In Unternehmen sind Verträge oft die Grundlage für moderne Geschäftsbeziehungen. Dabei geht es nicht nur darum, die Verträge fristgerecht zu verwalten. Es geht auch darum, die Vertragsbeziehungen kontinuierlich zu optimieren, sodass die Verträge für Mehr-Umsatz sorgen oder Kosten in Unternehmen gesenkt werden.
Was ist Vertragsmanagement?
Unter Vertragsmanagement (engl. contract management) versteht man alle Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen in einem Unternehmen. Dies beginnt bei den Vertragsverhandlungen über die Vertragserstellung bis hin zur Archivierung von Verträgen. Im Englischen spricht man deshalb auch von Contract Lifecycle Management. Ziel ist es, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens kontinuierlich zu optimieren.
Aufgaben im Vertragsmanagement
Die Aufgaben der Vertragsverwaltung werden häufig in die Teildisziplinen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling untergliedert.
Vertragsverwaltung
Unter der Vertragsverwaltung versteht man die systematische Ablage und Überwachung von Vertragsdokumenten. Ihre Funktion ist es, Vertragsdokumente und zugehörige Informationen sicher aufzubewahren und für berechtigte Personen leicht auffindbar zu machen.
Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling hat die Aufgabe, Vertragsrisiken zu ermitteln und zu bewerten. Für die Abschätzung verschiedener Risiken nutzt das Vertriebscontrolling die erfassten Vertragsdaten, aber auch andere Daten aus dem Unternehmen. Ziel ist es, Risiken wie zum Beispiel die abnehmende Kreditwürdigkeit eines Vertragspartners frühzeitig zu erkennen.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Unabhängig von Größe oder Branche ist die Vertragsverwaltung eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Eine gute Vertragsverwaltung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren und Risiken zu minimieren. Laut Wikipedia gilt Vertragsmanagement in der Praxis auch „als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens“.
Nachvollziehbar ist das, wenn man sich vergegenwärtigt, dass zahlreiche Abteilungen und Teams von dem Thema betroffen sind, darunter finden sich zum Beispiel viele Arten von Verträgen:
- Einkauf: Verträge mit Lieferanten
- Verkauf: Verträge mit Kunden
- Personal: Arbeitsverträge
- IT: Softwareverträge
- Kundenservice: Kundenverträge
Funktionen des Vertragsmanagements
Das Vertragsmanagement umfasst Funktionen für die Erstellung und Bearbeitung sowie für die Verwaltung und Überwachung von sämtlichen Verträgen. Sie deckt somit den gesamten Lebenszyklus eines Vertragsdokuments ab.
Vertragserstellung
Bei der Erstellung des Vertragsdokuments sollten alle relevanten Inhalte berücksichtigt werden. Das Vertragsdokument sollte rechtlich bindend sein. Input zum Vertrag kommt meist von mehreren Parteien.
Vertragsprüfung
Die Vertragsinhalte sollten von allen Parteien sorgfältig geprüft werden. Hiermit wird sichergestellt, dass die Anforderungen aller Parteien berücksichtigt sind und den rechtlichen Standards entsprechen.
Vertragsverhandlung
Über die Inhalte des Vertrages findet ein Austausch mit allen Parteien statt. Die Diskussion über die Vertragsbedingungen hat zum Zweck, ein gegenseitiges Abkommen zu erreichen.
Vertragsfreigabe
Sind alle Vertragsinhalte abgestimmt, müssen alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden. Durchaus sind dabei mehrere Personen einer Partei an der Vertragsfreigabe beteiligt. Der Vertrag wird formal durch die Unterschriften in Kraft gesetzt.
Vertragsüberwachung
Die Vertragsüberwachung prüft, ob alle vertraglichen Vereinbarungen, z.B. über Zahlungen und Leistungen, gemäß des Vertrages erfüllt werden. Außerdem kann es darum gehen, die Entwicklung von zuvor festgelegten Meilensteinen zu überwachen oder Fristen im Blick zu halten.
Vertragsänderungen
Nicht selten kommt es vor, dass ein Vertrag während seiner Gültigkeitsdauer neu justiert werden muss. Die Vertragsbedingungen werden angepasst durch Hinzunahme weiterer Bedingungen, Veränderungen der Vertragsinhalte oder Wegnahme einzelner Vertragsabsprachen.
Archivierung der Vertragsunterlagen
Das Vertragsdokument muss sicher aufbewahrt werden. Bei Bedarf sollte leicht und einfach auf das Dokument zugegriffen werden können. Weitere Dokumenten-Anhänge oder Vertragsanpassungen sollten sich beim Ursprungs-Dokument befinden.
Best Practice: digitales Vertragsmanagement
Die Vertragsverwaltung ist mit vielen Herausforderungen verbunden – insbesondere dann, wenn es auf papierbasierten Abläufen basiert. Die manuelle Pflege der Verträge nimmt viel Zeit in Anspruch und ist zusätzlich fehleranfällig. Zu den bekannten Problemen zählen:
- schwieriges Auffinden von Verträgen
- intransparente Genehmigungsprozesse
- ungleicher Informationsstand
- Verlust von Vertragsdokumenten
- Fristversäumnisse
Um eine bessere Kontrolle über Termine und Fristen zu behalten, behelfen sich Unternehmen manchmal mit Excel-Tabellen. Hinzu kommen Kalendereinträge (Wiedervorlagen), die an Termine erinnern. Doch wie sorgfältig werden Excel-Listen gepflegt? Und was passiert, wenn eine wichtige Frist verstreicht, weil der zuständige Mitarbeitende krank oder im Urlaub ist?
Digitales Vertragsmanagement ist weit mehr als Excel und Outlook. Statt unzusammenhängender Tools sollten Unternehmen auf professionelle Unterstützung durch eine Vertragsmanagement-Software setzen. Digitales Vertragsmanagement mit der passenden Software minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse.
Software für Vertragsmanagement
Mit einer Vertragsmanagement-Software (engl. contract management software) können Sie Ihre Vertragsdokumente digital verwalten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, alle anfallenden Aufgaben rund um das Thema Verträge zu digitalisieren.
Die Software kann zur einer besseren Ordnung und Übersicht der Verträge beitragen. Ferner unterstützt die Software bei der Kontrolle von Verträgen und erinnert z.B. an zeitnahe Fristen und Termine.
Weitere Vorteile beim Einsatz einer Software-Lösung sind:
- Mitarbeitende mit Zugriffsberechtigung können jederzeit und von überall auf die Vertragsdokumente zugreifen. Voraussetzung hierbei ist eine Internetverbindung auf dem Laptop oder mobilen Gerät
- Vertragsvorlagen sorgen für Einheitlichkeit bei der Vertragserstellung
- Mit Hilfe der Volltextsuche sind Verträge schnell auffindbar. So können Sie das Dokument nicht nur mit dem Dateinamen sondern auch durch semantische Bezüge (Vertragsinhalte und Metadaten) wiederfinden.
- Mit Hilfe der Versionierung können alle Berechtigten jederzeit auf die aktuellste Version des Vertrages zurückgreifen. Änderungen am Dokument lassen sich in der Historie nachvollziehen. So sind alle Beteiligte auf dem gleichen und aktuellen Informationsstand.
- Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jede Person nur die Vertragsdokumente einsehen kann, für die Sie auch berechtigt ist.
- Die Software liefert eine einheitliche Übersicht über alle Verträge im Unternehmen, inklusive Vertragslaufzeiten.
- Automatisch versendete E-Mails können die verantwortlichen Personen an herannahende Kündigungsfristen erinnern
- Standartisierte Freigabeprozesse sorgen für schnellere Abstimmung bei der Vertragserstellung und-prüfung.
- Die Verträge werden revisionssicher archiviert unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen.
- Die Software generiert Auswertungen per Knopfdruck und unterstützt somit das Vertriebscontrolling.
Eine Software für Vertragsmanagement ist meist Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Die Software dient der zentralen und digitalen Verwaltung von Dokumenten. Mit speziellen Workflows lassen sich die Arbeitsabläufe, z.B. im Vertragsmanagement, automatisieren. Ein Beispiel für eine Vertragsmanagement-Software ist Scopevisio Documents Contract, das in folgendem Video kurz vorsgestellt wird:
Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Mit dem Einsatz einer Vertragsmanagement-Software können Sie nicht nur die Verträge digital verwalten, sondern auch dazugehörige Prozesse digitalisieren. Dadurch können Sie Ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und senken dabei die Prozess-Kosten.
Im weiteren möchten wir Beispiele aufzeigen, in welchem Kontext sich Verwaltungsprozesse automatisieren lassen.
Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen
Wer hat es nicht schon einmal erlebt? Die Kündigungsfrist ist verstrichen und die Laufzeit eines Vertrages hat sich automatisch verlängert. Mit der automatischen Fristenüberwachung verpassen Sie keine Kündigungsfrist mehr.
Die Vertragsmanagement-Software benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail, wenn Verträge ihre Aufmerksamkeit erfordern. Zu jedem Ihrer Geschäftsverträge lassen sich beliebig viele Termine einrichten. So werden Sie z.B. automatisch an die Kündigungsfrist erinnert.
Aufgabe zur Vertragsverlängerung
Nicht nur bei der Kündigung eines Vertrags auch bei der Vertragsverlängerung kann die Software die Arbeitsprozesse unterstützen.
Steht eine Vertragsverlängerung an, kann automatisch eine Erinnerung an die verantwortliche Person gesendet werden. Die Person erhält dann automatisch an dem festgelegten Tag den Vertrag ins Postfach, mit der Bitte um Prüfung. So lassen sich Vertragsinhalte zeitnah auf Aktualität prüfen und es bleibt noch genügend Vorlauf, entsprechende vertragliche Verhandlungen einzugehen.
Digitale Prüf- und Freigabeprozesse bei der Vertragserstellung
In der Regel ist der Prozess einer Vertragserstellung komplex. Meist sind viele Personen daran beteiligt. Spezielle Workflows können dabei unterstützen, die Prüfung und Freigabe von Verträgen zu erleichtern. Von einfachen Freigaben bis hin zu mehrstufigen Freigabeprozessen wird der Vertragsentwurf digital den entsprechenden Parteien zur Genehmigung vorgelegt.
Hierdurch sparen Sie Zeit bei der Vertragserstellung ein. Außerdem sind Sie jederzeit über den aktuellen Freigabestatus Ihrer Verträge informiert, weil sich die Korrespondenzen sowie der Freigabe-Status jederzeit in der Software einsehen lässt.
Fazit
Eine effektive Verwaltung von Verträgen stärkt die Beziehungen zu Geschäftspartnern und trägt zu mehr Effizienz im Geschäftsablauf bei. Das Vertragsmanagement bezieht sich nicht nur auf den Prozess der Vertragserstellung. Auch die regelmäßige Überprüfung, Überwachung und Archivierung von Verträgen ist damit verbunden.
Ein digitales Vertragsmanagement hilft dabei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und eine bessere Übersicht über die Vertragsverwaltung zu erlangen. Eine Vertragsmanagement-Software kann hierbei helfen, Verträge digital zu verwalten und Freigabeprozesse zu beschleunigen. Außerdem können Sie jederzeit alle Fristen und Laufzeiten im Blick behalten.
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