Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist aus dem deutschen Mittelstand nicht mehr wegzudenken. Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind Unternehmen in der Verantwortung, ihre betrieblichen Prozesse zu digitalisieren.
Die Rechnungserstellung bzw. Faktura kann hier ein erster Ansatz sein. Laut der Bitkom-Studie zum Digital Office Index 2022 erstellen 7 von 10 Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Da liegt es nahe, digital Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden. Dieser Ratgeber liefert einen wissenswerten Überblick über den elektronischen Versand von Rechnungen.
Digitale vs. elektronische Rechnung
Die digitale Rechnung ist das digitale Pendant zur Papierrechnung. Sie wird häufig als PDF-Rechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt beim PDF um eine bildhafte digitale Darstellung.
Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung hat dagegen ein strukturiertes Format. Die E-Rechnung ist als Rechnung definiert, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele für elektronische Formate sind die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format. Die E-Rechnung wird voraussichtlich ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend werden.
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird in der Regel allerdings beides in einen Topf geworfen: Sowohl bildhafte Rechnungs-Darstellungen wie auch strukturierte Datenformate werden als E-Rechnung bezeichnet.
Gleichsam wie Papier-Rechnungen muss die elektronische Rechnung gesetzliche Voraussetzungen und Anforderungen erfüllen.
Digitale Rechnungen werden dem Rechnungsempfänger über digitale Wege übermittelt, z.B. über E-Mail-Kommunikation. Wird ein DMS eingesetzt, kann man dem Adressaten einen Freigabe-Link zukommen zu lassen. Über diesen kann er sich die Rechnung downloaden.
Vorteile des digitalen Rechnungsversands
Insgesamt bietet der elektronische Versand von Rechnungen Potentiale für Kosteneinsparung und Effizienz-Steigerung.
1. Zeitersparnis: Wenn Sie Rechnungen digital versenden, geht das deutlich schneller als per Post. Sie sparen Zeit, da der Weg über einen Postdienstleister oder Zustelldienst entfällt.
2. Kostenersparnis: Ein schnellere Rechnungszustellung bedeutet für Sie: Die Rechnung kann schneller bezahlt werden. Sie fördern somit die Liquidität Ihres Unternehmens.
3. Ökologische Aspekte: Wenn Unternehmen auf Papier-Ressourcen verzichten, hat das auch ökologische Vorteile: Sie müssen die Ausgangsrechnung nicht mehr drucken, kuvertieren und frankieren. So sparen Sie Material sowie Porto und Aufwand.
Niemand mag Schuhkarton-Ablagen oder hat Lust, lange in Aktenordnern zu stöbern. Deswegen werden es immer mehr Leute, die Rechnungen digitalisieren. Sie müssen die Rechnungen nicht drucken, kuvertieren und frankieren – Sie sparen Material, Porto und Aufwand
4. Archivierung: Elektronische Rechnungen können direkt digital aufbewahrt werden. Der Prozess der gesetzlichen Aufbewahrung wird dadurch wesentlich vereinfacht. Ferner können Sie auf digitale Rechnungen später viel schneller zugreifen. Sie sparen somit Zeit und Suchkosten, wenn Sie nicht ganze Aktenordner nach einem bestimmten Beleg absuchen müssen.
Welche rechtlichen Aspekte gilt es beim Rechnungsversand per Mail zu beachten?
Einwilligung des Empfängers
Um Ihren Kunden Rechnungen digital zur Verfügung zu stellen, benötigen Sie die Einwilligung des Empfängers. Sie sollten den Adressaten deshalb fragen, ob er oder sie mit dem Empfang elektronischer Rechnungen einverstanden ist. Bei einer ausdrücklichen Zustimmung steht dem Versand nichts mehr im Wege.
In der Praxis wird zumeist auch eine stillschweigende Einwilligung angenommen, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert bzw. weiter verarbeitet. Wenn ein Kunde Widerspruch einlegt und seine Rechnungen nicht elektronisch empfangen möchte, müssen Sie ihm die Rechnungen in Papierform zukommen lassen.
Gesetzliche Anforderungen nach dem Umsatzsteuergesetz
Auch elektronische Rechnungen müssen spezielle Anforderungen erfüllen. Diese sind in § 14 UStG festgelegt. Auch wie bei Papier-Rechnungen müssen folgende Informationen vollständig auf der Rechnung angegeben sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Art und Umfang der durchgeführten Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Produkte
- Zeitpunkt der Lieferung sowie Zahlungsziel
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
GoBD
Wie bei allen Rechnungen müssen Unternehmen die Vorgaben der GoBD, d.h. die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff einhalten.
Aufbewahrung
Wie alle buchführungs-relevanten Dokumente müssen Rechnungen gesetzlich aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt i.d.R. zehn Jahre.
Dies gilt gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen. Wenn die Rechnung elektronisch eingeht, muss diese auch elektronisch verarbeitet werden. Andersherum besteht die Möglichkeit, Papier-Rechnung digital aufzubewahren, wenn die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden (Stichwort: Ersetzendes Scannen).
Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
Für die Dauer der Aufbewahrung muss die Echtheit der Herkunft, die Integrität des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung zu jeder Zeit gewährleistet sein. Früher musste dafür auf der elektronischen Rechnung eine “qualifizierte elektronische Signatur” vorhanden sein.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber 2011 die Hürden für elektronische Rechnungen gesenkt. Die zuvor erforderliche „qualifizierte elektronische Signatur“ ist für elektronische Rechnungen seitdem nicht mehr verpflichtend. Stattdessen können andere Verfahren die Echtheit der Herkunft oder die Unverfälschtheit des Inhalts belegen. Darunter fällt die digitale Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI).
Tipps und Best Practices für den Versand von Rechnungen per Mail
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Rechnungen per E-Mail zu verschicken, sollten Sie folgende Dinge beachten:
- Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails entsprechend, um die Sicherheit Ihrer Daten zu verbessern.
- Legen Sie eine Zustellbenachrichtigung fest. So stellen Sie sicher, dass die Rechnung auch ankommt.
- Verwenden Sie einen konkreten Betreff, damit Ihre Mail nicht direkt im Spam-Filter hängen bleibt.
Wir möchten darauf hinweisen, dass der elektronische Rechnungsversand Sicherheitsrisiken birgt. Die Übertragungswege sind meist undurchsichtig und der Versand erfolgt zumeist unverschlüsselt. Sie können nicht sichergehen, dass Ihre Nachricht nicht von Unbefugten mitgelesen oder verändert wird. Rechnungen sollten nicht per E-Mail verschickt werden.
Die Übertragungswege sind undurchsichtig und der Versand erfolgt unverschlüsselt. Sie wissen nicht, wer Ihre Nachricht mitgelesen, gespeichert oder gar verändert hat. Es besteht die Gefahr des Phishings, dass Ihre Daten von unbefugten Dritten verwendet werden, um unrechtmäßige Zahlungsaufforderungen zu stellen.
DMS als Alternative zum Mail-Versand
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Dokumentenverwaltung. Alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen, werden digital verarbeitet und gespeichert. Sofern eine Internetverbindung besteht, kann von überall aus auf Dokumente zugegriffen werden – egal ob im Büro, zu Hause oder von unterwegs.
Digitales Dokumentenmanagement kann daher nicht nur die interne sondern auch die externe Zusammenarbeit verbessern. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, Geschäftsunterlagen (Rechnungen) revisionssicher zu archivieren.
Ein DMS kann daher eine echte Alternative zum Rechnungsversand per Mail darstellen. Das Sicherheitsniveau ist dabei besser, als beim Mailversand und der Zugriff auf Daten kann personenbezogen eingeschränkt werden und mit einem Passwort-Schutz versehen werden.
Wie funktioniert das? Bieten Sie Ihren Kunden einen persönlichen Download-Bereich an. Sie kennen solche Downloadbereiche bestimmt von Ihrem Telefon- oder Mobilfunkanbieter. In einem Downloadbereich können Sie Ihren Kunden alle Rechnungen zum Download zur Verfügung stellen. Der Kunde erhält einen Zugangslink, um die Rechnung aus ihrem Dokumentenmanagementsystem sicher abrufen zu können.
Sie speichern die Rechnung im Kundenbereich ab – der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über die Bereitstellung der Rechnung. Sie können diesen Kunden-Bereich auch nutzen, um weitere Informationen bereitzustellen, z.B. Vertragsunterlagen oder ihre AGB.
Nutzen Sie den Weg des Downloadportals, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Ihnen Rechnungen auf hochsicherem Weg zukommen zu lassen.
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