Enterprise Content Management macht aus Datensammlungen strukturierte Daten. Mittlerweile wird ECM, als Wissens-Management verstanden, in vielen Bereichen eingesetzt.
Bedeutung und Nutzen von ECM
ECM steht für Enterprise Content Management. Ein ECM-System hilft Unternehmen, digitale Wissens-Ressourcen zu verwalten, zu vernetzen und für Prozesse nutzbar zu machen. Texte, Bilder, E-Mails, Belege und Metadaten sind in Unternehmen allgegenwärtig. Sie werden benötigt, um Kunden zu betreuen, Abrechnungen zu erstellen, Produkte zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. In einem wirtschaftlichen Umfeld, in dem der Schnellste den Auftrag gewinnt, ist es von entscheidender Bedeutung, in Echtzeit eine möglichst große Breite und Tiefe von Informationen zu haben.
Begriffsklärung ECM versus DMS
Im Zentrum von ECM-Systemen steht ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS ist im Kern ein System, das Dokumente sicher speichert, durchsuchbar macht, versioniert, durch Berechtigungseinstellungen schützt und für die Nutzung und Bearbeitung bereitstellt. Ein ECM geht darüber hinaus: Es ordnet die Dokumente den zugehörigen betrieblichen Prozessen zu, vernetzt Informationen und unterstützt die Vorgänge und die Zusammenarbeit im Unternehmen (eCollaboration) in vielfältiger Weise.
Heute existieren DMS, die in die Unternehmenssoftware und –prozesse so weit integriert sind und so mächtige Funktionen aufbieten, dass die Grenze zu ECM-Systemen verschwimmt. Vielfach werden beide Begriffe daher synonym verwendet.
Ein Praxisbeispiel
Um einen Kunden zu gewinnen, benötige ich alle verfügbaren Daten rund um die Kundenbeziehung in einer auswertbaren Form. E-Mails, Vereinbarungen, Marktumfeld, Bonitätsauskünfte, Studien, Analysen, Produktfotos, Preise, Anforderungen, Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten, Kommentare und Einschätzungen meiner Kollegen, Notizen aus dem Call Center, Internet-Ressourcen. Ich muss diese Daten nach relevanten Informationen durchsuchen und daraus eine Verkaufsstrategie entwickeln – und zwar am besten gleich, bevor der Wettbewerb den Interessenten abwirbt.
Funktionen von ECM-Systemen
Informationen erschließen
Um unstrukturierte Informationen durchsuchbar zu machen, werden sie beim Hochladen in ein ECM-System einer Volltexterkennung und –indizierung unterzogen. Die Dateien werden mit vielen Meta-Informationen gespeichert: Versionshistorie, Bearbeiter, Kommentare, Berechtigungen, Schlagwörter usw. Anschließend genügt es, einige inhaltliche Suchbegriffe anzugeben, um die dazu passenden Dokumente und Ressourcen wiederzufinden.
Semantische Suchtechnologien machen dies möglich, da sie nach den Regeln natürlicher Sprache arbeiten. Sie finden nicht nur den eingegebenen Suchbegriff, sondern auch Synonyme und verwandte Begriffe.
Informationen zuordnen
In der betrieblichen Praxis haben alle Dokumente einen Bezug zu einem Vorgang, Kontakt oder Objekt. Häufig existieren direkte oder indirekte, übergeordnete oder untergeordnete, einfache oder mehrfache Bezüge. Ein ECM speichert diese Bezüge und erlaubt dem Anwender, vom Dokument zu den damit zusammenhängenden Informationen und wieder zurück zu navigieren – etwa vom Vertrag zu Projekt, vom Beleg zur Buchung, von der E-Mail zum Kontakt oder vom Produktfoto zur Spezifikation.
Je besser ein ECM-System in die Unternehmensprozesse integriert ist, umso mächtiger wird die Informationsvernetzung. Daher favorisieren viele Unternehmen heute integrierte Software-Lösungen und wenden sich von den traditionellen Insellösungen ab.
Informationen bereitstellen
Informationen sollten dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. ECM-Systeme haben heute ausgefeilte Berechtigungskonzepte, die Ressourcen gleichermaßen schützen wie bereitstellen. Jeder Mitarbeiter kann durch die Volltextsuche die Dokumente, die er benötigt, schnell finden und auswerten.
In puncto Standortunabhängigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit sind Cloud-Systeme den On-Premise-Lösungen überlegen. Sie ermöglichen den Zugriff überall dort, wo eine Internet-Verbindung besteht. Die Dokumente liegen auf sicheren, hochverfügbaren Servern, die professionell administriert und von Backup-Systemen unterstützt werden.
Informationen produktivieren
Je besser die Informationen in die relevanten Prozesse eingebunden sind, umso produktiver werden sie genutzt.
Wenn Rechnungen beim Hochladen gleich schon vorkontiert werden, weil die Rechnungsbestandteile per Volltexterkennung ausgelesen und in den Buchhaltungsprozess eingespeist werden, bedeutet das einen immensen Produktivitätszuwachs für das Rechnungswesen.
Wenn alle kundenspezifischen Dokumente und Informationen so gut und vollständig verfügbar sind, dass sich eine Vertretungskraft im Nu in den Vorgang eingearbeitet hat, wächst die Produktivität in der Kundenbetreuung und im Vertrieb. Die Liste ließe sich länger fortführen.
Fazit
In einer Informations- und Wissensgesellschaft ist es für Unternehmen überlebenswichtig, alle verfügbaren Informationsquellen nutzbar zu machen. Ein ECM/DMS ist das Tool, um dies zu bewerkstelligen. Durch Digitalisierung, Volltexterkennung und Vernetzung der relevanten Informationen entsteht eine mächtige Informationsbasis, die die Produktivität steigert und Entscheidungsprozesse objektiviert und beschleunigt.
So bescheinigten 90 Prozent der mittelständischen Unternehmen, die an der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ teilnahmen, ihrem ECM-System eine „Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen“ und 75 Prozent eine „Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten“.
