Zum Abschluss unserer kleinen Artikelreihe “Digitalisierung” steht die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Vordergrund. Im Dreiklang Digitalisierung – Vernetzung – Automatisierung ist dies der letzte und wichtigste Schritt.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung beruht auf Wenn-Dann-Beziehungen. Wenn bestimmte Bedingungen vorliegen, dann werden bestimmte Aktivitäten ausgeführt. Man könnte z. B. in einer Unternehmenssoftware folgende Abläufe, so genannte Workflows, automatisieren:
- Wenn eine Rechnung der Telefongesellschaft eintrifft, dann wird die entsprechende Buchung ausgelöst.
- Wenn ein Internetbesucher ein Registrierungsformular auf einer Website ausfüllt, dann werden seine Adressdaten an einen bestimmten Vertriebssachbearbeiter weitergeleitet und er erhält eine automatisierte Dankes-E-Mail oder ein automatisiertes Angebot.
- Wenn ein Debitor sein Zahlungsziel überschreitet, wird er automatisch in den nächsten Mahnlauf übernommen.
Warum sollte man automatisieren?
Automatisierung bietet für Unternehmen folgende Vorteile:
- Zeitgewinn. Standardisierte Routineaufgaben können von Computern schneller erledigt werden als von menschlichen Bearbeitern. Das gilt insbesondere für die Massenverarbeitung von Belegen oder Vorgängen.
- Qualitätsverbesserung. Automatisierte Vorgänge laufen immer gleich ab. Der Computer vergisst keinen Prozess-Schritt und verliert nie die Konzentration. Es gibt keine Erfassungsfehler, keine Ungenauigkeiten. Das Prozess-Ergebnis hat immer die gleiche Qualität.
- Kosteneinsparung. Durch Automatisierung können Arbeitskosten gespart werden. Außerdem werden Materialkosten minimiert, da z. B. eine papierhafte Verarbeitung in der Regel nicht mehr notwendig ist. Ein automatisiertes Abrechnungssystem würde z. B. Rechnungen per E-Mail versenden, was Porto, Papier und Raumkosten spart.
- Kundenzufriedenheit. Kunden wissen die verkürzten Durchlaufzeiten und das konsistente Qualitätsniveau zu schätzen. Beides wird durch Automatisierung ermöglicht.
- Liquidität. Viele Unternehmen, die Abläufe im Rechnungswesen automatisiert haben, berichten von einem besseren Forderungsmanagement, mehr und schnelleren Geldeingängen und verbesserter Skontoausnutzung.
Voraussetzungen für Automatisierung
Voraussetzung für eine Automatisierung von Abläufen ist die Digitalisierung und Vernetzung der zugrunde liegenden Daten. Wenn z. B. ein Produkt- bzw. Leistungskatalog, Bestellwesen, Kontakte, Zahlungsbedingungen und elektronische Dokumente miteinander vernetzt sind, können Rechnungen automatisiert erstellt werden.
Damit das funktioniert, müssen Regeln in der Software gespeichert werden. Diese legen fest, welche Bedingungen welche Folgen auslösen, nach dem Schema. Es werden gewissermaßen Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge im System festgeschrieben. Dazu sind in modernen Software-Systemen keine Programmierkenntnisse erforderlich. Es stehen komfortable Eingabemasken zur Verfügung, mit denen auch Laien schnell zurechtkommen.
Workflows definieren und automatisieren
Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, der aus verschiedenen Aktivitäten besteht. Manche Aktivitäten lösen Folgeaktivitäten aus. Manche sind voneinander abhängig; manche können parallel oder in beliebiger Reihenfolge stattfinden. Es können mehrere Aktivitäten in eine einzige münden und eine Aktivität kann mehrere Folgeaktivitäten haben.
Für eine mögliche Automatisierung ist es wichtig, dass die jeweilige Organisation ihre Prozesse bzw. Abläufe herausfindet, dokumentiert und standardisiert. Ist ein Prozess erst standardisiert, kann ein Workflow aufgezeichnet werden, der in der Software abgebildet und automatisiert werden kann.
Fazit der Artikelreihe
Digitalisierung, Vernetzung und Automatisierung gehen Hand in Hand.
Digitalisierte Daten können aus einem Cloud-Speicher jederzeit ohne Suchaufwand abgerufen werden. Eine Volltexterkennung macht es möglich, dass Dokumente nach Suchbegriffen auffindbar sind. Darüber hinaus sind digitalisierte Dokumente vor Untergang besser geschützt als papiergebundene.
Wenn Daten digitalisiert werden, können sie vernetzt, d. h. miteinander in Beziehung gesetzt werden. So können z. B. digitale Buchhaltungsbelege zu Buchungen zugeordnet werden. Oder digitalisierte Verträge, Abrechnungen, Leistungsdokumentationen usw. zu einem Projekt. Unternehmensweite Auswertungen können auf Knopfdruck ausgegeben werden
Digitalisierung und Vernetzung bilden wiederum die Grundlage für eine Automatisierung von Vorgängen und Prozessen im Unternehmen. Automatisierte Buchung von wiederkehrenden Geschäftsvorfällen ist in der Buchhaltung bereits gängige Praxis. Doch es lassen sich auch viele andere Abläufe automatisieren, von Kampagnen bis hin zur Rechnungsstellung.
Digitalisierung entlastet die Mitarbeiter, spart Zeit und Kosten und erhöht die Produktivität. Das kann Unternehmen im Wettbewerb entscheidende Vorteile verschaffen.
