz?
ERP wurde anfangs hauptsächlich in der Materialwirtschaft sowie Produktionsplanung und –steuerung eingesetzt. Doch schon bald stellte sich der Vorteil einer Verknüpfung aller Geschäftsbereiche heraus, so dass aktuelle ERP-Lösungen als komplexe Anwendungen zu verstehen sind, die alle Ressourcen und Aktivitäten eines Unternehmens umfassen. Das gilt für jeden Unternehmensbereich. Sowohl für Logistik und Materialbeschaffung als auch für Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft und Finanzwesen, Daten- und Dokumentmanagement, Management sowie alle weiteren Bereiche, die sich sinnvoll einbinden lassen. Je nach Branche und Aufbau der geschäftlichen Beziehungen muss daher eine Lösung gefunden werden, die den gesamten Aufbau des Unternehmens und seiner externen Beziehungen und Strukturen angemessen abbildet und erfasst.
Welche Funktionen und Prozesse bildet ERP ab?
Die ERP-Software soll dem Unternehmen praktische Vorteile bringen, indem sie Arbeitsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht. So können beispielsweise Aufträge leichter einzeln oder im Team bearbeitet, Projekte erstellt und abgeglichen werden. Dabei lassen sich Aufgabenbereiche zuordnen, Ansichten erstellen, Abhängigkeiten definieren und Verlaufseinträge vornehmen. Dokumente, Dateien und Nachrichten werden vordefinierten Nutzern zugänglich gemacht, die Suche – auch von Filiale zu Filiale oder vom Vertrieb zum Einkauf – wird erleichtert. Neben der Projekt- und Auftragsverwaltung ermöglicht ERP auch die Verwaltung von Produkten und Kontakten, bringt Management, Lager, Verkauf, CRM (Customer Relationship Management) sowie Kundenservice in Verbindung und unterstützt das Unternehmen in Banking und Buchhaltung.
Integrierte ERP-Software oder Einzellösungen?
Um Kosten zu sparen, setzten gerade KMUs anfänglich auf Einzellösungen, mit denen sie bestimmte Unternehmensbereiche effizienter gestalten konnten. Im Ergebnis führte dies dazu, dass der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen erschwert wurde und eine zentrale Steuerung – wie sie integrierte Lösungen erlauben – nicht möglich war. Die Weiterentwicklung von ERP hat dazu geführt, dass auch für KMU mittlerweile erschwingliche Softwareanwendungen verfügbar sind, die zu einer zentral steuerbaren, ganzheitlichen Lösung führen. Die Umstellung auf ein ganzheitliches System erfolgt am Ende der Analyse des Bedarfs und der unternehmenseigenen Prozessabläufe.
Evaluation und Einführung: Was ist zu beachten?
Eine ERP-Suite lässt sich nicht über Nacht implementieren. Der gesamte Vorgang erfolgt als gründliche Abfolge von Bedarfsbestimmung, Vorauswahl und abschließender Entscheidungsfindung. Ablauf: Analyse der unternehmenseigenen Aufgaben und Prozesse durch das Management – Bedarfsermittlung über Abbildung der Geschäftsprozesse – Ausformulierte Anforderungen an die ERP-Suite – Softwarevergleich (Funktionen, Kosten, Anbieter) – Anbieter- Demonstration – Entscheidung – Implementierung. Bei der Frage, wie sehr sich die ERP-Suite auf weitere unternehmensspezifische Belange und Prozesse anpassen lässt, gilt als Faustformel: Je größer und verzweigter ein Unternehmen ist, desto komplexer müssen die Lösungen sein. Für KMU´s ohne eigene IT-Abteilung ist es dagegen empfehlenswert, sich bei der Auswahl auf die Hauptanwendungen zu beschränken. Auch bei einer ERP-Einführung gilt hier: keine „Featuritis“, sondern Konzentration aufs Wesentliche.
