Reisekosten-App: Reisekosten mit dem Smartphone erfassen

Reisekosten können heutzutage schnell und einfach auch von unterwegs erfasst werden. Alles, was man dazu braucht, ist ein Smartphone und die passende Reisekosten-App.

Vorbei die Zeiten, in den Taxiquittungen und Spesenbelege auf Dienstreisen zum Zettelchaos führten. Auch muss heute niemand mehr Papierformulare für die Reisekostenabrechnung ausfüllen oder Beträge mühsam in Excel-Tabellen erfassen.

Statt dessen können Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung mit einer Reisekosten-App erledigen. Belege werden abfotografiert und zugeordnet. Brauchte es vorher Stunden, ist die Reisekostenabrechnung heute im Handumdrehen erledigt.

Was ist eine Reisekosten-App?

Eine Reisekosten-App ist eine mobile Anwendung für die Reisekostenabrechnung. Sie ermöglicht es Reisenden, ihre Ausgaben während einer Reise zu verwalten und abzurechnen. Mit ihrer Hilfe können Reisende Reisedetails digital erfassen, Belege fotografieren und den Ausgaben zuordnen. Oft sind die Apps in der Lage, Ausgaben für Fahrtkosten, Unterkünfte, Verpflegung und andere Reisekosten zu kategorisieren. Nach der Erfassung können die Reisekosten digital beim Unternehmen eingereicht werden. Oft bieten Reisekosten-Apps auch Funktionen zur Spesenabrechnung. Reisekosten-Apps sind oft eine Ergänzung zu einer Reisekostenabrechnungssoftware.

Was sind die Vorteile einer Reisekosten-App?

Eine Reisekosten-App entlastet den Mitarbeitenden beim leidigen Papierkram, (teil-)automatisiert die Reisekostenabrechnung und beschleunigt die Erstattung der Reisekosten. Mit Hilfe einer Reisekosten-App kann ein 100 Prozent papierloser Prozess umgesetzt werden.

Vorteile für den Reisenden

• Die Erfassung kann schon während der Reise stattfinden.
• Kein Papier und Quittungschaos – Belege werden einfach mit dem Smartphone abfotografiert und gehen seltener verloren.
• Belegdaten werden ausgelesen und extrahiert. Der Tippaufwand entfällt.
• Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Pauschalen für Übernachtungskosten werden automatisiert berechnet.
• Der Mitarbeitende kann den Bearbeitungsstatus seiner Reisekostenabrechnung (z.B. eingereicht, genehmigt, erstattet) einsehen.
• Die Abrechnung wird beschleunigt und der Reisende erhält seine Auslagen schneller erstattet.

Doch nicht nur die Mitarbeitenden ist die Reisekostenabrechnung per App von Vorteil. Auch das Rechnungswesen eines Unternehmens profitiert.

Vorteile für die Verwaltung

• Falscheingaben oder fehlende Angaben werden vermieden, da die App den Benutzer durch die Erfassung führt.
• In der Buchhaltung liegen alle notwendigen Informationen – insbesondere auch die Belege – digital vor.
• Die „Jagd“ nach Belegen entfällt ebenso wie lästige Nachfragen bei den Kolleginnen und Kollegen.
• Die Buchhaltung kann einfacher Berichte erstellen, die aufzeigen, welche Ausgaben wofür angefallen sind.

Wer ist an der Reisekostenabrechnung beteiligt?

Die Reisekosten-App wird in erste Linie von den reisenden Mitarbeitenden zur Erfassung genutzt.

Allerdings sind am Gesamtprozess noch viel mehr Personen beteiligt:

• ggf. eine budgetverantwortliche Führungskraft, welche die abgerechneten Leistungen genehmigt
• die Buchhaltung, die die Reisekostenabrechnung verarbeitet
• die Lohnbuchhaltung, die die Reisekosten erstattet

Wie funktioniert eine Reisekostenabrechnungs-App?

Reisekosten-Apps bietet die Möglichkeit, die Reisekosten digital zu erfassen und einzureichen. Am Beispiel der App Scopevisio2Go des Cloud-ERP-Anbieters Scopevisio werden die einzelnen Schritte kurz skizziert:

Erfassung (bzw. automatisiertes Ausfüllen nach OCR-Erkennung der Belege)

• Reisedaten: Reisebeginn und -ende, Zieladresse, Reiseanlass
• Fahrtkosten (mit zugehörigen digitalen Belegen)
• Übernachtung (mit zugehörigen digitalen Belegen)
• Nebenkosten (wie z.B. Ausgaben für Parken mit hochgeladenen Belegen)
• Vorschuss (sofern Vorschusszahlungen geleistet wurden)

Auf der Basis der eingegebenen Daten errechnet das System automatisiert die Verpflegungspauschalen.

Sind Spesen angefallen, wird in Scopevisio2Go separat eine Spesenabrechnung erstellt.

Der Funktionen der meisten Reisekosten-Apps enden hier. Die Weiterverarbeitung der Reisekosten findet in anderen Programmen wie z.B. einer Finanzbuchhaltungssoftware statt.

Wie gelangen die Daten der Reisekosten-App in die Buchhaltungssoftware und Lohnbuchhaltungssoftware eines Unternehmens?

Reisekosten-Apps bieten in der Regel die Möglichkeit, Daten als CSV-, Excel- oder XML-Datei zu exportieren. Diese werden danach in eine Buchhaltungssoftware bzw. eine Lohnbuchhaltungssoftware importiert.

Noch einfacher ist die Datensynchronisation per Schnittstelle. Sie gewährleistet einen reibungslosen Prozess, der manuelle Arbeiten in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert.

Eine integrierte Lösung ist jedoch zweifellos die cleverste Lösung, um alle Daten und Dokumente an einer Stelle zusammenzuführen.

ERP-Systeme wie etwa Scopevisio bieten eine Reisekosten-App als Ergänzung zum ihrem Komplettsystem an. Das sichert eine durchgehend medienbruchfreie, digitale Verarbeitung von der Erfassung der Reisekosten bis zu ihrer Verbuchung.

Denn: Jeder Betrag der Reisekostenabrechnung muss einem bestimmten Buchungskreis und einer Kostenstelle zugeordnet werden. Nur so lassen sich die Kosten intern korrekt verrechnen lassen. In einem integrierten System werden die Positionen der Reisekostenabrechnung direkt automatisch vorkontiert.

Was sind die Vorteile einer integrierten Lösung?

Die Reisekostenabrechnung endet in einer integrierten Lösung nicht mit der Erfassung. Vielmehr kann die Weiterverarbeitung in ein- und demselben System fortgesetzt werden. Das bedeutet eine komplett digitale Reisekostenabrechnung – Vom Beleg bis zur Buchung.

Außerdem können Reisekosten in einem integrierten System wie Scopevisio auftrags- oder projektbezogen erfasst werden.

Prüfung- und Genehmigung

In Scopevisio werden die Positionen in Reisekostenabrechnung automatisiert mit den passenden Konten verknüpft. Die weitere Verarbeitung der Reisekostenabrechnung findet im Scopevisio Rechnungseingangsbuch statt. Hier folgen Prüf- und Freigabeprozesse, die zuvor festgelegt wurden. So kann z.B. bestimmt werden, wer die Reisekosten der Vertriebsabteilung prüft und wer sie freigibt.

Verbuchung der Reisekosten

In Scopevisio werden vollständige Buchungssätze samt Kontierung und digitalem Beleg erstellt. Dadurch werden manuelle Arbeiten und typische Fehlerquellen vermieden.

In einer integrierten Lösung wird somit der komplette Prozess durchgängig abgebildet. Unternehmenssoftware wie Scopevisio enthält außerdem oft ein Dokumentenmanagementsystem. Darin werden die Belege GoBD-konform archiviert.

Fazit

Reisekosten-Apps sind heute unverzichtbar für die Reisekostenabrechnung von unterwegs. Reisen schnell erfassen, Belege abfotografieren, Kosten einreichen – die Reisekostenabrechnung ist damit in kürzester Zeit erledigt.

Gleichwohl bilden Reisekosten-App nur einen Teil des Gesamtprozesses ab. Für eine reibungslose Weiterverarbeitung mit den Prozess-Schritten Genehmigung – Verbuchung – Erstattung bietet sich ein integriertes System an.

In einer integrierten Lösung wie Scopevisio wird der komplette Prozess durchgängig abgebildet, was zum maximaler Effizienz führt.