Akten digitalisieren: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Effizienz und Flexibilität sind heutzutage für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dabei spielt auch die Verwaltung und Digitalisierung von Akten eine tragende Rolle. Doch viele Unternehmer fürchten den Aufwand und sehen darin eine zusätzliche Belastung neben dem Alltagsgeschäft.

Doch der Aufwand lohnt sich – denn die Umwandlung von Papier-Dokumenten in digitale Dokumente kann sich als Wettbewerbsvorteil herausstellen: Nur wer seine Dokumente digitalisiert und Prozesse optimiert, wird im Markt langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Die Digitalisierung von Akten bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre dokumenten-basierten Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Dieser Leitfaden erörtert die wichtigsten Vorteile und gibt Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand. Digitalisieren Sie Ihre Akten und eben Sie damit den Weg in ein papierloses Büro.

Welche Gründe sprechen dafür, seine Akten zu digitalisieren?

Die Vorteile für die Digitalisierung von Dokumenten sind vielfältig. Nachfolgend gehen wir auf die prägnantesten Gründe ein.

Erhöhte Sicherheit

Erhöhen Sie die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einschränken. Mit anderen Worten: Mitarbeitende haben nur die Berechtigung, auf jene Dokumente zugreifen, die für Ihre Arbeit erforderlich sind. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei helfen, die Akten digital zu verwalten und den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einzuschränken.

Sicherlich können Sie auch Papierdokumente vertraulich behandeln. Gleiches gilt für E-Mails mit sensiblen Geschäftsinhalten. Allerdings ergeben sich hierdurch auch Nachteile: Die Verfügbarkeit der Informationen wird teilweise eingeschränkt:

Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht arbeitet. Die berechtigte Vertretung kann im schlimmsten Fall nicht auf entscheidende Dokumente zugreifen. Anders sieht es aus, wenn die Dokumente digitalisiert und in einer digitalen Dokumentenverwaltung gespeichert werden. Dann kann die Vertretung sicher auf die Dokumente zugreifen und den letzten Arbeitsstand am Dokument nachvollziehen.

Mehr Flexibilität bei der Arbeit

Die Arbeitswelt findet sich im digitalen Wandel. Je nach Beruf genießen Mitarbeitende die Freiheit, Arbeitsort und -zeit flexibel gestalten zu können. Home-Office oder Geschäftsreisen sorgen dafür, dass die Arbeit nur eingeschränkt am Unternehmensstandort durchgeführt wird. Zeitgleich wird die Arbeit durch private Zeit unterbrochen, weil z.B. Arzttermine oder die Kinderbetreuung dazwischen kommen.

Wer seine Akten und Dokumente digitalisiert, ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance bzw. zu einem besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben. Die Flexibilität kann sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit auswirken. Von flexiblen Arbeitswelten profitieren daher sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

Arbeitstätigkeiten werden effizienter

90 Prozent der Zeit, die für ungeliebte Ablage- und Suchtätigkeiten anfällt, ist vermeidbar, wenn Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren. Damit werden u.a. die Vertriebseffizienz und Kundenbindung deutlich verbessert.

Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von Tätigkeiten sind vor allem bei sensiblen Vorgängen entscheidend. Akten in Papierform geben jedoch keine Auskunft darüber, wer eine Unterlage zuletzt genutzt hat. Im schlimmsten Fall liegt diese sogar unauffindbar unter einem Papierberg begraben und der zuständige Mitarbeiter ist aufgrund von Krankheit zu Hause. Wenn Sie dennoch Auskunft und Nachvollziehbarkeit zu jedem Workflow und zu jeder Zeit für alle berechtigten Mitarbeiter anstreben, müssen Sie Ihre Dokumente digitalisieren.

Anleitung: So digitalisieren Sie Ihre Akten

1) Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

In erster Linie gilt es zu entscheiden, ob Sie die Akten selber digitalisieren (Inhouse) oder professionelle Unterstützung hinzuziehen möchten. Es gibt mittlerweile Dienstleister am Markt, von denen Sie sich Ihre Akten scannen lassen können und Ihnen somit die Digitalisierungsarbeit abnehmen. Hierbei gilt es, Aufwand und Kosten gegeneinander abzuwägen.

Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Akten selber zu digitalisieren, empfehlen wir, folgende Schritte einzuhalten:

• Sortieren: Machen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und teilen Sie diese in Kategorien ein, z.B. Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen und weitere.
• Entfernen Sie Heftklammern: Entfernen Sie Büro- und Tacker-Klammen oder ähnliches, die den Scan-Vorgang einschränken können.
• Reinigen der Dokumente: Entfernen Sie Flecken und Staub von den Unterlagen, um eine bestmögliche Scan-Qualität zu gewährleisten.

2) Scanner einrichten

• Scanner auswählen: Sie haben die Wahl, ob Sie einen Dokumentenscanner für die Stapelverarbeitung oder einen flachen Scanner nutzen wollen, um die Dokumente einzeln zu verarbeiten.
• Scanqualität prüfen: Stellen Sie vor dem Scannen sicher, dass das Gerät die gewünschte Qualität und Auflösung für die Dokumente mit sich bringt.

3) Dokumente scannen

• Einstellungen anpassen: Passen Sie die Einstellungen am Scanner bezüglich Auflösung, Farbmodus und Dateiformat an. Wir empfehlen eine Auflösung der Druckdaten in Höhe von 200 dpi. Außerdem können Sie das Dokument im besten Fall als PDF-Datei abspeichern. Eine Schwarz-Weiß-Kopie ist in der Regel dafür ausreichend.
• Dokumente scannen: Je nach Scanner-Typ legen Sie die Dokumente einzeln oder stapelweise auf das Gerät.

4) Dateibenennung und -organisation

• Dateien sinnvoll benennen: Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen, so dass Sie deren Inhalt kennen, ohne dafür das Dokument öffnen zu müssen. Ein aussagekräftiger Dateiname könnte z.B. wie folgt strukturiert sein: 2024-MM-Vertrag_Firmenname.pdf
• Erstellung von Ordnern: Erstellen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur für die Akten und benennen Sie diese entsprechend aussagekräftig. Dabei kann es hilfreich sein, die Ordnerstruktur mit denjenigen Personen abzustimmen, die darin tagtäglich arbeiten. So sorgen Sie für eine bessere Organisation.

5) OCR – Techniken verwenden

• Textabschnitte im Dokument identifizieren: Mit einer OCR-Software (OCR: Optical Character Recognition) können Sie Textabschnitte im gescannten Dokument extrahieren. Dies ist für die weitere Verarbeitung hilfreich, denn so können Sie auch nach Inhalten in Dokumenten suchen.
• Texterkennung prüfen: Natürlich sollte man die Texterkennung nicht ausschließlich der Software überlassen. Überprüfen Sie daher die Dokumente, ob alle relevanten Textabschnitte im Scan identifiziert wurden. Ggf. können Sie Korrekturen vornehmen.

6) Sicherung und Speicherung der digitalen Dateien

• Backup erstellen: Haben Sie die Akten final digitalisiert, empfiehlt sich die Erstellung eines Backups. Speichern Sie die Daten an einem sicheren Ort und erstellen Sie regelmäßig Backups, um Datenverlust zu vermeiden.
• Cloud-Speicher verwenden: Wir empfehlen, auf Cloud-Speicher zurückzugreifen. Diese verfügen über zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.

Tipp: Wir empfehlen den Einsatz eines Cloud-Dokumentenmanagementsystems. Dabei profitieren Sie von hohen Sicherheitsmaßnahmen und von standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Akten. Das Beste: Die regelmäßige Wartung und Backups werden vom Anbieter übernommen und sichergestellt. Sie müssen sich daher nicht um die Infrastruktur kümmern.

7) Qualitätskontrolle

• Check der digitalen Daten: Stellen Sie sicher, dass alle Akten vollständig und lesbar digitalisiert worden sind.
• Vergleich mit dem Original: Vergleichen Sie bei Bedarf das Papier-Dokument mit dem digitalisierten Dokument. Stellen Sie sicher, dass keine wertvollen Informationen verloren gegangen sind.

Alle Akten sind digitalisiert. Wie geht’s weiter?

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie auch in Zukunft Dokumente in Papierform erhalten, die für Ihre Akten-Dokumentation relevant sind. Legen Sie hierfür Prozesse im Unternehmen fest, damit auch zukünftig eingehende Dokumente gescannt und digitalisiert werden.

Best Practice: Digitale Akten verwalten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Bei der Akten-Digitalisierung sollten Sie sich nicht nur die Frage stellen, “Wie digitalisieren?”, sondern auch “Wo sollen die Daten gespeichert werden?”. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hierbei eine sinnvolle Lösung sein. Die Software-Lösung hilft Unternehmen, ihre Geschäftsdokumente digital an einem Ort zu verwalten.

Ein Cloud-DMS bietet dabei den Vorteil, dass Sie von jedem Ort auf Dokumente zugreifen können (sofern eine Internetverbindung besteht). Gleichzeitig verfügen DMS-Systeme über hohe Sicherheitsstandards. So können Sie zum einen unbefugten Zugriff von Extern auf Ihre Akten unterbinden. Zum anderen sorgt ein differenziertes Rechtemanagement dafür, dass intern nur die Mitarbeitende auf Dokumente zugreifen können, wofür Sie auch berechtigt sind.

Mit Scopevisio-Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem, mit speziellen Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- oder Personalmanagement. So können Sie nicht nur Ihre Akten digital verwalten, sondern auch Ihre Verwaltungsprozesse rund um Verträge, Rechnungen und Personalakten optimieren.