Die Digitalisierung macht auch vor Organisationen nicht halt. Vereine, Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, Ihre Dokumente und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren. Informieren, kommunizieren und organisieren – das alles verschiebt sich zunehmend in die digitale Welt.
Eine Software für Dokumentenmanagement (kurz: DMS) bietet Vereinen und anderen Organisationen wertvolle Unterstützung in der täglichen Arbeit. Hiermit können alle Dokumente digital verwaltet werden und die mobile Zusammenarbeit erleichtern.
Welche Arten von Dokumenten finden sich häufig in Vereinen und Organisationen?
| Beispiele für Dokumente in Vereinen und Verbänden: | Beispiele für Dokumente in sozialen Einrichtungen: |
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Neben einer verbesserten Zusammenarbeit spielt die gesetzeskonforme Dokumenten-Ablage eine zentrale Rolle. Eine DMS-Software kann dabei unterstützen, die rechtlichen Vorgaben einzuhalten.
“Eine Software für Dokumentenmanagement unterstützt Vereine, Verbände und soziale Einrichtungen bei der rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten.”
Warum sollten Organisationen auf ein rechtssicheres Dokumentenmanagement achten?
1) Datenschutz und Datensicherheit
Datensicherheit und Datenschutz sind nicht nur für Unternehmen relevant. Auch Vereine, Verbände und Organisationen müssen zum Beispiel den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die „Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen durch natürliche Personen, Unternehmen oder Organisationen in der EU“, so die Website der EU. Das umfangreiche Regelwerk sieht Kriterien für die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten vor, etwa die Einwilligung des Betroffenen. Zudem gibt es auf der Seite der verarbeitenden Stellen Informationspflichten und auf der anderen Seite Betroffenenrechte, unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten. Darüber hinaus sind in der DSGVO auch die verschiedenen Anforderungen an das Datenschutzmanagement niedergelegt.
Folgende Vorgaben („Betroffenenrechte“) sind laut DSGVO im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten relevant:
- Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
- Zweckbindung
- Auskunftsrecht
- Recht auf Löschung („Vergessenwerden“)
- Speicherbegrenzung
- Integrität und Vertraulichkeit
Beispiel: Auskunftsrecht über personenbezogene Informationen
Die DSGVO sieht unter anderem ein Auskunftsrecht von Betroffenen vor. Danach muss eine Organisation in der Lage sein, alle Informationen – und somit auch Dokumente – über die betroffene Person innerhalb eines Monats an diese auszuhändigen. Auch ein Mitglied eines Verbandes kann diese Auskunft verlangen. Ohne Software bedeutet das eine mühevolle Suche in Ordnern, Ablagen und Archiven. Einen vollständigen Überblick in Informationssilos zu erhalten, ist oft schwierig. Ein DMS liefert dagegen alle personenbezogenen Dokumente auf Knopfdruck, denn es fungiert als zentrales Dokumentenarchiv.
2) Ordnungsgemäße Buchführung (GoB und GoBD)
Auch Vereine – egal ob eingetragen oder nicht – sind zur Buchführung verpflichtet. Dies ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Gegenüber ihren Mitgliedern sind Vereine verpflichtet, in der Mitgliederversammlung Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben geben können.
Sobald ein Verein eingetragen ist, ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet, die sich wiederum an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB und GoBD) orientieren sollte. Mit Hilfe der Buchführung können Vorstand und Mitgliedersammlung die finanzielle Entwicklung des Vereins nachvollziehen.
Ist ein Verein im Vereinsregister aufgenommen, gilt er als juristische Person. Damit ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht ab diesem Zeitpunkt zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen verpflichtet, um diese dem Finanzamt übermitteln zu können.
Anders als für Unternehmen gibt es für Vereine allerdings keine Vorgaben, was Buchführung und Rechnungslegung angeht. Nichtsdestotrotz ist auch für Vereine und Organisationen empfehlenswert, die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu beachten.
Gut zu wissen: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – abgekürzt GoB – sind eine Sammlung allgemeiner Regeln für die Buchführung für Unternehmen und Selbstständige mit einem Handelsregistereintrag. Sie beinhalten zum Teil Richtlinien des HGB, umfassen aber auch „ungeschriebene“ Regeln, die sich aus der Praxis ergeben.
- GoB: Allgemeine Grundsätze der Buchführung
- GoBD: Spezifizierung der GoB im Rahmen der elektronischen Buchführung
Mit Hilfe von Buchhaltungssoftware und DMS-Software lassen sich die GoBD viel leichter einhalten.
Beispiel: Das Prinzip der Unveränderbarkeit
Belege müssen in ihrem Originalzustand erhalten bleiben. Das heißt jedoch nicht, dass Änderungen ausgeschlossen sind. Diese müssen jedoch immer nachvollziehbar sein. In einer Papierablage ist das kaum zu gewährleisten. In einem DMS dagegen erzeugt jede Änderung eine neue Version des Dokuments, wobei die Originalversion immer erhalten bleibt. Ein DMS hilft somit dabei, Belege revisionssicher zu speichern.
Beispiel Aufbewahrungsfristen laut Abgabenordnung (AO)
Zudem müssen Vereine Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente beachten, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind. Laut AO § 147 müssen steuerlich relevante Vereinsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden (z. B. Rechnungen). Schränke voll mit Aktenordnern sind im digitalen Zeitalter nicht mehr zeitgemäß und sprengen das Raumangebot von Vereinen, Organisationen und Einrichtungen. Doch auch externe Festplatten bieten keine rechtssichere Alternative für die langfristige Speicherung von Dokumenten.
DMS: Rechtssichere Software-Lösung für Vereine und Organisationen
Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet einen hohen Sicherheitsstandard. Mit der Software kann die DSGVO gezielt eingehalten werden.
Die Daten liegen hier verschlüsselt auf Servern in hochsicheren Rechenzentren. Zudem bietet ein DMS wichtige Funktionalitäten, z.B. die Zugriffssteuerung, das Rechtemanagement und die revisionssichere Archivierung. In dem Zuge lassen sich auch automatische Löschfristen setzen.
Neben der Datensicherheit bietet können mit einem DMS papierbasierte Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Mit Hilfe sog. Workflows können Verwaltungsprozesse in digitale Arbeitsabläufe umgewandelt werden. So kann z.B. mit Rechnungsworkflows bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen der Papier-Aufwand reduziert werden.
Insgesamt bieten Workflows das Potential, administrative Prozesse in Vereinen und anderen Einrichtungen effizienter und kostengünstiger zu machen.
Fazit
Vereine sehen sich in der Pflicht, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, darunter dem Datenschutz, ggf. Buchführung sowie der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (resultierend aus der AO).
Bei all diesen Aufgaben helfen moderne Dokumentenmanagementsysteme: Mit einem DMS können Vereine, Verbände, Organisationen und sozialen Einrichtungen rechtssicheres Dokumentenmanagement einfach und bequem umsetzen. In der Praxis unterstützen digitale Lösungen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Neben der Rechtssicherheit bietet ein DMS jedoch noch viel mehr Vorteile: So können mit automatisierten Workflows die die Prozesse in Organisationen vereinfacht und beschleunigt werden.
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