Unter Business Software bzw. Unternehmenssoftware versteht man eine Gruppe von Programmen, die in Unternehmen oder Organisationen eingesetzt wird. Sie dient dazu, betriebliche Prozesse zu unterstützen, zu automatisieren, zu steuern und zu kontrollieren. Das Ziel dabei ist es, Unternehmensprozesse schneller und besser zu bewältigen.
Dieser Beitrag untersucht, welche Anwendungen zur Business Software dazugehören und wie sie genutzt werden können, um Prozesse zu optimieren.
Software für Unternehmen
Software für Unternehmen umfasst neben der Business Software auch sogenannte Office Anwendungen. Diese Bürosoftware nutzen Sie zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Erstellung von Präsentationen. Auch E-Mail-Programme und Kalender-Anwendungen gehören zu dieser Gruppe.
Der Unterschied zwischen “einfacher” Bürosoftware und Business Software besteht darin, dass letztere komplette Prozesse bearbeiten kann. Office Programme können das nicht. Sie sollten jedoch an die Business Software angebunden werden, um ein reibungsloses Arbeiten in beiden Welten zu ermöglichen.
Zum Begriff der Business Software
Der Begriff Business Software ist nicht fest umrissen: Er kann für ein umfassendes ERP-System stehen, das Ihre gesamte Wertschöpfungskette unterstützt, genauso wie für ein einzelnes Modul für die Finanzbuchhaltung. Häufig besteht die Business Software in Unternehmen aus mehreren Lösungen, die über Schnittstellen miteinander verbunden sind.
Cloud und On-Premise Lösungen
Business Software kann in der Cloud ebenso wie auf der unternehmenseigenen IT betrieben werden. Die Art der Bereitstellung hat wenig Einfluss auf die Funktionalität. Cloud Lösungen werden meist als Software as a Service beim Anbieter abonniert. Das hat den Charme, dass Ihr Unternehmen die IT Services des Anbieters gleich mit einkauft: Datenschutz, regelmäßige Updates und IT Management.
Kaufmännische und technische Lösungen
Oft wird Unternehmenssoftware auch mit kaufmännischer Software gleichgesetzt, allerdings greift diese Definition etwas zu kurz. Zur Unternehmenssoftware zählen nämlich nicht nur kaufmännische Software (z.B. Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme), sondern auch Lösungen für Kontaktverwaltung, Projektplanung, Marketing-Kampagnen usw. Darüber hinaus gibt es technische Lösungen für ganz spezifische Aufgaben. Viele dieser technischen Lösungen beginnen den Buchstaben CA (für „Computer Aided“). Bekannt sind hier etwa die CAD-Programme (Computer Aided Design) für die rechnergestützte Konstruktion, mit deren Hilfe zum Beispiel technische Zeichnungen angefertigt werden, oder CAT-Tools (Computer Aided Translation) zur Unterstützung eines Übersetzungs-Workflows.
Einsatzmöglichkeiten von Business Software (Auswahl)
Customer Relationship Management (CRM)
CRM-Systeme sind Programme, die Unternehmen dabei helfen, ihre Kundenbeziehungen zu dokumentieren, zu verwalten und auszuwerten. Ziel ist dabei die optimale Beratung und Betreuung von Kunden. Das erstreckt sich vom ersten Kontakt bis hin zur langjährigen Kundenbeziehung. In einem CRM-System werden oftmals Informationen aus den Unternehmensbereichen Marketing, Vertrieb und Service bzw. Kundendienst integriert. Typische in einem CRM gespeicherte Informationen sind zum Beispiel Kontaktdaten, Kundenhistorie, Angebote und Aufträge sowie Kampagnen.
Aktuelle CRM Systeme können noch viel mehr: Sie unterstützen Unternehmen bei der Lead Generierung und bei der Akquisition von Kunden über den gesamten, individuell konfigurierbaren Sales Funnel hinweg. Für das Online Marketing bieten sie viele Optionen, bis hin zur Anbindung von Marketing Automation Systemen.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP-Programme umfassen z. B. Finanzbuchhaltung, Abrechnung und Projektmanagement. Sie dienen der Ressourcenplanung im Betrieb und sorgen für einen effizienten Einsatz von Kapital, Mitarbeitern und Betriebsmitteln. Es handelt sich in der Regel um umfangreiche Softwarelösungen, die fast alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben im Unternehmen unterstützen.
ERP-Suites verstehen sich oft als integrierte Lösung für Marketing, Vertrieb, Projekte, Fertigung, Logistik, Personal und Finanzen. Meist bestehen solche Systeme aus mehreren, über Schnittstellen verbundenen Anwendungen. Einige Anbieter haben allerdings auch hochfunktionale Komplettlösungen auf den Markt gebracht. ERP deckt auf diese Weise die Planung und Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette in einer Organisation ab.
Zunehmend entscheidet ERP über den Erfolg von Unternehmen, denn sie sind der Dreh- und Angelpunkt für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Dies wiederum ist der Schlüssel zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
Enterprise Content Management (ECM)
Zentraler Baustein eines ECM-Systems ist häufig das Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS. Außerdem kann es z. B. eCollaboration und Geschäftsprozessmanagement einbeziehen. Ein großer Trend im ECM ist das Cloud-Computing, weil Inhalte heute standortübergreifend und auch für reisende Mitarbeiter aktuell und zugänglich sein müssen.
Material- bzw. Warenwirtschaft
Materialwirtschaftssysteme (MWS), im Handel auch als Warenwirtschaftssysteme (WWS) bezeichnet, dienen dazu, den Material- bzw. Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden, Unternehmensbereichen (z.B. Produktion) und Lager zu koordinieren. Sie werden im Einkauf bzw. der Beschaffung, bei der Bestandsführung im Lager und in der Disposition eingesetzt. Lösungen zur Warenwirtschaft für Fertigung und Handel werden oftmals als Enterprise Software im Business Bereich angesehen.
Personalwirtschaft
Personalsoftware unterstützt Unternehmen und das jeweilige Management unter anderem beim Recruiting, der Personalverwaltung und -entwicklung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalplanung.
Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
REWE und Fibu sind oft mit Faktura Software (d.h. Abrechnungsprogrammen) in einer einzigen Software vereint. Es ist sinnvoll, Angebote direkt in Rechnungen zu überführen, die dann nahtlos und vorkontiert an die Fibu übergeben werden. So können die Daten ungehindert von einem Prozessschritt in den nächsten fließen.
Buchhaltungssoftware dient der Unterstützung des Rechnungswesens mit Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen“) und Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen / Kosten- und Leistungsrechnung).
Produktionsplanung und -steuerung
Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS) werden in Industriebetrieben eingesetzt und begleiten diese bei der Planung, Steuerung und Kontrolle der Fertigung. Unter anderem helfen PPS-Systeme als Business Lösung bei der Materialbedarfsplanung, der Produktionsprozessplanung (Termine, Kapazitäten) und der Auftragsüberwachung.
Fazit
Business Software unterstützt Unternehmen in vielfältiger Weise. Vom Marketing und Vertrieb über Projekte, Fertigung und Logistik bis hin zu Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung und Controlling machen ERP, CRM und Co. Unternehmen produktiver, rentabler und wettbewerbsfähiger. Vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt.
Wenn Sie Ihre Digitalisierung mit neuer Unternehmenssoftware vorantreiben möchten, sollten Sie die Beratung und Onboarding Services der infrage kommenden Anbieter nutzen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Initiative ein Erfolg wird.
